Prawidłowe zarządzanie przedsiębiorstwem wymaga posiadania wszechstronnej informacji o występujących w nim procesach gospodarczych i o jego sytuacji majątkowo-finansowej. Szczególne znaczenie dla rozwoju jednostki gospodarczej i kontynuacji jej działalności ma znajomość wysokości i rodzajów osiąganych przychodów i ponoszonych kosztów. Sprawdź, jak powinna być rozliczana działalność usługowa w księgach rachunkowych!
Klasyfikacja przychodów i kosztów
Przychody powstają wtedy, gdy podmiot gospodarczy sprzedaje produkty swojej działalności np. wyroby gotowe, usługi lub towary i uzyskuje za nie określoną wartość w środkach pieniężnych bądź przyrzeczenie otrzymania ich w terminie późniejszym. Przychody i zyski zostały zdefiniowane jako „uprawdopodobnione powstanie w okresie sprawozdawczym korzyści ekonomicznych, o wiarygodnie określonej wartości, w formie zwiększenia wartości aktywów, albo zmniejszenia wartości zobowiązań, które doprowadzą do wzrostu kapitału własnego lub zmniejszenia jego niedoboru w inny sposób niż wniesienie środków przez udziałowców lub właścicieli” (art. 3 ust. 1 pkt 30 ustawy o rachunkowości).
Pod pojęciem kosztów rozumie się wyrażone wartościowo, celowe zużycie aktywów trwałych, wszelkich materiałów, energii, siły roboczej, usług obcych i inne obciążenia związane z działalnością.
Koszty i straty zostały zdefiniowane jako uprawdopodobnione zmniejszenia w okresie sprawozdawczym korzyści ekonomicznych, o wiarygodnie określonej wartości, w formie zmniejszenia wartości aktywów, albo zwiększenia wartości zobowiązań i rezerw, które doprowadzą do zmniejszenia kapitału własnego lub zwiększenia jego niedoboru w inny sposób niż wycofanie środków przez udziałowców lub właścicieli (art. 3 ust. 1 pkt 31 ustawy o rachunkowości).
Podstawowym kryterium klasyfikacji osiąganych przychodów i ponoszonych kosztów przez przedsiębiorstwo jest podział według typów działalności na:
- przychody i koszty podstawowej działalności operacyjnej,
- pozostałe przychody i koszty operacyjne,
- przychody i koszty finansowe.
Ewidencja kosztów działalności w jednostce prowadzącej działalność usługową
Regulacje w zakresie prawa bilansowego (ustawa o rachunkowości, Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej) dopuszczają możliwość wyboru przez przedsiębiorstwo zasad funkcjonowania rachunkowości według własnych koncepcji, pod warunkiem jednak, że będą one zgodne z zasadami rachunkowości określonymi w tych regulacjach. Z jednej strony przedsiębiorstwo obowiązane jest do stosowania zasad i reguł określonych w ustawie o rachunkowości, a z drugiej do tego, aby te zasady i reguły były dostosowane do wielkości i specyfiki działalności danego przedsiębiorstwa. Ustawa o rachunkowości dopuszcza zatem pewne ramy dopuszczalnych rozwiązań, wśród których przedsiębiorstwo dokonuje własnych wyborów. Przedsiębiorstwa prowadzące księgi handlowe dokonują m.in. wyboru ewidencji kosztów działalności podstawowej.
Wyróżniamy 3 podstawowe sposoby ewidencji kosztów działalności operacyjnej w przedsiębiorstwie:
- ewidencja kosztów tylko według rodzajów na kontach zespołu 4 – polega na tym, że wszystkie poniesione koszty proste wynikające z dowodów źródłowych ujmuje się na koncie 40 „Koszty według rodzajów”, rachunek zysków i strat sporządzany jest wówczas w wariancie porównawczym;
- ewidencja kosztów wyłącznie według funkcji na kontach zespołu 5 – polega na tym, że wszystkie koszty księguje się bieżąco z dokumentów źródłowych w ciężar przeznaczonego do tego celu konta 51 „Koszty działalności podstawowej – handlowej”, rachunek zysków i strat sporządzany jest wówczas w wariancie kalkulacyjnym;
- ewidencja kosztów jednocześnie według rodzajów i według funkcji na kontach zespołu 4 i 5 – polega na tym, że koszty proste działalności operacyjnej księguje się bieżąco, na podstawie dokumentów źródłowych na odpowiednich kontach zespołu 4 – według rodzajów i równolegle koszty te przenosi się w ciężar kont zespołu 5 za pomocą konta 49 „Rozliczenie kosztów”, przedsiębiorstwo może wybrać wówczas wariant rachunku zysków i strat, czyli rachunek zysków i strat sporządzany jest wówczas w wariancie porównawczym lub kalkulacyjnym.
Wariant porównawczy i kalkulacyjny rachunku zysków i strat różnią się między sobą metodą prezentacji przychodów i kosztów podstawowej działalności operacyjnej, czyli pierwszą częścią RziS. Kolejne części rachunku zysków i strat obejmujące:
- pozostałe przychody i koszty operacyjne,
- przychody i koszty finansowe,
- podatek dochodowy,
- pozostałe obowiązkowe zmniejszenia zysku lub zwiększenia straty
– w obu wariantach są tożsame.
Wybór sposobu ewidencji kosztów działalności operacyjnej przedsiębiorstwa powinien być dokonany, biorąc pod uwagę rodzaj prowadzonej działalności usługowej, jej wielkość i obowiązki sprawozdawcze. Przedsiębiorstwa o nierozbudowanej strukturze organizacyjnej, niewielkich rozmiarach i prowadzących jednorodną działalność np. świadczących 1 rodzaj usług mogą ograniczyć ewidencję kosztów podstawowej działalności operacyjnej tylko do kont układu rodzajowego, czyli kont zespołu 4, nie ma wówczas potrzeby ewidencjonowania kosztów według funkcji na kontach zespołu 5. Natomiast w przedsiębiorstwach prowadzących różnorodną działalność usługową lub takich, które poza działalnością usługową prowadzą także inną działalność, zalecane jest stosowanie ewidencji kosztów wyłącznie według funkcji na kontach zespołu 5 lub według rodzajów i równolegle według funkcji na kontach zespołu 4 i 5.
Działalność usługowa w księgach rachunkowych rozliczana w układzie rodzajowym
Układ rodzajowy jest 1 z układów kosztów podstawowej działalności operacyjnej. Podział kosztów zasadniczej działalności operacyjnej na koszty według ich rodzajów pozwala na określenie wielkości i struktury zużytych w danym okresie zasobów. Podstawowym zadaniem rodzajowego układu kosztów jest zatem umożliwienie ustalenia, jakie koszty zostały w bieżącym okresie poniesione oraz w jakiej wysokości. Układ rodzajowy kosztów informuje jedynie o ogólnej wielkości poniesionych kosztów w danym okresie, nie określa tym samym miejsca powstawania kosztów ani nie wskazuje produktów, na które koszty zostały poniesione. Prowadząc rozliczenia w układzie rodzajowym, nie ma możliwości dokonania kalkulacji kosztu wytwarzanych usług, chyba że ewidencja w zespole 4 jest prowadzona ze szczegółowością odpowiadającą ewidencji w zespole 5.
Ewidencjonując koszty tylko według rodzajów na kontach zespołu 4, wszystkie poniesione koszty proste wynikające z dowodów źródłowych ujmuje się na koncie 40 „Koszty według rodzajów” następującym zapisem:
- Wn konto 40,
- Ma konta zespołu 0, 1, 2, 3, 8.
Ujmowanie kosztów według rodzajów sprowadza się do zaliczania jednorodnych kosztów prostych, dotyczących podstawowej działalności operacyjnej i poniesionych w bieżącym okresie sprawozdawczym do wyodrębnionych grup kosztów, takich jak:
- amortyzacja,
- zużycie materiałów i energii,
- usługi obce,
- podatki i opłaty,
- wynagrodzenia,
- ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia,
- pozostałe koszty rodzajowe.
W miarę potrzeb przedsiębiorstwa należy dokonywać uszczegółowienia grup kosztów przedstawionych powyżej.
Konto 49 „Rozliczenie kosztów” wykorzystywane jest do rozliczenia kosztów rodzajowych podlegających rozliczeniu w czasie, czyli biernych i czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów oraz wartości niezakończonych usług, ustalonej na koniec okresu sprawozdawczego.
Koszty przyszłych okresów rozliczane w czasie lub rezerwy na koszty należy ewidencjonować na koncie 64-0 „Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów” następującym zapisem:
- Wn konto 64 „Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów”,
- Ma konto 49 „Rozliczenie kosztów”.
Następnie w odpowiednim okresie, którego dane koszty dotyczą, księguje się je następującym zapisem:
- Wn konto 49, „Rozliczenie kosztów”,
- Ma konto 64 „Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów”.
Wartość niezakończonych usług ustaloną na koniec okresu sprawozdawczego księguje się natomiast następującym zapisem:
- Wn konto 60 „Niezakończone usługi”,
- Ma konto 49 „Rozliczenie kosztów”.
Przychód ze sprzedaży usług ewidencjonuje się przy użyciu konta 70 „Sprzedaż usług” następującym zapisem:
- Ma konto 70 „Sprzedaż usług”,
- Wn konto 20 „Rozrachunki z odbiorcami”.
