Pracodawcy zatrudniający pracowników na podstawie umowy zlecenia, mogą zastanawiać się, czy w przypadku podróży służbowych zleceniobiorcom również przysługują diety i zwrot kosztów z tytułu podróży służbowej. Ponadto można mieć wątpliwości co do obowiązku oskładkowania ewentualnych przychodów.
Należy przede wszystkim zauważyć, iż w przypadku umowy zlecenia nie mają zastosowania przepisy dotyczące podróży służbowych. Uregulowania te bowiem odnoszą się wyłącznie do pracowników - czyli osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych nie odbywają podróży służbowych w rozumieniu przepisów Kodeksu Pracy. Nie przysługują im także, w przeciwieństwie do pracowników, określone ustawowo diety.
Jednak osoby zatrudnione na podstawie umowy zlecenia mogą naturalnie ponosić koszty związane z odbywaniem na polecenie pracodawcy różnego rodzaju podróży do innych miejscowości czy też krajów. Zgodnie z art. 742 KC, dający zlecenie powinien zwrócić przyjmującemu zlecone wydatki, które ten poczynił w celu należytego wykonania zlecenia wraz z odsetkami ustawowymi.
W przypadku umowy zlecenia, zasady określające zwrot kosztów dla pracownika powinny zostać określone w samej umowie. Jeśli umowa nie zawiera odpowiednich regulacji, zwrot powinien nastąpić w wysokości określonej między zleceniodawcą a zleceniobiorcą.
Zwrot kosztów z tytułu podróży służbowej jest dla zleceniobiorcy jednocześnie przychodem z tytułu pracy wykonywanej w ramach umowy zlecenia. Tak więc przychodem pracownika nie będzie jedynie należne, ustalone wynagrodzenie a dodatkowo jeszcze ww. koszty. Zgodnie z przepisami, przychód z umowy zlecenia powinien zostać oskładkowany. Art. 18 ust. 3 ustawy z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych reguluje bowiem, iż podstawę wymiaru składek ZUS dla zleceniobiorcy wynagradzanego w sposób kwotowy stanowi przychód osiągany z tytułu wykonywanej przez niego pracy na podstawie umowy zlecenia.
Niektóre przychody nie podlegają jednak składkom ZUS. Przepisy regulujące tę kwestię zawarte zostały w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Rozporządzenie to nazywane jest rozporządzeniem składkowym. Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 15 tej regulacji, diety oraz inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika nie stanowią podstawy wymiaru składek ubezpieczeniowych - do wysokości określonej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167).
Ponadto, zgodnie z § 5 ust. 2 rozporządzenia składkowego, powyższe przepisy mają zastosowanie także przy ustalaniu podstawy wymiaru składek m.in. osób wykonujących pracę na podstawie umowy zlecenia.
Tak więc, na podstawie przytoczonych przepisów, zwrot kosztów podróży służbowej zleceniobiorcy nie podlega oskładkowaniu. Podstawą wymiaru składek będzie w tym przypadku, uzgodnione wcześniej w umowie, wynagrodzenie zleceniobiorcy.
