Aby relacja pracodawca-pracownik mogła kształtować się w sposób uporządkowany, zaś działania podejmowane przez pracodawcę nie budziły wątpliwości z prawnego punktu widzenia, a także pod względem ich skuteczności, konieczne jest jasne określenie osoby lub osób, które do podejmowania wspomnianych działań w imieniu pracodawcy są umocowane. Jak powinno wyglądać pełnomocnictwo dla kadrowej? Wyjaśniamy w artykule.
Pracodawca i czynności w sprawach z zakresu prawa pracy
Zgodnie z art. 3 Kodeksu pracy pracodawcą jest:
- osoba prawna,
- jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, a także
- osoba fizyczna,
jeżeli zatrudniają one pracowników.
W myśl art. 31 Kodeksu pracy za pracodawcę będącego jednostką organizacyjną (niezależnie od tego, czy posiada on, czy też nie posiada osobowości prawnej) czynności w sprawach z zakresu prawa pracy dokonuje osoba lub organ zarządzający tą jednostką albo inna wyznaczona do tego osoba. Dotyczy to również pracodawcy będącego osobą fizyczną, jeżeli nie dokonuje on osobiście czynności, o których mowa w tym przepisie.
Zgodnie z art. 31 § 1 kp za pracodawcę będącego jednostką organizacyjną czynności w sprawach z zakresu prawa pracy dokonuje osoba lub organ zarządzający tą jednostką albo inna wyznaczona do tego osoba. Po pierwsze, przepis ten nie stanowi o „dokonywaniu czynności z zakresu prawa pracy”, lecz posługuje się określeniem „dokonywanie czynności w sprawach z zakresu prawa pracy”, przez które należy rozumieć dokonywanie wszelkich czynności prawnych z tego zakresu, w tym czynności procesowych [postanowienie Sądu Najwyższego z 22 stycznia 2008 roku, II PZ 62/07].
Czynnościami w sprawach z zakresu prawa pracy są przede wszystkim czynności prawne, czyli takie działania, które wywołują określone skutki prawne, a wśród nich oświadczenia o:
- zawarciu umowy o pracę;
- zmianie umowy o pracę;
- rozwiązaniu umowy o pracę;
- zawarciu umowy o zakazie konkurencji;
- zawarciu umowy w sprawie wspólnej odpowiedzialności pracowników za powierzone im mienie;
- przyznaniu pracownikowi nagrody lub wyróżnienia;
- ukaraniu pracownika.
Do zakresu wspomnianych czynności zaliczamy też oświadczenia wiedzy (informacje) przekazywane pracownikowi oraz czynności kierownicze, w tym m.in.:
- skierowanie na badania lekarskie – wstępne, okresowe i kontrolne;
- informację o warunkach zatrudnienia, przekazywaną w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę;
- okresowe oddelegowanie do wykonywania innej pracy;
- skierowanie na szkolenie w celu podnoszenia kwalifikacji;
- udzielenie urlopu wypoczynkowego;
- udzielanie urlopów związanych z rodzicielstwem;
- zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy w okresie wypowiedzenia;
- wydanie świadectwa pracy.
Jak wyznaczyć osobę do wykonywania czynności za pracodawcę?
Użyte w art. 31 § 1 Kodeksu pracy określenie „wyznaczona do tego osoba” oznacza osobę wyznaczoną przez zarządzającego jednostką organizacyjną będącą pracodawcą albo przez pracodawcę będącego osobą fizyczną. Wyznaczenie osoby dokonującej czynności z zakresu prawa pracy następuje przez złożenie oświadczenia woli przez osobę lub organ kierujący jednostką organizacyjną będącą pracodawcą i wyrażenie zgody przez wyznaczoną osobę.
Forma złożenia tego oświadczenia uzależniona jest od wewnętrznej regulacji w danej jednostce organizacyjnej. W każdym razie oświadczenie powinno być złożone w sposób wyraźny i jeżeli wyznaczenie nie obejmuje wszystkich czynności zarówno w sprawach indywidualnych, jak i zbiorowych, musi określać zakres upoważnienia lub zakres czynności zastrzeżonych wyłącznie do zarządzającego.
Wyznaczenie osoby dokonującej czynności w sprawach z zakresu prawa pracy ma charakter generalny – w odróżnieniu od indywidualnego pełnomocnictwa do realizowania w imieniu mocodawcy określonych czynności prawnych.
Omawiane wyznaczenie może nastąpić w akcie ustrojowym lub porządkowym danej jednostki: statucie, regulaminie pracy itp. Wyznaczenie może obejmować nie tylko wszystkie czynności z zakresu prawa pracy, ale także czynności określonego rodzaju, lub wszystkie czynności z zakresu prawa pracy, których osoba wyznaczona może dokonywać, gdy kierownik jednostki jest nieobecny.
Jak wyżej zasygnalizowano, upoważnienie danej osoby do dokonania określonej czynności z zakresu prawa pracy (np. sporządzenia i podpisania oświadczenia o wypowiedzeniu umowy o pracę) może nastąpić na podstawie pełnomocnictwa udzielonego tej osobie przez właściwy organ pracodawcy, co jest dość powszechną praktyką funkcjonującą zwłaszcza w dużych podmiotach gospodarczych, charakteryzujących się znaczną liczbą struktur organizacyjnych (patrz postanowienie Sądu Najwyższego z 17 czerwca 2021 roku, II PSK 52/21).
Pełnomocnictwo dla kadrowej
W wielu przypadkach osobą wyznaczoną do dokonywania w imieniu pracodawcy czynności w sprawach z zakresu prawa pracy jest pracownik komórki ds. kadr. Najczęściej jednak upoważnienie takiego pracownika obejmuje tylko pewną część takich czynności lub też odnosi się do wykonywania czynności tylko względem pewnych grup pracowników. W poniższych przykładach przedstawiono wyznaczenie-upoważnienie o charakterze generalnym oraz pełnomocnictwo do wykonania konkretnej czynności prawnej.
Przykład 1.
Poznań, dnia ......................
Upoważnienie
– wyznaczenie osoby do dokonywania czynności w sprawach z zakresu prawa pracy
Na podstawie art. 31 § 1 Kodeksu pracy pracodawca – Oddział III Banku Profit S.A. z siedzibą w Krakowie (dalej „Oddział”) – wyznacza Jana Nowaka, Specjalistę ds. kadr i płac w Oddziale, do dokonywania w imieniu pracodawcy następujących czynności w sprawach z zakresu prawa pracy wobec pracowników Oddziału:
- nawiązywanie i rozwiązywanie umów o pracę;
- składanie oświadczeń woli w sprawie zmiany umowy o pracę;
- zawieranie z pracownikami umów szkoleniowych;
- sporządzanie rozkładów czasu pracy;
- kierowanie pracowników na badania lekarskie;
- powierzanie pracownikom mienia pracodawcy z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się;
- wydawanie świadectw pracy.
.............................................
(podpis Dyrektora Oddziału)
Wyrażam zgodę na wyznaczenie mnie do dokonywania czynności wymienionych w upoważnieniu.
...............................................
(podpis osoby upoważnionej)
Przykład 2.
Poznań, dnia ......................
Pełnomocnictwo
Upoważniam Jana Nowaka, Specjalistę ds. kadr i płac w Oddziale III Banku Profit S.A. z siedzibą w Krakowie (dalej „Oddział”), do rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem z Andrzejem Kowalskim, pracownikiem Oddziału.
.............................................
(podpis Dyrektora Oddziału)
Z organizacyjnego punktu widzenia generalne wyznaczenie danej osoby do dokonywania w imieniu pracodawcy czynności w sprawach z zakresu prawa pracy jest rozwiązaniem prostszym niż udzielanie oddzielnych pełnomocnictw do dokonywania konkretnych czynności wobec jednostkowo określonych osób. Jednak za stosowaniem takich pełnomocnictw może przemawiać fakt, że osoby lub organy zarządzające, przez które działa pracodawca, chcą zasadniczo same dokonywać tych czynności, a tylko w drodze wyjątku powierzać je innym wyznaczonym osobom.