Poradnik Przedsiębiorcy

Prywatny majątek wykorzystywany do celów działalności gospodarczej

Zakładanie własnej działalności gospodarczej wiąże się z wieloma kosztami. Wchodzący na rynek przedsiębiorca niejednokrotnie nie jest w stanie pokryć ich wszystkich od razu, dlatego zdarza się, że dla celów firmowych wykorzystywany jest prywatny majątek właściciela.

Prywatny majątek do środków trwałych

Należy pamiętać, że podczas wprowadzania do firmy składnika majątku prywatnego nie ma możliwości zaliczenia go do innych wydatków związanych z działalnością gospodarczą. Takie aktywa należy zawsze wprowadzać jako środki trwałe.

Środkiem trwałym określamy taki składnik majątku prywatnego, który stanowi własność lub współwłasność podatnika, jest kompletny i zdatny do użytku w dniu przyjęcia do używania, przewidywany okres użytkowania jest dłuższy niż rok oraz wykorzystywany jest on do celów działalności gospodarczej.

Wycena

Podstawa wyceny wartości początkowej środka trwałego jest uzależniona od sposobu pozyskania składnika. Może być określona na podstawie dokumentu zakupu, jeżeli element majątku został nabyty drogą kupna. W przypadku, gdy właściciel sam wytworzył środek trwały, to jego wartością początkową będzie koszt wytworzenia - wartość (w cenie nabycia) zużytych do wytworzenia rzeczowych składników majątku, wykorzystanych usług obcych, kosztów wynagrodzeń za pracę oraz inne koszty. Nie można natomiast zaliczyć do kosztów wytworzenia wartości własnej pracy podatnika, jego małżonka lub małoletnich dzieci, kosztów ogólnych zarządu, sprzedaży i pozostałych kosztów operacyjnych lub operacji finansowych. Natomiast w przypadku otrzymania składnika majątku jako darowizny lub też spadku, za wartość początkową uznaje się wartość rynkową przedmiotu z dnia nabycia lub też kwotę wynikającą z umowy o nieodpłatnym przekazaniu, jeśli jest niższa niż rynkowa.

W sytuacji, kiedy nabywca nie posiada dokumentu zakupu środka trwałego, należy przeprowadzić wycenę na własną rękę. Wycena taka powinna być dokonana na podstawie cen rynkowych środków trwałych tego samego rodzaju z grudnia roku poprzedzającego rok założenia ewidencji lub sporządzenia wykazu oraz stanu i stopnia zużycia danego składnika majątku. Natomiast w przypadku, gdy podatnik nie jest w stanie określić kosztu wytworzenia, wartość początkową ustala się w wysokości określonej przez biegłego, powołanego przez podatnika, z uwzględnieniem cen rynkowych w grudniu roku poprzedzającego.

Przekazanie składnika majątku prywatnego do środków trwałych prowadzonej działalności gospodarczej wymaga sporządzenia odpowiedniego dokumentu. Dokument taki powinien zawierać dane potwierdzające fakt dokonania takiej operacji oraz określać:

  • datę jej dokonania,
  • rodzaj przekazywanego środka trwałego,
  • dane niezbędne do wprowadzenia środka trwałego do ewidencji oraz prawidłowego ustalenia odpisów amortyzacyjnych.

Amortyzacja

Amortyzacja środków trwałych wprowadzonych do działalności gospodarczej z majątku prywatnego nie różni się od amortyzowania środków trwałych nabytych bezpośrednio na potrzeby firmy. Oznacza to, że istnieje tradycyjny wybór metody amortyzacji - liniowej lub degresywnej. W przypadku, gdy amortyzowany środek trwały był używany bądź ulepszany, można skorzystać z amortyzacji liniowej indywidualnej, której limity określone są w art. 22j - k ustawy o PIT. Jeśli wartość początkowa nie przekraczała 10 000 zł, to można dokonać amortyzacji jednorazowej i od razu zaliczyć cały wydatek na środek trwały do kosztów uzyskania przychodu.

Mały Podatnik oraz przedsiębiorca dopiero rozpoczynający działalność gospodarczą może także skorzystać z pomocy de minimis - dokonać jednorazowej amortyzacji środków trwałych do łącznej kwoty 50 000 EUR. Należy jednak pamiętać, że tylko niektóre środki trwałe podlegają amortyzacji jednorazowej w ramach pomocy de minimis - są to środki trwałe zaliczane w Klasyfikacji Środków Trwałych do grup 3 - 8, z wyłączeniem samochodów osobowych:

  • grupa 3 - kotły i maszyny energetyczne,
  • grupa 4 - maszyny, urządzenia i aparaty ogólnego zastosowania,
  • grupa 5 - specjalistyczne maszyny, urządzenia i aparaty,
  • grupa 6 - urządzenia techniczne,
  • grupa 7 - środki transportu (z wyłączeniem samochodów osobowych),
  • grupa 8 - narzędzia, przyrządy, ruchomości, wyposażenie.

Samochód prywatny używany do celów firmowych

Posiadany przez przedsiębiorcę prywatny samochód osobowy może zostać wykorzystany dla celów działalności gospodarczej. Nie ma przy tym obowiązku wprowadzania go do środków trwałych firmy.

Do kosztów uzyskania przychodu zaliczyć można wydatki poniesione na paliwo oraz wydatki eksploatacyjne pojazdu. Jednakże, aby istniała taka możliwość, przedsiębiorca musi prowadzić ewidencję przebiegu pojazdów. Składa się ona z dwóch części. W pierwszej, dotyczącej limitów, znajdować się powinny:

  • nazwisko, imię i adres osoby korzystającej z samochodu,
  • numer rejestracyjny pojazdu oraz pojemność jego silnika,
  • numer wpisu, data i cel wyjazdu,
  • opis trasy (skąd dokąd),
  • liczba faktycznie przejechanych kilometrów oraz stawkę za 1 km,
  • kwotę wynikającą z przemnożenia liczby kilometrów przez stawkę,
  • podpis oraz dane podatnika.

Limit wydatków, które mogą zostać uznane za koszty, obliczany jest poprzez pomnożenie liczby kilometrów przejechanych pojazdem prywatnym przez odpowiednią stawkę: dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,5214 zł, dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 0,8558 zł. W ten sposób uzyskuje się górną granicę wydatków, które przedsiębiorca może ponieść w danym miesiącu z tytułu użytkowania pojazdu prywatnego na potrzeby firmy. Limity ustalane są na podstawie §2 Rozporządzenia Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Druga część ewidencji dotyczy poniesionych wydatków i powinna zawierać:

  • datę faktury/rachunku i dane wystawcy
  • określenie rodzaju wydatku
  • kwotę wydatku (w przypadku nabycia paliwa do auta w użytku mieszanym, do limitu trafia kwota netto oraz nieodliczone 50% kwoty VAT ).

Do wydatków, które mogą zostać ujęte w ewidencji, należą przede wszystkim opłaty za paliwo, ale także wydatki na płyny, opony, naprawy, ubezpieczenia czy opłaty parkingowe. Podczas obliczania kosztów uzyskania przychodu porównuje się kwoty limitu oraz wydatków i księguje zawsze tą niższą. W przypadku, gdy wydatki nie przekraczają limitu, to jego nadwyżka zostanie przeniesiona na miesiąc następny i odwrotnie - nadwyżka wydatków zostanie zaksięgowana w koszty w miesiącu następnym. Limity obowiązują w ramach danego roku podatkowego, nie przechodzą one na kolejny rok. 

Ewidencja przebiegu pojazdów nie jest dokumentem księgowym, a jedynie narzędziem służącym do udokumentowania używania samochodu prywatnego. Wydatki muszą być więc zaksięgowane za pomocą odpowiednich dowodów księgowych. Aktualnie, aby dokument księgowy potwierdzał zakup paliwa bądź inne wydatki eksploatacyjne, nie musi zawierać numeru rejestracyjnego odpowiedniego pojazdu (od 1 stycznia 2013 roku został zniesiony taki obowiązek).

Przedsiębiorca ma także prawo do wykorzystywania w swojej działalności samochodu ciężarowego, a nie wprowadzonego do ewidencji środków trwałych. W tym przypadku w ustawach nie figurują żadne ograniczenia, dotyczące zaliczania kosztów eksploatacyjnych takiego pojazdu w koszty uzyskania przychodu. Właściciel nie ma więc obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Istotne jest jedynie, aby poniesione na eksploatację wydatki udokumentować jako poniesione w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Lokale

Przedsiębiorca w działalności gospodarczej ma prawo wykorzystywać prywatny lokal bądź jego część dla celów firmowych, bez konieczności zakwalifikowania go do środków trwałych. Istnieje wtedy możliwość zaliczenia poniesionych wydatków do kosztów uzyskania przychodu ze względu na fakt posiadania w prywatnym lokalu siedziby firmy lub też wykonywania działalności.

Do kosztów działalności można zaliczyć wydatki związane ze zwykłą eksploatacją nieruchomości (opłaty za wodę, światło, opał) oraz wydatki niezbędne do utrzymania nieruchomości w stanie niepogorszonym i zdatnym do użytkowania zgodnie z przeznaczeniem (drobne remonty, naprawy). Jeżeli jednak przedsiębiorca prowadzi swoją działalność w lokalu prywatnym, który jest jednocześnie jego miejscem zamieszkania, należy pamiętać o rozdzieleniu wydatków ponoszonych z tytułu prowadzenia firmy oraz wydatków o charakterze czysto osobistym. Taki podział powinien zostać dokonany w sposób proporcjonalny (powierzchnia wykorzystywana do celów firmowych a powierzchnia całkowita lokalu). Opłaty za abonament telefoniczny można ująć w kosztach wyłącznie w przypadku gdy umowa została podpisana na firmę. Opłata za same rozmowy powinna zostać podzielona zgodnie z bilingiem. W przypadku Internetu poniesiony wydatek można zaliczyć do kosztów w przypadku gdy umowa jest podpisana na firmę.

Wydatki, które zostaną uznane za firmowe, a na które przedsiębiorca nie posiada faktury wystawionej na dane firmowe powinny zostać udokumentowane za pomocą dowodów wewnętrznych sporządzonych na podstawie dokumentów pierwotnych.

Amortyzacja lokali

Zgodnie z art. 22c pkt 2 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych w przypadku lokali prywatnych używanych do celów prowadzenia działalności gospodarczej w gestii właściciela leży decyzja o amortyzowaniu takiego lokalu.

W momencie, kiedy przedsiębiorca podejmie decyzję o amortyzacji swojego lokalu, należy ustalić jego wartość początkową. Można to zrobić w oparciu o cenę nabycia w przypadku zakupu lub o całkowity koszt wytworzenia. Należy jednak pamiętać, że aby ustalić wartość początkową w taki sposób, niezbędna jest odpowiednia dokumentacja. W przypadku jej braku przy wycenie bierze się pod uwagę cenę rynkową z uwzględnieniem cen podobnych budynków/lokali z grudnia roku poprzedniego oraz stopień zużycia nieruchomości.

Jeżeli na cele działalności gospodarczej przeznaczona jest jedynie część budynku lub lokalu, istnieje możliwość zastosowania wyceny uproszczonej. Wtedy za podstawę do amortyzacji uznaje się wartość, wynikającą z pomnożenia metrów kwadratowych używanej powierzchni lokalu przez stawkę za 1 m2 powierzchni.

Stawka amortyzacji dla budynków/lokali mieszkalnych wynosi 1,5%, a dla budynków niemieszkalnych 2,5%. Jeżeli nieruchomość jest używana bądź ulepszona, możliwe jest także ustalenie indywidualnej stawki amortyzacji, jednakże ograniczeniem w tym przypadku jest okres amortyzacji nie krótszy niż 10 lat.

Prywatny majątek - wycofanie z firmy

W momencie zakładania działalności gospodarczej majątek przedsiębiorcy zostaje rozdzielony na dwie grupy - prywatny oraz firmowy. Powyżej zostały opisane możliwości zaliczenia majątku prywatnego do firmowego. Istnieje także możliwość odwrotna - przeniesienie składnika z majątku firmowego do prywatnego.

W celu wycofania środka trwałego z działalności gospodarczej należy wykreślić go z ewidencji środków trwałych, podając datę oraz przyczynę wycofania. Tego typu operacja nie generuje żadnego przychodu. Problem może natomiast pojawić się w przypadku, gdy środek trwały nie został do końca zamortyzowany. Wtedy też, po wykreśleniu go z ewidencji, należy zaprzestać odliczania odpisów amortyzacyjnych (ostatni powinien zostać zaksięgowany w miesiącu wycofania). Nieumorzona część środka trwałego nie może już zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodu.

Wycofany środek trwały może zostać sprzedany. W tej kwestii bardzo istotna jest data sprzedaży. Jeżeli bowiem od momentu wycofania upłynęło 6 lat, sprzedaż takiego składnika majątku nie będzie stanowiła przychodu i nie zostanie opodatkowana. W przypadku, gdy okres między datą wycofania a sprzedaży jest krótszy od 6 lat, uzyskana suma zostaje uznana za przychód z działalności gospodarczej i podlega opodatkowaniu. W tym wypadku wyjątek stanowi wycofanie z majątku firmowego lokali mieszkalnych.

Podczas sprzedaży majątku firmowego również zwrócić uwagę na jej czas. Jeżeli bowiem w przypadku środka trwałego (innego niż nieruchomość lub prawo majątkowe) zbycie nastąpiło przed upływem 6 miesięcy od końca miesiąca, w którym składnik majątku został nabyty, to przychód z takiej sprzedaży zostanie opodatkowany. Jeśli chodzi o nieruchomość lub prawa majątkowe, to okresem, w którym sprzedaż będzie podlegała opodatkowaniu, jest 5 lat od końca roku, w którym nastąpiło nabycie bądź wybudowanie.

Likwidacja działalności gospodarczej - remanent

Przedsiębiorca likwidujący działalność gospodarczą jest zobowiązany do sporządzenia na dzień likwidacji:

  • wykazu składników majątku - dla celów podatku dochodowego od osób fizycznych
  • spisu z natury - dal celów prowadzenia KPiR lub ryczałtu ewidencjonowanego oraz podatku VAT.

Podatnik ma możliwość przeniesienia swojego majątku firmowego do prywatnego majątku. Opodatkowanie składników majątku wymienionych w wykazie nastąpi dopiero w momencie ich zbycia. Tutaj również będzie obowiązywała zasada 6 - letniego okresu pomiędzy datą likwidacji a zbycia - po upływie tego czasu suma uzyskana ze sprzedaży nie zostanie już uznana za przychód podlegający opodatkowaniu. Należy jednak pamiętać, że w przypadku likwidacji działalności przychód ze zbycia środka trwałego może zostać pomniejszony o nieumorzoną dotychczas część.

Przedsiębiorca, który jest podatnikiem VAT, musi także wziąć pod uwagę fakt, że bez względu na czas użytkowania majątku trwałego, od którego przy zakupie został odliczony podatek VAT, jego sprzedaż należy opodatkować VAT.

Jeśli majątek firmowy jest zbyt zużyty lub zniszczony i nie nadaje się do dalszego użytkowania, może zostać poddany likwidacji. W związku z tym nie zostanie opodatkowany podatkiem VAT. W przypadku większości składników majątku wystarczy w takim przypadku sporządzić protokół likwidacji. Jeśli natomiast likwidacja dotyczy np. sprzętu elektronicznego, należy zaopatrzyć się w dokument udowadniający przekazanie takiego elementu odpowiednim instytucjom do utylizacji.