Większość przedsiębiorców korzysta z programów komputerowych. Niesie to za sobą wiele udogodnień w prowadzeniu działalności. Wchodząc na rynek, firmy z wielu względów decydują się na podstawowe wersje oprogramowania, co jest uwarunkowane ich potrzebami. Jednak z czasem przedsiębiorstwo się rozrasta, a jego zapotrzebowanie na użyteczność software wzrasta. Doskonałym rozwiązaniem może okazać się w takim wypadku dodatkowy moduł programu, który jednocześnie będzie stanowił koszt firmy, ale również wpłynie na efektywność pracy. Problem jednak może stanowić rozliczenie takiego zakupu.
Nowy moduł programu - ulepszenie czy odrębna wartość?
W przypadku zakupu dodatkowego modułu do programu używanego w firmie należy wiedzieć, że nie można dokonać zwiększenia wartości niematerialnej i prawnej zakupionej licencji poprzez jej ulepszenie, jak jest to praktykowane przy środkach trwałych. Nowy moduł programu należy rozliczyć jako nową, odrębną wartość niematerialną i prawną.
Dzieje się tak, ponieważ dochodzi do nabycia nowej licencji, która umożliwia korzystanie z nowego modułu programu. Natomiast nabycie odrębnej licencji co do zasady stanowi nabycie nowej wartości niematerialnej. Ponadto w przepisach nie znajdujemy regulacji prawnej dającej możliwość ulepszenia wartości niematerialnej i prawnej. Zakup nowej licencji można zatem zakwalifikować bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodu lub jako odrębną wartość niematerialną i prawną, którą należy amortyzować w czasie. Sposób rozliczenia zależy jednak od wartości początkowej takiego wydatku.
Wartość początkowa WNiP - dodatkowy moduł programu
Kolejnym krokiem przed rozliczeniem zakupionego komponentu programu jest oszacowanie jego wartości początkowej. W przypadku zakupu dodatkowego modułu programu wartość początkową ustala się, opierając się na cenie nabycia. Przy czym za cenę nabycia należy uznać kwotę należną zbywcy, powiększoną o koszty związane z zakupem naliczone do dnia przekazania wartości niematerialnej i prawnej do używania. Do sumy tej zaliczamy zaliczamy produkt, instalację, testowanie, szkolenie pracowników, czyli - prościej mówiąc - cały proces wdrażania.
Potwierdzeniem powyższego stanowiska jest interpretacja indywidualna wydana 10 marca 2014 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy, sygnatura sprawy ITPB1/415-1245/13/PSZ, w której stwierdza:
“Podstawę naliczania odpisów amortyzacyjnych stanowi wartość początkowa wartości niematerialnych i prawnych, której zasady ustalania zawarte są w art. 22g ustawy. Zgodnie z art. 22g ust. 1 pkt 1 ustawy, za wartość początkową wartości niematerialnych i prawnych, z uwzględnieniem ust. 2–18, uważa się w razie odpłatnego nabycia - cenę ich nabycia. Stosownie do ust. 3 powyższego artykułu za cenę nabycia uważa się kwotę należną zbywcy, powiększoną o koszty związane z zakupem naliczone do dnia przekazania środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej do używania, a w szczególności o koszty transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze, montażu, instalacji i uruchomienia programów oraz systemów komputerowych, opłat notarialnych, skarbowych i innych, odsetek, prowizji, oraz pomniejszoną o podatek od towarów i usług, z wyjątkiem przypadków, gdy zgodnie z odrębnymi przepisami podatek od towarów i usług nie stanowi podatku naliczonego albo podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty należnego podatku o podatek naliczony albo zwrot różnicy podatku w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług. W przypadku importu cena nabycia obejmuje cło i podatek akcyzowy od importu składników majątku.”
Wartość całkowita do 3500 zł a jednorazowa amortyzacja
W sytuacji gdy wartość początkowa zakupionego modułu wraz z uwzględnieniem pozostałych kosztów związanych z jego wdrożeniem do chwili użytkowania nie przekroczyła 3500 złotych, przedsiębiorca ma prawo zaliczyć taki wydatek bezpośrednio do kosztów podatkowych.
Jednak mając na uwadze to, że w ewidencji wyposażenia nie wykazuje się majątku firmy, który używany jest dłużej niż rok, lepszym rozwiązaniem może okazać się dokonanie jednorazowego odpisu amortyzacyjnego na mocy art. 22f ust. 3 u.p.d.p.f. w miesiącu przyjęcia wartości niematerialnej i prawnej do użytku. W ten sposób dodatkowy moduł programu będzie widniał w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, co daje możliwość kontrolowania majątku firmy.
Art. 22f ust. 3 - Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych Odpisów amortyzacyjnych dokonuje się zgodnie z art. 22h-22m, gdy wartość początkowa środka trwałego albo wartości niematerialnej i prawnej w dniu przyjęcia do używania jest wyższa niż 3.500 zł. W przypadku gdy wartość początkowa jest równa lub niższa niż 3.500 zł, podatnicy, z zastrzeżeniem art. 22d ust. 1, mogą dokonywać odpisów amortyzacyjnych zgodnie z art. 22h-22m albo jednorazowo - w miesiącu oddania do używania tego środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej, albo w miesiącu następnym. |
Dodatkowy moduł programu (WNiP) - amortyzacja w czasie
Gdy całkowity wydatek na zakup dodatkowegomodułu programu przekroczył kwotę rzędu 3500 zł, wówczas należy dokonać rozliczenia poprzez amortyzację liniową. Okres amortyzowania dodatkowego modułu programu komputerowego nabytego w postaci licencji nie może być krótszy niż 24 miesiące, co pozwala na przyjęcie maksymalnej, rocznej stawki amortyzacji wartości niematerialnych i prawnych, która wynosi 50%. W tym celu należy dodatkowy moduł programu wykazać w ewidencji najpóźniej w miesiącu przekazania go do użytku. Odpisów amortyzacyjnych dokonuje się zaczynając od miesiąca następującego po miesiącu wprowadzenia. Odpisy amortyzacyjne można ujmować w kosztach co miesiąc, co kwartał lub na koniec roku.
Reasumując, zakup dodatkowego modułu programu komputerowego należy potraktować jako nabycie nowej licencji. Zatem jest to nowa WNiP, którą wykazuje się w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Rozlicza się ją bezpośrednio w kosztach poprzez dokonanie odpisów amortyzacyjnych - jednorazowo lub w czasie, w zależności od wartości początkowej.
