Najpopularniejszą formą prowadzenia księgowości wśród małych podatników jest podatkowa księga przychodów i rozchodów. Często poszerzając działalność o nowe rodzaje PKD przedsiębiorcy mają wątpliwość, czy konieczne będzie prowadzenie dodatkowej księgi. Kiedy zatem można prowadzić kilka KPiR? Kto będzie do tego zobowiązany? Odpowiadamy!
Kilka KPiR - gdzie przechowywać księgi?
Stosownie do obowiązujących przepisów, zawartych w § 8. ust. 2 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia KPiR, księga wraz z dowodami, na podstawie których są dokonywane wpisy, musi na stałe znajdować się w miejscu prowadzenia działalności przez podatnika lub innym miejscu wskazanym jako jego siedziba. W przypadku gdy prowadzenie księgi zlecone zostało biuru rachunkowemu, księga musi znajdować się w miejscu prowadzenia lub przechowywania księgi przez to biuro. Z przepisu jednoznacznie wynika, że księga wraz z dowodami nie może znajdować się w dwóch miejscach jednocześnie – w miejscu prowadzenia działalności gospodarczej i siedzibie przedsiębiorcy. Tym bardziej dotyczy to sytuacji, gdy prowadzenie księgi powierzono biuru rachunkowemu.
Odstępstwem od powyższego przepisu jest § 8. ust. 3 ww. rozporządzenia, które jednoznacznie wskazuje, że kilka KPiR może prowadzić ten przedsiębiorca, który prowadzi przedsiębiorstwo wielozakładowe.
Kilka KPiR w przedsiębiorstwie wielozakładowym
Pojęcie przedsiębiorstwa wielozakładowego zostało szerzej opisane w § 3 ust. 9 rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR i wskazuje, że jest to działalność gospodarcza prowadzona w oparciu o kilka zespołów składników materialnych i niematerialnych, jakimi są w szczególności sklepy, zakłady, punkty usługowe, przeznaczone do realizacji określonych zadań gospodarczych.
W przypadku przedsiębiorstwa wielozakładowego, przepisy prawa dopuszczają prowadzenie zarówno jednej KPiR dla wszystkich zakładów w ramach jednego przedsiębiorstwa jak i dla każdego zakładu z osobna. Oznacza to, że przedsiębiorca posiadający w ramach jednej działalności np. kilka punktów sprzedaży, może prowadzić kilka KPiR odrębnie dla każdego punktu lub jedną KPiR wspólnie dla wszystkich zakładów.
Przykład 1.
Przedsiębiorca prowadzący lokal gastronomiczny – restaurację sklasyfikowaną według numeru PKD jako 56.10.A, planuje rozszerzyć zakres działalności o przygotowywanie i dostarczanie żywności dla odbiorców zewnętrznych (katering – PKD 56.21.Z). Czy w związku z tym będzie musiał prowadzić kilka KPiR?
Stosownie do przepisów, przedsiębiorca nie tworzy przedsiębiorstwa wielozakładowego, a jedynie poszerza zakres świadczonych usług, tym samym zobowiązany jest prowadzić jedną księgę.
Przykład 2.
Przedsiębiorca, który prowadzi sklep spożywczy, zamierza poszerzyć działalność i otworzyć kolejne trzy sklepy w innych częściach miasta. Czy w tej sytuacji zobowiązany będzie prowadzić KPiR osobno dla każdego sklepu?
Zgodnie z § 8 ust. 3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR, tworząc przedsiębiorstwo wielozakładowe, przedsiębiorca może – ale nie musi prowadzić kilka KPiR, osobno dla każdego sklepu. W przypadku gdy przedsiębiorca zdecyduje się prowadzić:
- jedną KPiR dla wszystkich sklepów – to zobowiązany jest do wskazania miejsca w jakim będzie się ona znajdowała (miejsca siedziby), a także do prowadzenia co najmniej ewidencji sprzedaży w każdym sklepie;
- kilka KPiR dla każdego sklepu osobno – to księga musi znajdować się w każdym punkcie.
Kilka KPiR – jak ustalić dochód?
Stosownie do § 8 ust. 3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR, przedsiębiorcy posiadający wielozakładową działalność gospodarczą, którzy dla każdego zakładu z osobna prowadzą podatkową księgę, nie muszą rozliczać dochodu każdego z nich z osobna. Wystarczy, że na koniec każdego okresu rozliczeniowego, w celu ustalenia wysokości dochodu z działalności, dokonają zsumowania odpowiednich informacji z ksiąg, tzn. przychodów i kosztów ich uzyskania. Wtedy pozostaje już tylko wyliczenie zaliczki na podatek dochodowy z dochodu uzyskanego przez wszystkie oddziały.
Przykład 3.
Podatnik prowadzi przedsiębiorstwo wielozakładowe składające się z trzech sklepów spożywczych. Dla każdego sklepu prowadzona jest odrębna księga przychodów i rozchodów. Od stycznia do marca 2019 roku przychody i koszty ich uzyskania w poszczególnych sklepach przedstawiały się następująco:
| Zakłady przedsiębiorstwa | Przychody | Koszty uzyskania przychodów |
| Sklep 1. | 40 000 zł | 26 000 zł |
| Sklep 2. | 45 000 zł | 15 000 zł |
| Sklep 3. | 10 000 zł | 23 000 zł |
Łączny przychód z zakładów przedsiębiorstwa to 95 000 zł.
Łączne koszty uzyskania przychodów z zakładów przedsiębiorstwa: 64 000 zł.
Dochód wynosi zatem 31 000 zł.
Podsumowując, podatnicy prowadzący przedsiębiorstwa wielozakładowe mogą prowadzić kilka KPiR. Należy jednak pamiętać, że jest to jedna z przewidzianych przez ustawodawcę możliwości, nie zaś narzucony obowiązek. Przedsiębiorcy mają zatem wybór – mogą prowadzić kilka KPiR (osobno dla każdego zakładu), bądź jedną KPiR (pamiętając o obowiązku prowadzenia co najmniej ewidencji sprzedaży w każdym zakładzie).
