Poradnik Przedsiębiorcy

Eksport usług biurowych dla kontrahenta z UE i spoza niej

Od roku 1989 w Polsce następuje ciągły  rozwój różnego rodzaju usług. Przedsiębiorcy szukają nowych rynków zbytu, wychodzą poza miasto, w którym prowadzą działalność, konkurują w innych województwach. Niektóre firmy rozszerzają obszar świadczenia usług poza kraj i szukają klientów poza terytorium RP. W przypadku, gdy ma miejsce np. eksport usług biurowych, pojawia się pytanie – jak prawidłowo ustalić i rozliczyć podatek VAT?

Kto jest identyfikowany jako podatnik zobowiązany do rozliczenia podatku VAT?

W przypadku świadczenia usług poza terytorium Polski ustawodawca wprowadza specjalną definicję podatnika:

  1. podatnikiem jest podmiot samodzielnie prowadzący działalność gospodarczą, przez którą rozumie się działalność obejmującą wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych,

  2. podatnikiem jest podmiot samodzielnie prowadzący działalność gospodarczą odpowiadającą opisanej powyżej, bez względu na jej cel czy rezultat z wyłączeniem organów władzy publicznej oraz urzędów obsługujących te organy w zakresie realizowanych zadań nałożonych odrębnymi przepisami prawa, dla realizacji których zostały one powołane, z wyłączeniem czynności wykonywanych na podstawie zawartych umów cywilnoprawnych,

  3. podatnikiem są także osoby prawne zidentyfikowane do celów podatku od wartości dodanej,

  4. podatnikiem jest również osoba prowadząca działalność dokonująca transakcje nieuznawane za podlegające opodatkowaniu, w odniesieniu do wszystkich usług świadczonych na jego rzecz.

Podatnikami zobligowanymi do rozliczenia podatku VAT będą wymienieni wyżej podatnicy oprócz osób prywatnych – osób nieprowadzących żadnej działalności gospodarczej oraz organów władzy publicznej.

Kiedy powstanie obowiązek podatkowy?

Obowiązek podatkowy w przypadku świadczenia usług poza terytorium kraju powstaje z dniem zakończenia tej usługi lub częściowo zakończonej usługi w przypadku przyjmowanych częściowo usług dla których określono zapłatę.

Dotyczy to kontrahentów zarówno z Unii Europejskiej, jak i spoza Unii.

Zaliczka a obowiązek podatkowy

W przypadku otrzymania przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi całości lub części zapłaty, w szczególności przedpłaty, zaliczki, zadatku, raty, wkładu budowlanego lub mieszkaniowego przed ustanowieniem spółdzielczego prawa do lokalu mieszkalnego lub lokalu o innym przeznaczeniu, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty.

Usługi biurowe a obowiązek podatkowy

Dla usług biurowych, czyli usług świadczonych (na rzecz kontrahenta z poza kraju) w sposób cykliczny lub ciągły, dla których w związku z ich wykonywaniem ustalane są następujące po sobie terminy płatności lub rozliczeń, obowiązek podatkowy powstanie w momencie upływu każdego okresu, do którego odnoszą się te płatności lub rozliczenia, aż do momentu zakończenia świadczenia tej usługi.

Natomiast świadczenie stałej obsługi biurowej jest wyjątkiem od powyższej reguły, w którym obowiązek podatkowy powstanie z dniem wystawienia faktury.

Eksport usług biurowych a miejsce świadczenia lub opodatkowania w przypadku świadczenia dla podatnika

Zgodnie z art. 28b ustawy o VAT miejscem świadczenia usług na terenie Wspólnoty lub poza nią będzie:

  1. w przypadku świadczenia usług na rzecz podatnika - miejsce, w którym podatnik-nabywca usługi posiada swoją siedzibę,

  2. w przypadku, gdy usługi są świadczone dla stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej podatnika, które znajduje się w innym miejscu niż jego siedziba - stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej,

  3.  w przypadku, gdy usługobiorca nie posiada siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej - miejsce, w którym posiada on stałe miejsce zamieszkania lub zwykłe miejsce pobytu.

Wobec powyższego zobligowanym do rozliczenia podatku VAT, gdy ma miejsce eksport usług biurowych, będzie odbiorca usług, jeżeli posiada status podatnika.

Warto zaznaczyć, iż w tej sytuacji nie ma znaczenia, czy te usługi wykonywane są w Polsce. Istotne jest, że są wykonywane na rzecz podatnika-odbiorcy spoza Polski, który swoją siedzibę, stałe miejsce prowadzenia działalności albo miejsce zamieszkania ma w Unii Europejskiej.

Zasady te odnoszą się także do świadczenia usługi dla kontrahenta spoza Unii Europejskiej pod warunkiem, iż jest podatnikiem.

Eksport usług biurowych a miejsce opodatkowania w przypadku świadczenia dla osoby prywatnej

Jeżeli natomiast odbiorcą usług biurowych będzie osoba nieprowadząca żadnej działalności gospodarczej i będąca kontrahentem z Unii Europejskiej, miejscem świadczenia, a zarazem opodatkowania, będzie miejsce:

  1. w którym usługodawca posiada siedzibę działalności gospodarczej,

  2. stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, jeśli usługi są świadczone ze stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej usługodawcy znajdującego się w innym miejscu niż jego siedziba działalności gospodarczej,  

  3. miejsce, w którym posiada on stałe miejsce zamieszkania lub zwykłe miejsce pobytu, gdy usługodawca nie posiada siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, o którym mowa w ust. 2.

Inaczej pod względem opodatkowania będzie wyglądać eksport usług biurowych dla kontrahenta będącego osobą prywatną i pochodzącego z poza Wspólnoty Europejskiej. Taka transakcja nie podlega opodatkowaniu w Polsce a wykazywana jest ze stawką np. – (nie podlega).

Odwrotne obciążenie a eksport usług biurowych

W sytuacji, gdy usługi biurowe są świadczone dla kontrahenta będącego podatnikiem, a stroną świadczącą jest również podatnik będący jednocześnie zarejestrowanym na potrzeby dokonywania transakcji unijnych (VAT-UE), przedsiębiorca świadczący usługi winien ująć na fakturze adnotację “odwrotne obciążenie" zgodnie z art. 106e ust 1 pkt 18 ustawy o podatku od towarów i usług”. Powyższe sformułowanie ma na celu poinformowanie odbiorcy usług (faktury) o konieczności rozliczenia przez niego podatku VAT w jego kraju.

W przypadku świadczenia usług na rzecz kontrahentów będących podatnikami spoza Unii Europejskiej adnotacja odwrotne obciążenie nie jest wymagana.

Eksport usług biurowych a informacja podsumowująca VAT-UE

Zgodnie z art. 100 ust. 1 pkt 4 ustawy przedsiębiorca zarejestrowany jako podatnik VAT UE jest obowiązany składać w urzędzie skarbowym zbiorcze informacje o dokonanych usługach, do których stosuje się art. 28b, czyli usługach wykonanych na rzecz:

  • podatników podatku od wartości dodanej, 

  • osób prawnych niebędących takimi podatnikami, zidentyfikowanych na potrzeby podatku od wartości dodanej w zakresie świadczonych na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju,

innych niż zwolnionych od podatku od wartości dodanej lub opodatkowanych stawką 0%, dla których zobowiązanym do zapłaty podatku od wartości dodanej jest usługobiorca.

Powyższe oznacza, iż przedsiębiorcy niezależnie od tego, czy są czynnymi podatnikami VAT czy nie, jeżeli są zarejestrowani na rzecz transakcji wspólnotowych (VAT-UE), świadcząc usługi dla kontrahentów z Unii Europejskiej, muszą składać deklarację VAT-UE miesięcznie bądź kwartalnie. W pozycji E wykazują wszystkie usługi świadczone na rzecz podatników europejskich, dla których podatnikiem jest nabywca, w tym eksport usług biurowych.

Usługi świadczone na rzecz podatników spoza Wspólnoty Europejskiej nie wykazuje się w deklaracji VAT-UE.

Powyższe potwierdza interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 7 lipca 2015 r., sygn. IPTPP2/4512-175/15-8/JSz