Poradnik Przedsiębiorcy

Czy kasy online są obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców?

Ministerstwo Finansów w ostatnich miesiącach wprowadziło szereg zmian w przepisach, których celem jest walka z tzw. szarą strefą oraz uszczelnienie systemu płatności podatków, w tym podatku VAT. Stopniowo wprowadzane kasy online również, służą usprawnieniu fiskalizacji obrotu. Dla przedstawicieli niektórych zawodów, kasy online są już obowiązkowe natomiast dla kolejnej części zawodów zostaną wprowadzone w kolejnych terminach. 

Kasy online – jakie zostały wprowadzone zmiany?

Zgodnie z § 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania, kasy online mają być stosowane dla części przedsiębiorców, którzy zostali wymienieni poniżej:

  • od 1 stycznia 2020 roku, obowiązek posiadania kas online mają:

- podatnicy, którzy świadczą usługi naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów, naprawy w pełnym zakresie w tym dotyczące naprawy opon;

- podatnicy, którzy świadczą usługi w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów;

- podatnicy oferujący usługi w zakresie dostawy benzyny silnikowej, oleju napędowego oraz gazu przeznaczonego dla silników napędowych.

  • od 1 stycznia 2021 roku, obowiązek posiadania kas online mają:

- podatnicy, którzy świadczą usługi gastronomiczne w formie stacjonarnej, w tym również podatnicy świadczący usługi gastronomiczne sezonowo;

- podatnicy, którzy świadczą usługi w zakresie krótkotrwałego zakwaterowania.

  • od 1 lipca 2021 roku, obowiązek posiadania kas online mają:

- podatnicy świadczący usługi fryzjerskie;

- podatnicy świadczący usługi kosmetyczne;

- podatnicy świadczący usługi budowlane;

- podatnicy świadczący usługi prawnicze;

- podatnicy świadczące usługi medyczne, w tym lekarze i lekarze dentyści;

- podatnicy świadczący usługi dotyczące obiektów służących poprawie kondycji fizycznej w zakresie wstępu, na przykład siłownie.

Przedstawiciele określonych powyżej zawodów, mają obowiązek wymiany dotychczas używanych kas na kasy online.

Pozostali podatnicy, którzy świadczą usługi inne, aniżeli wymienione powyżej, będą mieli wybór kasy fiskalnej – po wprowadzeniu kas fiskalnych online, mogą stosować zarówno dotychczas używane urządzenia rejestrujące, jak i nowe kasy online.

Ulga na zakup kas online

Zarówno podatnicy, którzy będą zmuszeni do wymiany dotychczas używanej kasy na kasę online, w terminach przywołanych powyżej, jak i podatnicy kupujący kasę fiskalną po raz pierwszy, mogą skorzystać z ulgi na zakup urządzenia. Wysokość ulgi nie zmieni się – ulga będzie nadal wynosi 90% ceny zakupu, jednakże nie więcej aniżeli 700,00 zł. Ulga może zostać odliczenie w jednorazowo w części deklaracyjnej pliku JPK_V7 składanym za okres w którym rozpoczęto ewidencjonowanie sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej, albo w formie pieniężnej (przelew na rachunek bankowy podatnika).

Zgodnie z § 2 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie odliczania lub zwrotu kwot wydanych na zakup kas rejestrujących oraz zwrotu tych kwot przez podatnika, podatnicy, którzy chcą skorzystać z ulgi na zakup kasy online, muszą spełnić dodatkowe poniższe warunki:

  • rozpocząć ewidencjonowanie nie później niż w obowiązującym terminie przy użyciu kas rejestrujących nabytych w okresie, kiedy kasy te spełniały funkcje określone w art. 111 ust. 6a ustawy o VAT,
  • posiadać fakturę potwierdzającą zakup kasy rejestrującej oraz dowód zapłaty całej należności za jej zakup.

Czym jest Centralne Repozytorium Kas?

Centralne Repozytorium Kas (w skrócie nazywane CRK) to system prowadzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, którego głównym zadaniem jest gromadzenie informacji przesyłanych z kas online o dokonywanych transakcjach, a także dokonywanie analizy oraz kontroli gromadzonych w ten sposób danych. Kasa online podłączona do systemu teleinformatycznego, w sposób bieżący i automatyczny przesyłała do CRK wszystkie dane, zarówno dotyczące wykonanych z użyciem kasy transakcji, jak i zdarzeniach istotnych z punktu widzenia urządzenia, na przykład dokonywanych przeglądach.

Informacje dotyczące rejestrowanych transakcji, przesyłane do CRK, dotyczą:

  • wysokości należnego podatku;

  • stawki podatku;

  • rodzaju towaru/usługi;

  • czasu instalacji kasy;

  • miejsca instalacji kasy.

Kasa online nie przesyłał żadnych danych pozwalających na identyfikację nabywcy, za wyjątkiem numeru NIP, jeśli nabywca podał ten numer podczas dokonywania transakcji i zostanie on wprowadzony do kasy.

Jednocześnie system Centralnego Repozytorium Kas, ma możliwość przesyłania do konkretnej kasy fiskalnej, poleceń dotyczących pracy kasy, na przykład dotyczących procesu fiskalizacji kasy lub zapewniających prawidłowość jej pracy.

Fiskalizacja kasy nastąpi automatycznie, bez konieczności składania odrębnego wniosku, w czasie pierwszego połączenia kasy z systemem CRK. W czasie tego procesu kasa otrzyma również numer ewidencyjny.

Czy kasa online może być wynajęta lub wydzierżawiona?

Kasy rejestrujące służące do prowadzenia ewidencji sprzedaży, mogą być użytkowane na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub umowy o podobnym charakterze. Przez umowę o podobnym charakterze, należy rozumieć umowę cywilnoprawną, pozwalającą na korzystanie z rzeczy na określonych przez strony umowy zasadach.

Zgodnie z art. 111 ust. 3ca  ustawy o podatku od towarów i usług:
Podatnicy mogą używać kas rejestrujących, o których mowa w ust. 6a, do prowadzenia ewidencji sprzedaży, na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze, gdy zostały one nabyte odpowiednio przez wynajmującego, wydzierżawiającego, leasingodawcę lub drugą stronę innej umowy o podobnym charakterze, w okresie obowiązywania potwierdzenia, o którym mowa w ust. 6b, z uwzględnieniem ust. 3d.

Warunkiem dopuszczalności tego rodzaju umowy, jest określony status własności kasy fiskalnej – jej właścicielem musi być druga strona umowy, czyli wynajmujący, wydzierżawiający, leasingodawca, itd. Czas obowiązywania umowy, na podstawie której podatnik użytkuje kasę, jest ograniczony do czasu obowiązywania potwierdzenia Prezesa Głównego Urzędu Miar. Regulacja ta dotyczy tylko i wyłącznie kas online.