W kontaktach pomiędzy przedsiębiorcami często mamy do czynienia z instytucją kaucji pełniącej funkcję zabezpieczającą interesy jednej ze stron stosunku prawnego. Z uwagi na powszechność stosowania tego rodzaju rozwiązania warto pochylić się nad podatkowymi skutkami samej kaucji oraz okolicznościami jej zatrzymania. Czy zatrzymanie kaucji powoduje powstanie przychodu?
Przychód podatkowy a kaucja gwarancyjna
W pierwszej kolejności wskażmy, że zgodnie z art. 14 ust. 1 ustawy o PIT za przychody z pozarolniczej działalności gospodarczej uważa się kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont. U podatników dokonujących sprzedaży towarów i usług opodatkowanych podatkiem od towarów i usług za przychód z tej sprzedaży uważa się przychód pomniejszony o należny podatek od towarów i usług.
W świetle ugruntowanego w praktyce podatkowej stanowiska przychód powinien być rozumiany jako definitywne przysporzenie majątkowe. W konsekwencji chociaż nie jest konieczne, aby nastąpiło faktyczne otrzymanie przychodu, to jednak przychód należny musi mieć charakter definitywny. W sytuacji, w której podatnik jedynie przekazuje aktywa, takie jak np. środki pieniężne, innemu podmiotowi, nie będąc uprawnionym do dysponowania nimi, ich wartość nie może być traktowana jako przychód z pozarolniczej działalności gospodarczej.
O możliwości zaliczenia kaucji do przychodów z działalności gospodarczej decyduje zatem to, czy wartości te zwiększają majątek przedsiębiorcy oraz czy podatnik może tymi środkami dysponować jako własnymi.
W znaczeniu językowym kaucję możemy określić jako sumę pieniężną złożoną jako rękojmię dotrzymania umowy i stanowiącą odszkodowanie w razie niedotrzymania umowy; zastaw, zabezpieczenie, gwarancja. Istotą kaucji jest co do zasady jej zwrotny charakter. W przypadku braku zastrzeżeń co do wykonania umowy albo w ogóle w razie jej wykonania kaucja podlega zwrotowi na rzecz tego podmiotu, który jej udzielił.
Zatem fakt przyjęcia kaucji, a następnie jej zwrot, nie powodują powstania przychodu w rozumieniu art. 14 ust. 1 ustawy o PIT. Kaucja jest neutralna podatkowo, tzn. nie jest ani kosztem, ani przychodem, aż do wystąpienia okoliczności, które uprawniają wierzyciela do zaspokojenia się z kaucji.
To zatem oznacza, że podatnik, otrzymując kaucję, nie ma prawa uznać otrzymanej kwoty jako wpływu o charakterze definitywnym, chyba że wystąpią okoliczności uprawniające do jej zatrzymania. Umowa pomiędzy stronami powinna regulować moment, w którym następuje rozliczenie kaucji.
Powyższe oznacza zatem, że momentem powstania przychodu będzie chwila, gdy kaucja stanie się kwotą należną, tj. z chwilą wystąpienia okoliczności, które uprawniają podatnika do zatrzymania kaucji.
Na marginesie dodajmy, że również po stronie wpłacającego kaucje jej wartość nie będzie stanowić kosztu uzyskania przychodów w pozarolniczej działalności gospodarczej, ponieważ nie jest to definitywnie poniesiony wydatek.
Moment powstania przychodu z tytułu zatrzymania kaucji
Otrzymane w ramach kaucji środki pieniężne nie stanowią zapłaty za wykonane świadczenie, zatem nie są przychodami w rozumieniu ustawy podatkowej. Natomiast w momencie jej zatrzymania pojawia się przysporzenie majątkowe kwalifikowane jako przychód o charakterze definitywnym.
Zgodnie z art. 14 ust. 1i ustawy o PIT w przypadku otrzymania przychodu z działalności gospodarczej, do którego nie stosuje się ust. 1c, 1e i 1h, za datę powstania przychodu uznaje się dzień otrzymania zapłaty. W rezultacie przychód powstaje w dacie zatrzymania kaucji, ponieważ w tym dniu świadczenie zwrotne przekształca się w świadczenie definitywne.
W zakresie podatku dochodowego nie ma większego znaczenia forma opodatkowania prowadzonej działalności gospodarczej. Przychód powstaje na tych samych zasadach zarówno w przypadku opodatkowania na zasadach ogólnych, podatkiem liniowym, jak i ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych.
Zatrzymanie kaucji na gruncie podatku VAT
Dodatkowo warto zastanowić się, jakie skutki podatkowe kaucja wywołuje na gruncie podatku VAT. W tym zakresie wskażmy, że w myśl art. 19a ust. 8 ustawy VAT, jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, wkład budowlany lub mieszkaniowy przed ustanowieniem spółdzielczego prawa do lokalu mieszkalnego lub lokalu o innym przeznaczeniu, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty, z zastrzeżeniem ust. 5 pkt 4.
Dla określenia momentu powstania obowiązku podatkowego, o którym mowa w przytoczonych przepisach, konieczne jest ustalenie, czy miała miejsce dostawa towaru lub świadczenie usług, ustalenie terminu wydania przedmiotu umowy lub świadczenia usług oraz ustalenie terminów otrzymania części zapłaty bądź jej całości.
Zaliczka, zadatek, przedpłata i rata wiążą się z przekazaniem kontrahentowi środków pieniężnych do jego dyspozycji, a więc w sposób ostateczny. Natomiast cechą charakterystyczną kaucji jest to, że może ona zostać wykorzystana tylko w ściśle określonym przypadku, tj. w razie niedopełnienia zobowiązania.
Co do zasady kaucja nie jest zaliczana na poczet ceny i podlega zwrotowi po zrealizowaniu warunków umowy, zatem nie podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług. Kaucji nie można uznać ani za zaliczkę, ani za zadatek, ani tym bardziej za przedpłatę lub ratę.
Zatem pobrana kaucja będąca zabezpieczeniem wykonania umowy, która jest zwracana kontrahentowi po wygaśnięciu umowy, nie jest zapłatą z tytułu dostawy towarów lub świadczenia usług.
Jak wskazał Dyrektor KIS w interpretacji z 26 marca 2020 roku (nr 0114-KDIP1-3.4012.174.2020.1.JG), pobrana kaucja będąca zabezpieczeniem wykonania umowy, w sytuacji kiedy podlega ona zwrotowi klientowi po wykonaniu usługi lub po odbiorze zakupionego towaru, nie jest zapłatą z tytułu dostawy towarów lub świadczenia usług i nie podlega opodatkowaniu podatkiem VAT.
W tym miejscu należy podkreślić, że jeśli przedsiębiorca ostatecznie zatrzymuje kaucję z powodu niewykonania albo nienależytego wywiązania się przez drugą stronę kontraktu z postanowień umowy, to otrzymana z tego tytułu kwota pełni funkcję kary umownej bądź odszkodowania z tytułu poniesionych strat. Ponieważ kary umowne i odszkodowania co do zasady nie podlegają VAT, objęta tym podatkiem nie będzie również potrącona w tym charakterze kaucja gwarancyjna.
Mając zatem powyższe na uwadze, możemy wskazać, że w opisanych warunkach skutki podatkowe powstaną jedynie na gruncie podatku dochodowego i to w momencie faktycznego i definitywnego zatrzymania kaucji. Dopiero w tej dacie powstanie przychód z pozarolniczej działalności gospodarczej.
