Efektywne zarządzanie czasem - metoda GTD

Ważne spotkanie z kontrahentem, mecz syna, telefon do dostawcy, zakupy z żoną, rabat dla klienta X... a może Y? Standardowa ludzka pamięć ma ograniczoną pojemność. Próba zapamiętania wszystkich ważnych dat, wydarzeń, planów, zadań - nawet przy ponadprzeciętnych zdolnościach - może zakończyć się np. niestawieniem się na ważne spotkanie. Jak uniknąć takiej sytuacji? Na szczęście jest na to wiele metod i to niekoniecznie opartych na specyfikach z dużą dawką dobrze przyswajalnego magnezu dostępnych w aptekach. Mowa tu o technikach opracowanych w ramach tzw. efektywnego zarządzania czasem, które mogą okazać się pomocne w organizowaniu swojego czasu w pracy lub w życiu prywatnym. Jedną z takich technik jest tzw. metoda GTD wymyślona przez Davida Allena, amerykańskiego specjalistę do spraw produktywności, i to właśnie jej zostanie poświęcony niniejszy artykuł. Zapraszamy do lektury.

Założenia metody GTD

Metoda GTD (od ang. Getting Things Done), po polsku nazywana “efektywnym załatwianiem swoich spraw” czy też “doprowadzaniem zadań do końca”, opiera się na kilku ważnych założeniach. Przede wszystkim jej naczelnym celem jest poprawienie komfortu życia poprzez ułożenie i uporządkowanie codziennych spraw oraz skupienie się na tych, które wymagają realnego podjęcia działań. Poza tym działanie zgodnie z zasadami opracowanymi przez Allena ma przynieść osobie sukces - na tle zawodowym, ale również prywatnym. Na czym ma polegać ów “sukces”? Autor metody definiuje go jako osiągnięcie zaplanowanych celów oraz załatwianie bieżących spraw (getting things done) bez nadmiernego obciążania pamięci i uwagi (swoje zasoby można wówczas spożytkować na inne aktywności).

Korzystanie z zaleceń metody GTD ma zagwarantować również wzrost produktywności osoby oraz dać jej szansę na dobieranie właściwych sposobów działania do statusu oczekujących na wykonanie zadań.

Bardzo istotnymi elementami metody są - zdaniem Allena - kontrola i perspektywa. Kontrolę nad działaniami pomaga zachować szczegółowo przeprowadzony proces GTD (który zostanie opisany w dalszej części artykułu), a perspektywę zapewnia ujęcie i porządkowanie bieżących zadań w odniesieniu do sześciu poziomów:

1. bieżące zadania,
2. bieżące projekty,
3. obszary odpowiedzialności,
4. cele roczne,
5. wizja na 5 lat,
6. całe życie.

5 kroków w procesie GTD

Allen podzielił proces zarządzania czasem na 5 kroków, dzięki którym możliwe jest osiągnięcie wskazanego wcześniej sukcesu. Wyróżnił on:

1. kolekcjonowanie (ang. collection),
2. analizę (ang. processing),
3. porządkowanie (ang. organizing),
4. przegląd (ang. review),
5. realizacja (ang. doing).

Pierwszy etap - kolekcjonowanie - polega na zebraniu wszystkich zobowiązań, notatek, planów i pomysłów w jedno miejsce, które autor określił mianem “koszyka”. Jego rolę może pełnić np. półka na dokumenty, notes, folder na dysku komputera, dowolna aplikacja do notowania na smartfonie (lub specjalnie do tego przeznaczona aplikacja - tak, są już takie!). Wybór odpowiedniego koszyka zależy od preferencji i przyzwyczajeń konkretnej osoby. Ważne jest, by na tym etapie przenieść wszystko z głowy w konkretne miejsce (co jednocześnie pozwala na psychiczne uwolnienie się, oczyszczenie z nadmiaru myśli).

Kolekcjonowanie można uznać za zakończone, jeżeli towarzyszy nam poczucie, że stworzony koszyk jest kompletny, co nie oznacza, że raz stworzony koszyk pozostaje nietknięty na zawsze. Wręcz przeciwnie. Ważne jest jego bieżące uzupełnianie i opróżnianie, czemu służy kolejny etap, czyli analiza.

Jest to bardzo ważny i wymagający krok w kierunku systematyczności i sukcesu w zarządzaniu swoim czasem. Polega on na regularnym (np. codziennie lub co dwa dni) zaglądaniu do koszyka, przeglądaniu jego zawartości i stawianiu sobie pytania: czy dane zagadnienie wymaga natychmiastowej reakcji? W przypadku twierdzącej odpowiedzi bardzo istotne jest podjęcie odpowiednich czynności, zgodnie z założeniami:

• wykonanie zadania bezzwłocznie (jeżeli zajmie nie więcej niż 2 minuty),
• oddelegowanie go innej osobie,
• odłożenie:
• do kalendarza (jeżeli jest ściśle określone czasowo),
• do listy następnych zadań (aby zostało wykonane tak szybko, jak jest to możliwe).

W przypadku negatywnej odpowiedzi na wyżej zadane pytanie możliwe działania obejmują przeniesienie zadania do archiwum, przeniesienie go na listę “być może/w przyszłości” lub wyrzucenie do śmieci.

Zalecane jest rozpoczęcie analizy od początku koszyka (czyli od najstarszych zadań) oraz zajmowanie się tylko jedną sprawą jednocześnie. Istotne założenie dotyczy również zakazu wkładania do koszyka rzeczy, która została już z niego wyjęta.

Kolejny etap to porządkowanie, które ma służyć prawidłowej organizacji pracy. Polega ono na grupowaniu zadań we wspólne konteksty (np. maile, spotkania, telefony) oraz organizowaniu projektów.

Allen wyróżnia również tzw. specjalne listy zadań, czyli “zadania oczekujące” (oddelegowane do innej osoby) oraz wspomniane wyżej “być może/w przyszłości” (zadania i projekty, w stosunku do których obecnie nie podejmuje się żadnych zobowiązań).

Tak przygotowane listy należy regularnie analizować pod kątem realizacji projektów i zadań - zgodnie z zaleceniami autora najlepiej jest robić to codziennie (czwarty krok, czyli przegląd). Ponadto przynajmniej raz w tygodniu warto zrobić pełny przegląd list, wraz z przetwarzaniem spraw z koszyka i sprawdzeniem wszystkich zadań i projektów.

Finalnym krokiem w kierunku osiągnięcia sukcesu jest realizacja, w trakcie której osoba stosująca metodę GTD może przystąpić do efektywnego realizowania swoich obowiązków. Allen wyróżnia trzy rodzaje aktywności składające się na ten etap:

• wykonywanie zaplanowanej pracy,
• wykonywanie pracy, która pojawi się niespodziewanie,
• planowanie pracy.

Efektywność modelu GTD

Na pierwszy rzut oka opisany model może wydawać się nieco skomplikowany, przez co może powstać wrażenie, że zamiast pomóc, zdezorganizuje całkiem nasz system pracy. Na początku wdrażania założeń metody GTD w życie, cały proces z pewnością pochłonie sporą dawkę zasobów. Jednak duża popularność modelu wskazuje, że efektywność modelu GTD jest wysoka - wielu osobom udaje się uzyskać biegłość w takim planowaniu. Tym samym mogą one osiągnąć wspomniany na początku sukces.