Poradnik Przedsiębiorcy

Dodatkowy moduł programu - rozliczenie

Większość przedsiębiorców korzysta z programów komputerowych. Niesie to za sobą wiele udogodnień w prowadzeniu działalności. Wchodząc na rynek, firmy z wielu względów decydują się na podstawowe wersje oprogramowania, co jest uwarunkowane ich potrzebami. Jednak z czasem przedsiębiorstwo się rozrasta, a jego zapotrzebowanie na użyteczność software wzrasta. Doskonałym rozwiązaniem może okazać się w takim wypadku dodatkowy moduł programu, który jednocześnie będzie stanowił koszt firmy, ale również wpłynie na efektywność pracy. Problem jednak może stanowić rozliczenie takiego zakupu.

Nowy moduł programu - ulepszenie czy odrębna wartość?

W przypadku zakupu dodatkowego modułu do programu używanego w firmie należy wiedzieć, że nie można dokonać zwiększenia wartości niematerialnej i prawnej zakupionej licencji poprzez jej ulepszenie, jak jest to praktykowane przy środkach trwałych. Nowy moduł programu należy rozliczyć jako nową, odrębną wartość niematerialną i prawną.

Dzieje się tak, ponieważ dochodzi do nabycia nowej licencji, która umożliwia korzystanie z nowego modułu programu. Natomiast nabycie odrębnej licencji co do zasady stanowi nabycie nowej wartości niematerialnej. Ponadto w przepisach nie znajdujemy regulacji prawnej dającej możliwość ulepszenia wartości niematerialnej i prawnej. Zakup nowej licencji można zatem zakwalifikować bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodu lub jako odrębną wartość niematerialną i prawną, którą należy amortyzować w czasie. Sposób rozliczenia zależy jednak od wartości początkowej takiego wydatku.

Wartość początkowa WNiP - dodatkowy moduł programu

Kolejnym krokiem przed rozliczeniem zakupionego komponentu programu jest oszacowanie jego wartości początkowej. W przypadku zakupu dodatkowego modułu programu wartość początkową ustala się, opierając się na cenie nabycia. Przy czym za cenę nabycia należy uznać kwotę należną zbywcy, powiększoną o koszty związane z zakupem naliczone do dnia przekazania wartości niematerialnej i prawnej do używania. Do sumy tej zaliczamy zaliczamy produkt, instalację, testowanie, szkolenie pracowników, czyli - prościej mówiąc - cały proces wdrażania.

Potwierdzeniem powyższego stanowiska jest interpretacja indywidualna wydana 10 marca 2014 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy, sygnatura sprawy ITPB1/415-1245/13/PSZ, w której stwierdza:

“Podstawę naliczania odpisów amortyzacyjnych stanowi wartość początkowa wartości niematerialnych i prawnych, której zasady ustalania zawarte są w art. 22g ustawy. Zgodnie z art. 22g ust. 1 pkt 1 ustawy, za wartość początkową wartości niematerialnych i prawnych, z uwzględnieniem ust. 2–18, uważa się w razie odpłatnego nabycia - cenę ich nabycia. Stosownie do ust. 3 powyższego artykułu za cenę nabycia uważa się kwotę należną zbywcy, powiększoną o koszty związane z zakupem naliczone do dnia przekazania środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej do używania, a w szczególności o koszty transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze, montażu, instalacji i uruchomienia programów oraz systemów komputerowych, opłat notarialnych, skarbowych i innych, odsetek, prowizji, oraz pomniejszoną o podatek od towarów i usług, z wyjątkiem przypadków, gdy zgodnie z odrębnymi przepisami podatek od towarów i usług nie stanowi podatku naliczonego albo podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty należnego podatku o podatek naliczony albo zwrot różnicy podatku w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług. W przypadku importu cena nabycia obejmuje cło i podatek akcyzowy od importu składników majątku.”

Wartość całkowita do 3500 zł a jednorazowa amortyzacja

W sytuacji gdy wartość początkowa zakupionego modułu wraz z uwzględnieniem pozostałych kosztów związanych z jego wdrożeniem do chwili użytkowania nie przekroczyła 3500 złotych, przedsiębiorca ma prawo zaliczyć taki wydatek bezpośrednio do kosztów podatkowych.

Jednak mając na uwadze to, że w ewidencji wyposażenia nie wykazuje się majątku firmy, który używany jest dłużej niż rok, lepszym rozwiązaniem może okazać się dokonanie jednorazowego odpisu amortyzacyjnego na mocy art. 22f ust. 3 u.p.d.p.f. w miesiącu przyjęcia wartości niematerialnej i prawnej do użytku. W ten sposób dodatkowy moduł programu będzie widniał w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, co daje możliwość kontrolowania majątku firmy.