Czy regulamin wynagradzania z mocą wsteczną jest możliwy do wprowadzenia?

Ogólna zasada, że prawo nie działa wstecz (lex retro non agit), służy zapewnieniu stabilności obrotu prawnego – również w zakresie prawa pracy. Wyraźnym złamaniem tej zasady byłaby każda regulacja pogarszająca sytuację prawną danego podmiotu (np. pracownika) z mocą wsteczną, a więc w odniesieniu do czasu sprzed jej wprowadzenia. Wiązałoby się to bowiem z odebraniem temu podmiotowi określonych uprawnień (dóbr), które wcześniej, zgodnie z prawem, mu przysługiwały. W poniższym artykule wyjaśniamy na czym polega regulamin wynagradzania oraz czy jest możliwe wprowadzenie go z mocą wsteczną.

Ustalanie warunków wynagradzania za pracę

Przez warunki wynagradzania za pracę należy rozumieć zasady ustalania i wypłacania wynagrodzenia zasadniczego, a także innych składników płacy (dodatków, premii itp.). Ustala się je, wraz z warunkami przyznawania innych świadczeń związanych z pracą, w zakresie i w sposób umożliwiający określanie, na ich podstawie, indywidualnych warunków umów o pracę – w zakładowych układach zbiorowych pracy lub ponadzakładowych układach zbiorowych pracy, zawieranych między pracodawcami i organizacjami związków zawodowych (art. 77¹ i dział jedenasty Kodeksu pracy – kp).

Regulamin wynagradzania ustala się dla pracowników, którzy nie są objęci układem zbiorowym pracy, przy czym:

• jeżeli pracodawca zatrudnia co najmniej 50 pracowników, wprowadzenie regulaminu jest obowiązkowe,
• jeżeli pracodawca zatrudnia mniej niż 50 pracowników, wprowadzenie regulaminu jest fakultatywne.

Jednakże pracodawca zatrudniający co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników ma obowiązek ustalenia warunków wynagradzania za pracę w regulaminie wynagradzania, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wystąpi z wnioskiem o jego ustalenie. W regulaminie wynagradzania pracodawca może ustalić także inne świadczenia związane z pracą i zasady ich przyznawania (art. 77² § 1–3 kp).

Układu zbiorowego pracy ani regulaminu wynagradzania nie zawiera się dla:

• członków korpusu służby cywilnej;
• pracowników urzędów państwowych zatrudnionych na podstawie mianowania i powołania;
• pracowników samorządowych zatrudnionych na podstawie wyboru, mianowania i powołania w: urzędach marszałkowskich, starostwach powiatowych, urzędach gminy, biurach (ich odpowiednikach) związków jednostek samorządu terytorialnego, biurach (ich odpowiednikach) jednostek administracyjnych jednostek samorządu terytorialnego;
• sędziów, asesorów sądowych i prokuratorów (art. 77² § 5 w związku z art. 239 § 3 kp).

Ponadto układ zbiorowy pracy ani regulamin wynagradzania nie mogą określać warunków wynagradzania pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy, w rozumieniu art. 128 § 2 pkt 2 kp, oraz osób zarządzających zakładem pracy na innej podstawie niż stosunek pracy (art. 77² § 5 w związku z art. 241²⁶ § 2 kp).

Tryb wprowadzenia regulaminu wynagradzania

Regulamin wynagradzania ustala pracodawca. Jeżeli u danego pracodawcy działa zakładowa organizacja związkowa, regulamin powinien zostać z nią uzgodniony. Regulamin wynagradzania wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy (art. 77² § 4 i 6 Kodeksu pracy).

Przykład 1.
Ustalony przez siebie regulamin wynagradzania pracodawca podał do wiadomości pracowników 1 lutego poprzez przesłanie jego treści na ich służbowe skrzynki poczty elektronicznej. W związku z tym wspomniany regulamin wszedł w życie 15 lutego.

Pracodawca ma obowiązek:

• zawiadomić pracowników nie tylko o wejściu regulaminu w życie, lecz także o zmianach dotyczących tego regulaminu oraz o utracie przez niego mocy obowiązującej;
• dostarczyć zakładowej organizacji związkowej niezbędną liczbę egzemplarzy regulaminu wynagradzania;
• na żądanie pracownika udostępnić do wglądu tekst regulaminu wynagradzania i wyjaśnić jego treść (art. 77² § 2 w związku z 241¹² § 2 kp).

Skutki wprowadzenia regulaminu wynagradzania

W wyniku wprowadzenia regulaminu wynagradzania zaczynają obowiązywać określone w nim warunki wynagradzania za pracę (ewentualnie również warunki przyznawania innych świadczeń związanych z pracą), na podstawie których określa się indywidualne warunki umów o pracę.

Co ważne:

• korzystniejsze postanowienia regulaminu wynagradzania, z dniem jego wejścia w życie, zastępują z mocy prawa wynikające z dotychczasowych przepisów prawa pracy warunki umowy o pracę lub innego aktu stanowiącego podstawę nawiązania stosunku pracy;
• postanowienia regulaminu wynagradzania mniej korzystne dla pracowników wprowadza się w drodze wypowiedzenia pracownikom dotychczasowych warunków umowy o pracę lub innego aktu stanowiącego podstawę nawiązania stosunku pracy (patrz art. 42 Kodeksu pracy); przy wypowiedzeniu dotychczasowych warunków umowy o pracę lub innego aktu stanowiącego podstawę nawiązania stosunku pracy nie mają zastosowania przepisy ograniczające dopuszczalność wypowiadania warunków takiej umowy lub aktu (art. 77² § 5 w związku z art. 241¹³ kp).

Przykład 2.
Z postanowień nowo wprowadzonego regulaminu wynagradzania wynika, że maksymalna wysokość premii regulaminowej wynosi 25% wynagrodzenia zasadniczego. Przed wprowadzeniem tego regulaminu maksymalna wysokość wspomnianej premii wynosiła 20% wynagrodzenia zasadniczego. W związku z tym, że omawiane postanowienie regulaminu wynagradzania jest korzystniejsze dla pracownika od warunku obowiązującego wcześniej, postanowienie to zastępuje z mocy prawa poprzedni warunek.

Przykład 3.
We wprowadzonym przez pracodawcę regulaminie wynagradzania ustalono, że maksymalna wysokość wynagrodzenia zasadniczego pracowników zatrudnionych na stanowiskach ds. księgowości wynosi 5000 zł. Jeden z tych pracowników, przed wejściem w życie wspomnianego regulaminu, miał w umowie o pracę ustalone wynagrodzenie zasadnicze w kwocie 5500 zł. Oznacza to, że analizowane postanowienie regulaminu wynagradzania jest dla pracownika mniej korzystne. W związku z tym obniżenie wynagrodzenia pracownika może nastąpić w wyniku wypowiedzenia mu przez pracodawcę dotychczasowych warunków płacy (w trybie art. 42 kp).

Regulamin wynagradzania z mocą wsteczną

W zasadzie przepisy prawa pracy nie zabraniają wprowadzenia regulaminu wynagradzania z mocą wsteczną.

Przykład 4.
Pracodawca podał do wiadomości pracowników regulamin wynagradzania 10 lipca, w związku z czym wszedł on w życie 25 lipca. W regulaminie zawarto postanowienie, w którego myśl obowiązuje on z mocą wsteczną – od 1 maja.

Zakaz pogarszania warunków wynagradzania z mocą wsteczną wynika z treści art. 84 kp, który stanowi, że pracownik nie może zrzec się prawa do wynagrodzenia. Skoro w danym czasie przysługiwało mu wynagrodzenie na obowiązujących wówczas warunkach, to nie można wstecznie warunków tych pracownikowi pogorszyć, gdyż musiałoby to prowadzić do utraty jakiejś części wynagrodzenia, do którego pracownik był uprawniony. Jak wskazał Sąd Najwyższy – Izba Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych, w wyroku z 13 marca 2014 roku (I PK 189/13), pracownik nie może zrzec się prawa do wynagrodzenia już nabytego, a pogorszenie warunków wynagradzania może skutkować tylko „na przyszłość”.

Przykład 5.
W stanie faktycznym przedstawionym w przykładzie 4., pracodawca, z mocą wsteczną, od 1 maja dokonał zmian w warunkach wynagradzania poszczególnych pracowników, wyłącznie w zakresie dla nich korzystnym, dokonując podwyższenia indywidualnych wynagrodzeń i wypłacając pracownikom różnicę między nowym a wcześniejszym wynagrodzeniem za okres od 1 maja.

Natomiast postanowienia regulaminu mniej korzystne dla pracowników weszły w życie z 25 lipca, przy czym pogorszenie warunków wynagradzania poszczególnych pracowników nastąpiło dopiero po upływie okresów wypowiedzenia dotychczasowych warunków płacy, w trybie art. 42 kp.

Przypadki, w których sytuacja prawna danego podmiotu (w szczególności, pracownika) ulega, z uzasadnionych powodów, poprawie, a nie pogorszeniu, z mocą wsteczną, uznawane są zazwyczaj za nienaruszające istoty zasady, że prawo nie działa wstecz, którą odnosi się głównie do przypadków odbierania określonych uprawnień, a nie zwiększania ich zakresu. Dotyczy to w szczególności wprowadzania regulaminu wynagradzania.

Należałoby jednak postulować generalne unikanie nadawania regulaminowi wynagradzania i innym aktom normatywnym mocy wstecznej w jakimkolwiek zakresie, gdyż taka praktyka, nawet w granicach dopuszczonych prawem, może wprowadzać pewien nieporządek i dezorientację wśród osób stosujących ten regulamin lub inne regulacje.