Kasy fiskalne są niemal w każdym punkcie handlowym. Podatnicy obecnie jednak muszą je wymieniać – stare urządzenia na nowe kasy online. Obowiązek wymiany starych kas z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii na nowe jest wprowadzany etapami.
Kasy fiskalne – obowiązek dokumentowania
Zgodnie z przepisem art. 111 ust. 1 Ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług – dalej jako ustawa o VAT – podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Powyższy przepis określa generalną zasadę, z której wynika, że obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Zatem jednym z podstawowych kryteriów decydujących o obowiązku stosowania do ewidencjonowania kas rejestrujących jest status nabywcy wykonywanych przez podatnika świadczeń.
Pojęcie kasy rejestrującej online
Pojęcie „kasa fiskalna online” zdefiniowane zostało w § 2 pkt 6 Rozporządzenia z dnia 29 kwietnia 2019 roku w sprawie kas rejestrujących, który odwołuje się do treści znowelizowanej ustawy, wskazując, że przez kasę online rozumie się kasę, o której mowa w art. 111 ust. 6a ustawy.
Zgodnie z regulacjami ustawowymi kasa rejestrująca musi zapewniać prawidłowe zewidencjonowanie, przechowywanie i bezpieczne przesyłanie danych z kasy rejestrującej na zewnętrzne nośniki danych oraz umożliwiać połączenie i przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas. Pamięć fiskalna kasy rejestrującej musi posiadać numer unikatowy nadawany w drodze czynności materialno-technicznych przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych.
Terminy wymiany kas rejestrujących
Obowiązek wymiany kas rejestrujących na kasy online w określonych branżach został przedstawiony w ustawie VAT. Podatnicy mogą prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii w terminie:
- do 31 grudnia 2019 roku – do:
- świadczenia usług naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów, w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania oraz w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów,
- sprzedaży benzyny silnikowej, oleju napędowego, gazu przeznaczonego do napędu silników spalinowych;
- świadczenia usług związanych z wyżywieniem wyłącznie świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo, oraz usług w zakresie krótkotrwałego zakwaterowania,
- sprzedaży węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych;
-
do 31 grudnia 2020 roku – do świadczenia usług:
- fryzjerskich,
- kosmetycznych i kosmetologicznych,
- budowlanych,
- w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów,
- prawniczych,
- związanych z działalnością obiektów służących poprawie kondycji fizycznej – wyłącznie w zakresie wstępu.
W przypadku podatników prowadzących działalność w innych obszarach niż określone w ustawie, ewidencja sprzedaży może być prowadzona z wykorzystaniem dotychczas stosowanych „tradycyjnych” kas fiskalnych. Wprowadzono jednak zapis, zgodnie z którym w kasach rejestrujących z papierowym zapisem kopii nie będzie wymieniana pamięć fiskalna. Oznacza to, że dla takich kas wraz z zapełnieniem pamięci fiskalnej konieczna będzie ich wymiana.
Ulga na zakup kasy
Przypomnijmy, że podatnicy mają prawo do odliczenia od podatku należnego kwoty wydanej na zakup każdej z kas rejestrujących, w wysokości 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł, a w przypadku gdy kwota ta jest w okresie rozliczeniowym wyższa od kwoty podatku należnego, mają prawo do zwrotu ich różnicy na rachunek bankowy podatnika w banku mającym siedzibę na terytorium kraju lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem, lub do odliczenia od podatku należnego tej różnicy za następne okresy rozliczeniowe, pod warunkiem że zakup kas rejestrujących nastąpił nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia prowadzenia tej ewidencji. Tym samym podatnik dokonujący wymiany kasy fiskalnej może skorzystać z ulgi na zakup kasy rejestrującej. Przysługuje ona także podatnikom, którzy wymieniają kasę na kasę online.
Co ważne, zwrot przysługuje pod warunkiem:
- rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży przez podatnika przy użyciu kasy rejestrującej zakupionej w okresie obowiązywania potwierdzenia, o którym mowa w art. 111 ust. 6b ustawy;
- posiadania przez podatnika faktury potwierdzającej zakup kasy rejestrującej oraz dowodu zapłaty całej należności za jej zakup.
Ulga przysługująca podatnikom zobowiązanym do wymiany kas stanowi wyjątek od ogólnej zasady. Ustawodawca przyznał bowiem prawo do odliczenia (zwrotu) podatnikom, którzy już raz skorzystali z tzw. ulgi przy nabyciu pierwotnych kas. Co bardzo ważne, podatnicy nie mają obowiązku zwrotu ewentualnej wcześniejszej ulgi, gdy wymiana dotyczy kasy, która zakończy użytkowanie w terminie, który co do zasady obligowałby do zwrotu wykorzystanej ulgi. Z ulgi za zakup kas rejestrujących nie mogą skorzystać podatnicy dobrowolnie wymieniający kasy z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii, jeżeli nie są podatnikami z branż objętych obowiązkiem stosowania kas online na mocy przepisu art. 145b ust. 1 ustawy o VAT.
Czy podatnik może skorzystać z ulgi przed obowiązkowym terminem wymiany?
Wymiana kas to proces złożony. Podatnicy mający kilka punktów muszą zazwyczaj już wcześniej zaopatrzyć się w urządzenia.
Przykład 1.
Podatnik ma obowiązek wymienić kasy od 1 stycznia 2021 roku. Zakupił je już w listopadzie 2020 roku. Planuje on wymienić je przed ustawowym terminem. Czy w związku z instalacją przed terminem podatnik będzie mógł skorzystać z ulgi?
W przypadku podatników zobligowanych do wymiany kas rejestrujących należy interpretować to w ten sposób, że odliczenie ulgi poprzez wykazanie jej w deklaracji podatkowej może nastąpić w okresie rozliczeniowym, w którym faktycznie zarejestrowano sprzedaż na danej kasie rejestrującej online. Tym samym podatnik zobligowany do wymiany kas, który rozpocznie instalowanie kas online przed terminem wskazanym w ustawie (i rozpocznie na niej prowadzenie ewidencji sprzedaży oraz będzie posiadał fakturę potwierdzającą zakup kasy online i dowód zapłaty całej należności za jej zakup), ma prawo do ulgi na zakup kas rejestrujących online. W naszym przypadku podatnik rozpocznie ewidencjonowanie w ustawowym terminie. Tym samym ulgę na zakup kasy rozliczy w momencie rozpoczęcia ewidencjonowania.
Podsumowując, podatnicy mogą skorzystać z ulgi związanej z instalacją kasy rejestrującej, jeśli zostali do tego zobligowani. Można więc z niej skorzystać wcześniej po spełnieniu wszystkich ustawowych warunków.
