Poradnik Przedsiębiorcy

Regulamin wynagradzania - jakich błędów nie popełniać?

Regulamin wynagradzania powinien określać warunki wynagradzania za pracę oraz przyznawania innych świadczeń związanych z pracą.

Kto ma obowiązek ustalić regulamin wynagradzania?

Obowiązki pracodawcy w zakresie ustalania warunków wynagradzania zależą między innymi od liczby zatrudnionych pracowników, tj.:

  1. Pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników, nieobjętych zakładowym układem zbiorowym pracy ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy, ustala warunki wynagradzania za pracę w regulaminie wynagradzania.

  2. Pracodawca zatrudniający mniej niż 50 pracowników, nieobjętych zakładowym układem zbiorowym pracy ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy, ustala warunki wynagradzania za pracę w regulaminie wynagradzania.

  3. Pracodawca zatrudniający co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników, nieobjętych zakładowym układem zbiorowym pracy ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy, ustala warunki wynagradzania za pracę w regulaminie wynagradzania, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wystąpi z wnioskiem o jego ustalenie.

Ważne!

Regulamin wynagradzania:

  • obowiązuje do czasu objęcia pracowników zakładowym układem zbiorowym pracy lub ponadzakładowym układem zbiorowym pracy ustalającym warunki wynagradzania za pracę oraz przyznawania innych świadczeń związanych z pracą w zakresie i w sposób umożliwiający określanie, na jego podstawie, indywidualnych warunków umów o pracę;
  • ustalany jest przez pracodawcę;
  • jeżeli u danego pracodawcy działa zakładowa organizacja związkowa, pracodawca uzgadnia z nią regulamin wynagradzania;
  • wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

Regulamin wynagradzania - najczęściej popełniane błędy

  1. Zła procedura ustalania regulaminu wynagradzania, np. wprowadzenie regulaminu wynagradzania bez poprzedzającej opinii organizacji związkowych, które na przyjęcie wspólnego stanowiska mają 30 dni;

  2. Powoływanie się na nieobowiązujące przepisy, tj. wprowadzanie zapisów dotyczących nieobowiązujących kar pieniężnych;

  3. Szczegółowe ustalenie w regulaminie prawa do świadczeń, które są uregulowane w przepisach prawa i na które pracodawca nie ma wpływu, np. szczegółowe wskazanie wysokości i zasad wypłacania należności w razie choroby i rodzicielstwa z podaniem okresów zasiłkowych, okresów urlopów macierzyńskich i rodzicielskich itp., co powoduje konieczność aktualizacji regulaminu wynagradzania przy każdej zmianie przepisów prawa.

    Poprawny zapis powinien mieć następujące brzmienie: “Pracownikowi przysługuje wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy określone w art. 92 Kodeksu pracy za okres łącznie 33 dni w roku kalendarzowym, a w przypadku pracownika, który ukończył 50. rok życia, za okres 14 dni w ciągu roku kalendarzowego”;

  4. Wprowadzanie w regulaminie wynagradzania zapisów niezgodnych z prawem, a przez to nieważnych, np. wprowadzanie kar pieniężnych nieprzewidzianych w art. 108 kp, co stanowi wykroczenie zagrożonekarą grzywny do 30 000 zł.

    Prawidłowy będzie zapis następującej treści: “Za szkody spowodowane w mieniu pracodawcy pracownik ponosi odpowiedzialność materialną na zasadach określonych w Dziale V Kodeksu pracy'';

  5. Pozbawienie pracownika prawa do wynagrodzenia za pracę nadliczbową lub pracę w niedzielę i święta. Takie działanie stanowi wykroczenie i może być ukarane grzywną do 30 000 zł.

    Poprawny będzie zapis następującej treści: “Za pracę w godzinach nadliczbowych oraz za pracę w niedzielę i święta pracownikowi przysługuje wynagrodzenie i dodatek w wysokości określonej w art. 151 Kodeksu pracy”;

  6. Zbyt ogólne wskazywanie podstaw prawnych w zakresie składników  wynagradzania, których wysokość wynika z przepisów prawa i których pracodawca nie zamierza ustanawiać korzystniej, co może rodzić konflikty między pracownikiem i pracodawcą.

    Prawidłowy zapis przybierze następujące brzmienie: “Pracownikowi przysługuje dodatek za pracę w godzinach nocnych w wysokości określonej w art. 1518 Kodeksu pracy'';

  7. Zbędne przepisywanie Kodeksu pracy i innych ustaw, wywołujące ryzyko przepisania ustaw z błędem lub nieprecyzyjnie;

  8. Dyskryminacja w zatrudnieniu, np. uzależnienie przyznawania dodatkowych świadczeń pieniężnych od spełnienia przez pracownika określonych warunków.

    W myśl art. 183a Kodeksu pracy:
    § 1 Pracownicy powinni być równo traktowani w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych, w szczególności bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną, a także bez względu na zatrudnienie na czas określony lub nieokreślony albo w pełnym lub niepełnym wymiarze czasu pracy.
    § 2 Równe traktowanie w zatrudnieniu oznacza niedyskryminowanie w jakikolwiek sposób, bezpośrednio lub pośrednio z przyczyn określonych w pkt 1.
    § 3 Dyskryminowanie bezpośrednie istnieje wtedy, gdy pracownik z jednej lub z kilku przyczyn określonych w § 1 był, jest lub mógł być traktowany w porównywalnej sytuacji mniej korzystnie niż inni pracownicy.
    § 4 Dyskryminowanie pośrednie istnieje wtedy, gdy wskutek pozornie neutralnego postanowienia, zastosowanego kryterium lub podjętego działania występują lub mogłyby wystąpić niekorzystne dysproporcje albo szczególnie niekorzystna sytuacja w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia,  awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych wobec wszystkich lub znacznej liczby pracowników należących do grupy wyróżnionej ze względu na jedną lub kilka przyczyn określonych w § 1, chyba że postanowienie, kryterium lub działanie jest obiektywnie uzasadnione ze względu na zgodny z prawem cel, który ma być osiągnięty, a środki służące osiągnięciu tego celu są właściwe i konieczne. 



    Zgodnie z art. 183c Kodeksu pracy pracownicy mają prawo do jednakowego wynagrodzenia za jednakową pracę lub pracę jednakowej wartości. Przy czym wynagrodzenie to wszystkie składniki wynagrodzenia podstawowego oraz wszelkie pozostałe świadczenia pieniężne oraz pozapieniężne, które otrzymuje pracownik w związku ze swoją pracą, np. prywatna opieka medyczna, dodatkowe ubezpieczenia, narzędzia pracy typu: telefon, komputer, samochód, odprawa pieniężna.

    Kolejne pojęcia wymagające zdefiniowania to:
    - prace jednakowe, tzn. takie same pod względem rodzaju kwalifikacji niezbędnych do ich wykonywania, warunków ich świadczenia oraz ilości i jakości wykonanej pracy;
    - prace o jednakowej wartości wymagają od pracowników porównywalnych kwalifikacji, potwierdzonych stosownymi dokumentami lub/oraz praktyką zawodową z zaznaczeniem, że muszą być one ściśle związane z pracą na danym stanowisku, a ponadto charakteryzują się podobnym stopniem odpowiedzialności, a także wysiłku zarówno fizycznego i psychicznego.

    Pracodawca może w dwóch sytuacjach zróżnicować wynagrodzenie pracowników:
    - gdy pracodawca wprowadzi kryterium obiektywne, które jest istotne ze względu na potrzeby pracodawcy, np. mobilność;
    - gdy zróżnicowanie wynagradzania pracowników jest możliwe poprzez zastosowanie kryteriów rynkowych, np. rynek pracy ze względu na brak specjalistów w danej dziedzinie kreuje wyższe wynagrodzenie dla danego rodzaju pracy.

    Za nieprzestrzeganie zakazu dyskryminacji ustawodawca przewiduje odszkodowanie.

    Art. 183d Kodeksu pracy:
    Osoba, wobec której pracodawca naruszył zasadę równego traktowania w zatrudnieniu, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę, ustalane na podstawie odrębnych przepisów.

    Ciekawostka!
    W przypadku naruszenia zasady równego traktowania w zatrudnieniu w zakresie wysokości wynagrodzenia w przeszłości (zwłaszcza po rozwiązaniu stosunku pracy) pracownik może dochodzić odszkodowania w wysokości różnicy między wynagrodzeniem, jakie powinien otrzymywać bez naruszenia zasady równego traktowania a wynagrodzeniem rzeczywiście otrzymanym (wyrok Sądu Najwyższego z 22.02.2007 roku).

Ważne!
Pominięcie byłego pracownika przy przyznawaniu świadczenia będącego składnikiem wynagrodzenia za pracę w okresie, w którym był on zatrudniony, narusza zasady wynagradzania za pracę wykonaną (art. 80 kp), wynagradzania według ilości i jakości pracy (art. 78 kp) i równego traktowania pracowników (art. 112 kp) – wyrok Sądu Najwyższego z 23.10.1996 roku.

  1. Zmiana regulaminu bez wypowiedzenia zmieniającego.

    Wypowiedzenie zmieniające jest jednostronnym oświadczeniem pracodawcy zmieniającym warunki pracy lub płacy, koniecznym, gdy zmiana dotyczy istotnych warunków pracy i płacy albo jest niekorzystna dla pracownika, np. jeśli prawo pracownika do premii wynika z umowy o pracę, to niekorzystna zmiana regulaminu premiowania może nastąpić tylko za jego zgodą wyrażoną w porozumieniu zmieniającym umowę lub w drodze wypowiedzenia warunków płacy (I PKN 23/96, OSNP 1997/15/270).

    W razie zaniedbania przez pracodawcę złożenia wypowiedzenia zmieniającego pracownik będzie mógł nadal domagać się przyznania mu premii na dotychczasowych zasadach;

  2. Nieustalenie w regulaminie pracy terminu, miejsca i częstotliwości wpłat;

  3. Nieprawidłowy dzień wypłaty.

    Art. 85 Kodeksu pracy  
    § 1 Wypłaty wynagrodzenia za pracę dokonuje się co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie.
    § 2 Wynagrodzenie za pracę płatne raz w miesiącu wypłaca się z dołu, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, nie później jednak niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego.
    § 3 Jeżeli ustalony dzień wypłaty wynagrodzenia za pracę jest dniem wolnym od pracy, wynagrodzenie wypłaca się w dniu poprzedzającym.
    § 4 Składniki wynagrodzenia za pracę, przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż jeden miesiąc, wypłaca się z dołu w terminach określonych w przepisach prawa pracy.
    § 5 Pracodawca, na żądanie pracownika, jest obowiązany udostępnić do wglądu dokumenty, na których podstawie zostało obliczone jego wynagrodzenie.

  4. Brak tabeli ze stawkami osobistego zaszeregowania.

    Wynagrodzenie wynikające z osobistego zaszeregowania to wynagrodzenie o charakterze stałym i bezpośrednio związanym z funkcją wykonywaną przez pracownika lub zajmowanym przez niego stanowiskiem, a nie wynagrodzenie, którego uruchomienie jest uzależnione od spełnienia przez pracownika dodatkowych przesłanek, jak np. okresu pracy, świadczenia pracy w warunkach szkodliwych dla zdrowia, wykonania określonych zadań itp.

    Pojęcie zaszeregowania pracownika wiąże się z tzw. taryfikatorami kwalifikacyjnymi, które mogą też występować pod innymi nazwami: tabele stanowisk, kwalifikacji, zaszeregowania, w których określa się w poszczególnych rubrykach stanowisko lub rodzaj pracy, kwalifikacje zawodowe pracowników wymagane do wykonywania danego rodzaju pracy lub pracy na określonym stanowisku (art. 102 kp)

  5. Niewłaściwa wysokość ryczałtu za nadgodziny. Wartość ryczałtu powinna być zróżnicowana w zależności od charakteru wykonywanej pracy.

 Magdalena Warych - Wieczorek