Poradnik Przedsiębiorcy

Kilka KPiR przy prowadzeniu działalności wielozakładowej

Najpopularniejszą formą prowadzenia księgowości wśród małych podatników jest podatkowa księga przychodów i rozchodów. Często poszerzając działalność o nowe rodzaje PKD przedsiębiorcy mają wątpliwość, czy konieczne będzie prowadzenie dodatkowej księgi. Kiedy zatem można prowadzić kilka KPiR? Kto będzie do tego zobowiązany? Odpowiadamy!

Kilka KPiR - gdzie przechowywać księgi?

Stosownie do obowiązujących przepisów, zawartych w § 9. ust. 2 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia KPiR, księga wraz z dowodami, na podstawie których są dokonywane wpisy, musi na stałe znajdować się w miejscu prowadzenia działalności przez podatnika lub innym miejscu wskazanym jako jego siedziba. W przypadku gdy prowadzenie księgi zlecone zostało biuru rachunkowemu, księga musi znajdować się w miejscu prowadzenia lub przechowywania księgi przez to biuro. Z przepisu jednoznacznie wynika, że księga wraz z dowodami nie może znajdować się w dwóch miejscach jednocześnie – w miejscu prowadzenia działalności gospodarczej i siedzibie przedsiębiorcy. Tym bardziej dotyczy to sytuacji, gdy prowadzenie księgi powierzono biuru rachunkowemu.

Odstępstwem od powyższego przepisu jest § 9. ust. 3 ww. rozporządzenia, które jednoznacznie wskazuje, że kilka KPiR może prowadzić ten przedsiębiorca, który prowadzi przedsiębiorstwo wielozakładowe.

Kilka KPiR w przedsiębiorstwie wielozakładowym

Pojęcie przedsiębiorstwa wielozakładowego zostało szerzej opisane w § 3 ust. 10 rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR i wskazuje, że jest to działalność gospodarcza prowadzona w oparciu o kilka zespołów składników materialnych i niematerialnych, jakimi są w szczególności sklepy, zakłady, punkty usługowe, przeznaczone do realizacji określonych zadań gospodarczych.

W przypadku przedsiębiorstwa wielozakładowego, przepisy prawa dopuszczają prowadzenie zarówno jednej KPiR dla wszystkich zakładów w ramach jednego przedsiębiorstwa jak i dla każdego zakładu z osobna. Oznacza to, że przedsiębiorca posiadający w ramach jednej działalności np. kilka punktów sprzedaży, może prowadzić kilka KPiR odrębnie dla każdego punktu lub jedną KPiR wspólnie dla wszystkich zakładów.

Przykład 1.

Przedsiębiorca prowadzący lokal gastronomiczny – restaurację sklasyfikowaną według numeru PKD jako 56.10.A, planuje rozszerzyć zakres działalności o przygotowywanie i dostarczanie żywności dla odbiorców zewnętrznych (katering – PKD 56.21.Z). Czy w związku z tym będzie musiał prowadzić kilka KPiR?

Stosownie do przepisów, przedsiębiorca nie tworzy przedsiębiorstwa wielozakładowego, a jedynie poszerza zakres świadczonych usług, tym samym zobowiązany jest prowadzić jedną księgę.

Przykład 2.

Przedsiębiorca, który prowadzi sklep spożywczy, zamierza poszerzyć działalność i otworzyć kolejne trzy sklepy w innych częściach miasta. Czy w tej sytuacji zobowiązany będzie prowadzić KPiR osobno dla każdego sklepu?

Zgodnie z § 9 ust. 3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR, tworząc przedsiębiorstwo wielozakładowe, przedsiębiorca może – ale nie musi prowadzić kilka KPiR, osobno dla każdego sklepu. W przypadku gdy przedsiębiorca zdecyduje się prowadzić:

  • jedną KPiR dla wszystkich sklepów – to zobowiązany jest do wskazania miejsca w jakim będzie się ona znajdowała (miejsca siedziby), a także do prowadzenia co najmniej ewidencji sprzedaży w każdym sklepie;
  • kilka KPiR dla każdego sklepu osobno – to księga musi znajdować się w każdym punkcie.

Kilka KPiR – jak ustalić dochód?

Stosownie do § 9 ust. 3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR, przedsiębiorcy posiadający wielozakładową działalność gospodarczą, którzy dla każdego zakładu z osobna prowadzą podatkową księgę, nie muszą rozliczać dochodu każdego z nich z osobna. Wystarczy, że na koniec każdego okresu rozliczeniowego, w celu ustalenia wysokości dochodu z działalności, dokonają zsumowania odpowiednich informacji z ksiąg, tzn. przychodów i kosztów ich uzyskania. Wtedy pozostaje już tylko wyliczenie zaliczki na podatek dochodowy z dochodu uzyskanego przez wszystkie oddziały.

Przykład 3.

Podatnik prowadzi przedsiębiorstwo wielozakładowe składające się z trzech sklepów spożywczych. Dla każdego sklepu prowadzona jest odrębna księga przychodów i rozchodów. Od stycznia do marca 2019 roku przychody i koszty ich uzyskania w poszczególnych sklepach przedstawiały się następująco:

Zakłady przedsiębiorstwa Przychody Koszty uzyskania przychodów
Sklep 1. 40 000 zł 26 000 zł
Sklep 2.  45 000 zł 15 000 zł
Sklep 3. 10 000 zł 23 000 zł

Łączny przychód z zakładów przedsiębiorstwa to 95 000 zł.
Łączne koszty uzyskania przychodów z zakładów przedsiębiorstwa: 64 000 zł.
Dochód wynosi zatem 31 000 zł.

Podsumowując, podatnicy prowadzący przedsiębiorstwa wielozakładowe mogą prowadzić kilka KPiR. Należy jednak pamiętać, że jest to jedna z przewidzianych przez ustawodawcę możliwości, nie zaś narzucony obowiązek. Przedsiębiorcy mają zatem wybór – mogą prowadzić kilka KPiR (osobno dla każdego zakładu), bądź jedną KPiR (pamiętając o obowiązku prowadzenia co najmniej ewidencji sprzedaży w każdym zakładzie).