Poradnik Przedsiębiorcy

Jak udokumentować zagraniczną rezydencję podatkową?

Wielu rodaków na stałe mieszkających za granicą zastanawia się, jak udokumentować zagraniczną rezydencję podatkową, w związku ze zmianami, jakie od 1 stycznia 2021 roku zaczęły obowiązywać polskich rezydentów w zakresie możliwości stosowania ulgi abolicyjnej. Należy bowiem wskazać, że modyfikacja ulgi abolicyjnej dotyczy wyłącznie polskich rezydentów podatkowych. W związku z tym tak ważne staje się prawidłowe udokumentowanie zagranicznego miejsca zamieszkania.

Zagadnienie rezydencji podatkowej

Zanim jednak przejdziemy do dokładnego omówienia kwestii formalnych związanych ze zgromadzeniem odpowiednich dowodów, trzeba odnieść się do przepisów materialnych stanowiących o samej rezydencji podatkowej. Ta bowiem jest ściśle związana z obowiązkiem podatkowym.

Otóż osoby fizyczne mające miejsce zamieszkania na terenie RP podlegają pod nieograniczony obowiązek podatkowy, co oznacza, że przed polskim fiskusem powinny one rozliczyć zarówno dochody uzyskane w kraju, jak i za granicą.

Natomiast osoby niemające miejsca zamieszkania w RP, czyli nierezydenci, podlegają opodatkowaniu wyłącznie w zakresie dochodów uzyskany na terenie Polski.

Jak podaje art. 3 ust. 1a ustawy PIT, osoba fizyczna ma miejsce zamieszkania na terenie Polski, jeżeli:

  1. posiada w kraju centrum interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodek interesów życiowych) lub

  2. przebywa na terytorium RP dłużej niż 183 dni w roku podatkowym.

Bardzo ważna jest świadomość, że powyższe przesłanki mają charakter rozłączny, co oznacza, że już w przypadku spełnienia choćby jednej z nich osoba fizyczna może być uznana za polskiego rezydenta podatkowego (z uwzględnieniem postanowień właściwych umów międzynarodowych).

Przykładowo podatnik, który pracuje za granicą ponad 183 dni w roku, lecz w Polsce posiada najbliższą rodzinę oraz majątek osobisty, będzie traktowany jako polski rezydent podatkowy, ponieważ jego ośrodek interesów życiowych znajduje się w RP.

Warto także w wyraźny sposób podkreślić, że zagadnienie rezydencji podatkowej nie jest uzależnione od takich okoliczności jak zameldowanie, obywatelstwo czy karta pobytu. Oczywiście są to pewne wskazówki, jednakże jako pojedyncze przesłanki nie mogą mieć charakteru determinującego w kwestii ustalenia miejsca zamieszkania podatnika.

Dokonując analizy okoliczności wskazujących na ośrodek interesów życiowych w danym kraju, nie należy opierać się na wybiórczej interpretacji pojedynczych faktów, lecz trzeba podjąć próbę analizy wszystkich możliwych aktywności podatnika. Dopiero bowiem w kontekście całościowej analizy sytuacji ekonomiczno-osobistej możliwe jest wyciągnięcie właściwych wniosków co do rezydencji podatkowej danej osoby fizycznej.

Analizując kwestię rezydencji podatkowej, należy w pierwszej kolejności kierować się przesłanką ośrodka interesów życiowych danej osoby.

Zagraniczna rezydencja a obowiązek złożenia informacji ZAP-3

Formularz ZAP-3 służy do aktualizacji danych, w tym adresu zamieszkania, w kontaktach z urzędem skarbowym.

W przypadku osób fizycznych należy szczególną uwagę zwrócić na art. 9 ust. 1d ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników, gdzie możemy przeczytać, że w sytuacji gdy zmiany adresu zamieszkania dokonuje podatnik posługujący się numerem PESEL, nieprowadzący działalności gospodarczej lub niebędący zarejestrowanym podatnikiem podatku VAT, za dokonanie aktualizacji uznaje się podanie przez tego podatnika aktualnego adresu miejsca zamieszkania w składanej deklaracji lub innym dokumencie związanym z obowiązkiem podatkowym. Podatnicy mogą również dokonać aktualizacji adresu miejsca zamieszkania według wzoru ZAP-3.

Trzeba przy tym wskazać, że powyższa regulacja nie wyznacza terminu na dokonanie aktualizacji adresu zamieszkania. Inaczej jest w przypadku podmiotów prowadzących działalność gospodarczą oraz zarejestrowanych do VAT, ci mają bowiem obowiązek poinformowania urzędu skarbowego o zmianie w terminie 7 dni.

Przenosząc powyższe rozważania na grunt analizowanego problemu, należy wskazać, że formularz ZAP-3 nie przewiduje możliwości wpisania daty zmiany miejsca zamieszkania. Wydaje się jednak, że nie jest błędem przesłanie takiego formularza również po terminie zmiany miejsca zamieszkania. Potwierdza to choćby ta okoliczność, że norma zawarta w art. 9 ust. 1d ww. ustawy nie określa żadnego terminu na dokonanie aktualizacji.

W konsekwencji niezłożenie dokumentu, jakim jest informacja ZAP-3, nie oznacza, że osoba, która przeprowadziła się z Polski do innego kraju, może mieć przypisaną rezydencję podatkową w RP. Ta bowiem, jak już zostało wykazane, wynika z przesłanek materialnych, a nie formalnych.

Biorąc jednak pod uwagę, że Ordynacja podatkowa przewiduje otwarty katalog środków dowodowych, można uznać, że zgłoszenie ZAP-3 może stanowić jeden z wielu dowodów wskazujących, że ośrodek interesów życiowych danej osoby znajduje się poza terytorium kraju.

Informacja ZAP-3 wskazująca zagraniczny adres zamieszkania podatnika może być dowodem potwierdzającym, że podatnik posiada rezydencję podatkową w innym niż Polska kraju.

Jak udokumentować zagraniczną rezydencję podatkową? Dowody wskazujące na zagraniczną rezydencję podatkową

Przechodząc do meritum problemu, należy wskazać, że polskie przepisy podatkowe nie zawierają regulacji, które w sposób jednoznaczny określałyby tryb postępowania w przypadku ustalania rezydencji podatkowej danej osoby. Nie jest zatem możliwe uzyskanie od fiskusa decyzji podatkowej określającej gdzie znajduje się rezydencja podatkowa danego podatnika. W tym przypadku ciężar dowodowy spoczywa na osobie fizycznej, która wskazując, że jej rezydencja znajduje się w innym niż Polska kraju, musi przedstawić wiarygodne i udokumentowane przesłanki potwierdzające konkretne miejsce zamieszkania.

Należy podkreślić, że w prawie polskim mamy jedynie art. 306l Ordynacji podatkowej, który podaje, że organ podatkowy na wniosek podatnika wydaje zaświadczenie o jego miejscu zamieszkania lub siedzibie dla celów podatkowych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (certyfikat rezydencji).

W rezultacie organ podatkowy w drodze wydania zaświadczenia może jedynie stwierdzić, że dana osoba fizyczna ma rezydencję w Polsce. Nie ma natomiast przewidzianej procedury, w której polski urząd skarbowy może orzec, że dana osoba jest rezydentem podatkowym innego kraju. Dodajmy także, że nie przewidziano w przepisach trybu polegającego na wyrejestrowaniu się podatnika z polskiej rezydencji podatkowej.

W świetle powyższego kluczowe staje się zgromadzenie odpowiednich dowodów potwierdzających w sposób jasny i rzetelny, że miejsce zamieszkania danej osoby znajduje się w innym państwie.

Choć przepisy podatkowe nie wymieniają w tym zakresie żadnego katalogu, to należy pamiętać, że zgodnie z art. 180 §1 Ordynacji podatkowej jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Powyższe oznacza, że dowodami wskazującymi na miejsce zamieszkania i jednocześnie rezydencję podatkową poza RP mogą być m.in. zagraniczny certyfikat rezydencji, zagraniczne zeznania podatkowe, zagraniczne potwierdzenie zameldowania, zagraniczna umowa najmu nieruchomości czy też wspomniany poprzednio dokument ZAP-3 z nowym adresem zamieszkania.

Każdy dokument potwierdzający okoliczność zamieszkiwania w innym niż Polska kraju może być brany pod uwagę jako dowód w przypadku wykazywania, że rezydencja podatkowa danej osoby znajduje się poza granicami RP.
W rezultacie możemy wskazać, że wbrew potocznemu rozumowaniu formularz ZAP-3 nie jest jedynym i decydującym dokumentem wskazującym na zagraniczną rezydencję podatkową. Zagraniczny rezydent może w tym zakresie przedstawić także inne dowody. Kluczowe jest jedynie, aby nie były to dokumenty sprzeczne z prawem.