Zarządzanie zespołem - jak powinno wyglądać?

Szef w całej strukturze firmy jest kluczową postacią. To on decyduje o wzajemnych relacjach i wpływa na poziom zaangażowania pracowników podczas wykonywanych obowiązków. Jest przywódcą, na którym spoczywa odpowiedzialność formowania i zarządzanie zespołem pracowników.

W początkowej fazie tworzenia się struktur w firmie jedną z najważniejszych kwestii jest wybór najlepszych kandydatów, nie tylko w aspekcie doświadczenia i wiedzy, ale również osobowości oraz utożsamiania się z wartościami firmy. Idealny pracownik powinien wyznawać te same cele, co organizacja oraz posiadać określony zespół cech, dzięki którym będzie mógł efektywnie wykonywać swoje obowiązki.

Jednym z powszechnie stosowanych sposobów, by w czasie rekrutacji uzyskać jak najwięcej cennych informacji o kandydacie są:

• testy umiejętności (diagnozujące poziom intelektualny),
• testy osobowości,
• kwestionariusze motywacji i wywiad oparty na kompetencjach (tj. weryfikujący poziom kompetencji kandydata na podstawie analizy jego dotychczasowych doświadczeń w różnych sytuacjach zawodowych).

Zarządzanie zespołem - bądź liderem dla pracowników

Pracodawca z chwilą zatrudnienia (choćby jednego) pracownika staje się częścią zespołu, którym dowodzi, dlatego istotne jest, aby wypracował sobie pozycję lidera.

Lider to osoba, która:

• panuje nad swoimi emocjami i kontroluje je;
• jest zdecydowana i podejmuje świadomie, wyważone decyzje;
• potrafi dostrzec wady - zarówno swoje, jak i całej organizacji;
• łatwo dogaduje się z innymi pracownikami, chętnie współpracuje;
• budzi szacunek;
• jest zdyscyplinowany oraz sumienny, swoją postawą motywuje i zachęca do pracy innych;
• potrafi odkryć potencjał drugiego człowieka, a to przynosi korzyści zarówno firmie, jak i samemu pracownikowi, który zaczyna wierzyć w siebie i czuje się spełniony.

Sprawny lider potrafi wytworzyć w swoim zespole efekt tzw. synergii - umiejętności poszczególnych pracowników wzajemnie się potęgują, pozwalając grupie uzyskać wyższe wyniki. Osiągane w ten sposób korzyści, nie są wyłącznie tożsame z dobrymi wynikami finansowymi czy sprzedażowymi. W zespole panuje dobra atmosfera, poczucie współodpowiedzialności za osiągnięcia oraz zaangażowanie wszystkich w wykonywaną pracę.

Zarządzanie zespołem a motywowanie pracowników

Jedną z podstawowych funkcji lidera w grupie, w której występuje właściwe zarządzanie zespołem, jest motywowanie pracowników. Podstawą do rozpoczęcia tych działań jest znajomość potrzeb pracowników oraz dopasowanie działań do ich oczekiwań i umiejętności. Dobrze rozdzielone zadania pozwalają wykazać się pracownikom, a liderowi ułatwiają ocenę wykonanych zadań.

Mimo, że dla większości osób jednym z ważniejszych czynników wpływających na ich motywację do pracy są finanse, to pełne zaangażowanie pracownika można osiągnąć również w inny sposób. Jest to istotne zwłaszcza w przypadku małych i średnich firm, kiedy pozapłacowe metody motywowania są o wiele skuteczniejsze niż niewielkie podwyżki pensji lub premie.

Jednym ze sposobów motywowania pracowników jest zmiana  ich obowiązków. Zmniejszenie monotonii pracy podnosi efektywność i sprzyja rozwojowi pracownika. Dodatkowo ważnym bodźcem identyfikowania się z firmą jest włączenie pracowników w podejmowanie decyzji ważnych dla całego zespołu. Tu wiele zależy od charakteru osoby - czy jest ona nastawiona na rozwój swoich umiejętności, czy też preferuje stałe stanowisko pracy i unika zmian. W tym przypadku nowe zadania mogą zniechęcić do pracy i negatywnie wpływać na pracę całego zespołu. Dlatego też rozszerzenie obowiązków pracownika, zwiększenie jego samodzielności i zakresu podejmowania decyzji może wpływać motywująco jedynie na ludzi, którzy wykazują chęć rozwoju.

Każdy pracownik chce być doceniany za dobrze wykonaną pracę. Jednak pozytywny efekt można osiągnąć tylko wtedy, gdy pochwała udzielona jest zaraz po wykonaniu zadania. Ważne, by była ona szczera, podparta argumentami i przekazana w odpowiedniej formie – warto pamiętać, że dla wielu osób pochwała na forum może być krępująca. Krytyka i wskazywanie błędów także nie powinno się odbywać przy świadkach. Taką rozmowę należy przeprowadzić w cztery oczy i zasugerować pracownikowi, że ma możliwość poprawy swojego zachowania na przyszłość.

Partnerskie relacje szefa z pracownikami i dobra atmosfera również pomagają budować zgrany zespół, wyzwalają lojalność, zaangażowanie i kreatywność. Regularne spotkania, partnerska forma prowadzenia rozmów i sprawna komunikacja pozytywnie wpływają na motywację całego zespołu.

Zarządzanie zespołem przez cele, czy zarządzanie jakością?

Efektywne i racjonalne zarządzanie zespołem czyni szefa prawdziwym liderem. Jednak opracowanie autorskiego i zarazem funkcjonalnego systemu zarządzania firmą może przysporzyć wiele trudności. Dlatego przedsiębiorca może posłużyć się istniejącymi już modelami zarządzania: ZPC (przez cele) i TQM (przez jakość).

Zarządzanie zespołem przez cele obejmuje następujące, powtarzające się cyklicznie fazy:

• systematyzację celów przedsiębiorstwa;
• wyznaczenie przez kierowników i podwładnych celów pośrednich i indywidualnych, skorelowanych ze strategicznym obszarem decyzyjnym;
• planowanie strategiczne i operacyjne oraz powiązanie celów indywidualnych z nadrzędnymi celami strategicznymi;
• bieżącą kontrolę realizacji celów należących do strategicznego obszaru decyzyjnego i do indywidualnego obszaru swobodnego działania;
• oceny efektywności zarządzania i pracy personelu czyli informacje zwrotne o wynikach.

Kluczową cechą tego modelu zarządzania jest wyznaczenie przez kierowników oraz podwładnych celów indywidualnych, celów strony przeciwnej oraz celów firmy, a następnie usystematyzowaniu ich i powiązaniu z głównym celem działania przedsiębiorstwa. Realizacja celów podlega bieżącej kontroli, która jest nastawiona na korektę błędów i w dużej mierze polega na samokontroli. Podstawową zasadą, jeśli chodzi o zarządzanie zespołem przez cele, jest to że należy bezwzględnie przestrzegać jest z odpowiedzialność za powstałe błędy i wszelkiego rodzaju niedociągnięcia w realizacji celów. Celem ZPC jest wzmocnienie i motywowanie całej organizacji, poprzez dopuszczenia pracowników  do współkształtowania celów i zadań.

W większości skutecznych systemów ZPC występuje sześć elementów:

1. Zaangażowanie;
2. Ustalanie celów na najwyższym stopniu zarządzania;
3. Cele indywidualne;
4. Uczestnictwo;
5. Samodzielność w wykonywaniu planów;
6. Przeglądy efektywności.

Inną znaną koncepcją zarządzania jest zarządzanie zespołem poprzez jakość - TQM. Podobnie jak w przypadku ZPC uczestniczą w nim wszyscy pracownicy poprzez pracę zespołową, zaangażowanie, samokontrolę i stałe podnoszenie kwalifikacji.

Podstawą działania TMQ  jest osiem elementów:

1. Orientacja na klienta;
2. Przywództwo;
3. Zaangażowanie pracowników;
4. Podejście procesowe;
5. Systemowe podejście do zarządzania;
6. Ciągłe doskonalenie;
7. Podjęcie decyzji w oparciu o fakty;
8. Obustronne korzystne relacje z dostawcami.

W zarządzaniu jakością dużą rolę odgrywa optymalizacja procesów produkcyjnych i - co ważne - doskonalenie jakości nigdy się nie kończy. Celem zarządzania TMQ jest osiągnięcie długotrwałego sukcesu, którego źródłem są zadowolenie klienta oraz korzyści dla organizacji i jej członków.

Jak przekonać pracownika do działania i zmian?

Zdaniem psychologów człowiek posiada dwa stany działania - emocjonalny i racjonalny. W coachingu ten typ zależności jest porównywany do historii o słoniu i jeźdźcu lub kibicu i zawodniku. W momencie konfrontacji ze zmianami w człowieku wyzwala się jeden z tych stanów i  często jest to słoń. On nie chce zmian, bo ich wprowadzanie męczy. Nie wynika to tylko i wyłącznie z lenistwa, ale również z tego, że kiedy człowiek próbuje modyfikować swoje zachowanie, musi się mocno kontrolować. Cała energia koncentruje się w tym miejscu, pochłaniając twórczy zapał do pracy. W takiej sytuacji konieczna jest sprawne zarządzanie zespołem przez lidera. Jako przywódca grupy musi wyłapać racjonalnych orędowników zmian i dogadać się z nimi. Jeździec, wykorzystując swoje kompetencje menażerskie miękkie jest w stanie przekonać słonia do zmian. Poprzez rozmowy i odpowiednią komunikację racjonalista będzie przygotowywał i oswajał upartego przeciwnika. Lider, wprowadzając zmiany w zespole musi pamiętać, że oprócz wsparcia zwolenników nowego, wiele zależy od jego postawy i działań. Przede wszystkim, nie może traktować milczenia jako akceptacji. Lider powinien wysłuchać uwag i problemów zgłaszanych przez zespół. Taka informacja zwrotna buduje właściwą atmosferę i stanowi podwaliny do sprawnego wprowadzania zmian.

Wydawanie poleceń, ocenianie pracowników, zwolnienia

Szef jest odpowiedzialny w firmie za zarządzanie zespołem poprzez wydawanie poleceń. Sposób, w jaki są one przekazywane determinuje nastawienie pracowników:

• Jeśli polecenia są wyrażane uprzejmym tonem, w formie prośby, to pracodawca okazuje szacunek do podwładnego. W przypadku, gdy polecenia są wydawane oschle i w niemiły sposób, zdarza się, że pracownik czuje się atakowany i przymuszany do czegoś.
• Używanie takich słów jak: "dziękuję" oraz "proszę" to podstawa dobrego wychowania. Takie zwroty nie są zbyteczne, to podstawowy aspekt, jeśli chodzi o sprawne zarządzanie zespołem, ich brak podczas zlecania zadań w dłuższej perspektywie może pozbawić szacunku do pracy podwładnego i doprowadzić do jego odejścia z firmy.
• Wydawane polecenia muszą być zrozumiałe i konkretne - za wszelką cenę należy unikać nieporozumień podczas wykonywania zadań.
• Polecenia muszą być uzasadnione. Jeśli zadanie jest nieznane lub nieprecyzyjnie objaśnione, wówczas działanie, w tym przypadku praca może nie być w pełni efektywna. Dzięki uzasadnieniom pracownik dodatkowo może wskazać pewne luki w zadaniu oraz zaproponować jego lepszy sposób rozwiązania.
• Do pracowników warto się zwracać po imieniu. Podwładny z pewnością doceni fakt, że szef zna jego imię oraz poczuje się bardziej związany z firmą.
• Jeśli jest to możliwe, pracodawca powinien dać każdemu pracownikowi szansę samodzielnego organizowania sobie pracy. Dzięki temu jego działania będą bardziej efektywne, a on sam będzie czuł się bardziej odpowiedzialny za wykonaną pracę.

Zarządzanie zespołem to również system oceniania. Po wykonaniu poleceń szef dokonuje oceny pracownika. Może to robić raz w miesiącu lub bezpośrednio po wykonaniu określonego polecenia. Ocena jest ważnym elementem współpracy, zarówno dla przedsiębiorcy, jak i pracownika. Dzięki ocenie pracy, podwładny otrzymuje ważną informację zwrotną o tym, co robi dobrze, a w których kwestiach popełnia błędy. Pracownik czuje potrzebę poprawienia swojej wydajności, jest zmotywowany do bycia idealnym pracownikiem. Druga strona również czerpie korzyści - wpływa na zwiększenie efektywności i zaangażowania danej osoby w firmie. Brak komunikacji oraz rozmów podsumowujących  pracę  może doprowadzić do sytuacji, w której szef podejmie decyzję o zwolnieniu, a pracownik będzie nią zaskoczony. Świadomość popełnianych błędów jest warunkiem koniecznym do poprawy. Dzięki niej pracodawca ma możliwość zaobserwowania zmian i chęci do pracy lub potwierdzenia swoich wątpliwości w stosunku do potencjału danego pracownika.

Brak potencjału nie jest jedynym powodem, który decyduje o zwolnieniu. W zależności od profilu i kultury organizacji firmy są  rożne przyczyny zwolnień pracowników. Podjęcie takiej decyzji z pewnością nie powinno być powodowane stanem emocjonalnym, w którym w danej chwili znajduje się pracodawca. Należy “na zimno” przeanalizować wszystkie argumenty i oprócz wad pracownika przemyśleć również swoje zarządzanie zespołem oraz postępowanie jako szefa wobec danej osoby. Czy jasno i konkretnie były wyjaśniane obowiązki i zadania, czy były stosowane pouczenia, czy pracodawca dał szansę na poprawę? Rachunek sumienia oraz wyciągnięcie nauk z tego typu sytuacji jest jak najbardziej wskazane. W małej działalności przedsiębiorcy przyzwyczajają się do swoich pracowników i trudno jest im podjąć decyzję o rezygnacji z danego pracownika. Jednak szef nie powinien kierować się takimi emocjami jak przyzwyczajenie, ale faktami. Jeżeli dany pracownik przestał być efektywny i nie ma dla niego funkcji w firmie, którą mógłby objąć, dla dobra całego zespołu należy się z nim pożegnać.