W standardowych okolicznościach wyliczenie należności za niewykorzystany urlop nie stanowi większego problemu dla działu kadr. Wyzwaniem bywa jednak ekwiwalent urlopowy przy krótkim zatrudnieniu, zwłaszcza gdy praca świadczona jest na przełomie miesięcy. Analizujemy zasady wyliczania świadczenia oraz aktualne stanowiska PIP i resortu pracy w tym zakresie.
Prawo do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy
Uprawnienia pracownicze w zakresie ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy uregulowano w Ustawie z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks pracy, zwanej dalej „kp”.
W przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny.
Należy jednocześnie podkreślić, że przepisy kp przewidują brak obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop, jeżeli strony umowy postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z wymienionym pracodawcą.
Jeżeli pracodawca na podstawie odrębnych przepisów jest obowiązany objąć pracownika ubezpieczeniem gwarantującym mu otrzymanie świadczenia pieniężnego za czas urlopu, pracownikowi nie przysługuje ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Jednak w przypadku gdy świadczenie pieniężne za czas urlopu jest niższe od ekwiwalentu pieniężnego za urlop ustalonego na podstawie przepisów kp – pracodawca jest obowiązany wypłacić pracownikowi kwotę stanowiącą różnicę między tymi należnościami.
Art. 85 kp stanowi m.in., że:
- wypłaty wynagrodzenia za pracę dokonuje się co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie;
- wynagrodzenie za pracę płatne raz w miesiącu wypłaca się z dołu, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, nie później jednak niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego;
- jeżeli ustalony dzień wypłaty wynagrodzenia za pracę jest dniem wolnym od pracy, wynagrodzenie wypłaca się w dniu poprzedzającym.
Przepisu art. 171 § 4 kp nie stosuje się jednak, jeżeli termin wypłaty wynagrodzenia ustalony zgodnie z art. 85 kp przypada przed dniem rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. W takim przypadku wypłaty ekwiwalentu pieniężnego dokonuje się w terminie 10 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. W przypadku gdy ustalony w ten sposób termin wypłaty ekwiwalentu jest dniem wolnym od pracy, ekwiwalent wypłaca się w dniu poprzedzającym ten dzień.
Szczegółowe zasady ustalania ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy
Postępowanie w zakresie ustalania ekwiwalentu urlopowego zostało określone w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 roku w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop, dalej jako „rozporządzenie”.
Ustalając wysokość ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, stosuje się reguły obowiązujące przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego ze zmianami określonymi w § 15–19 rozporządzenia.
Oznacza to, że składniki wynagrodzenia:
- wyrażone w stawce miesięcznej w stałej wysokości – uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu urlopowego w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do tego ekwiwalentu;
- przysługujące za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, z wyjątkiem składników określonych w stawce miesięcznej w stałej wysokości, wypłacone pracownikowi w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu urlopowego – uwzględnia się przy ustalaniu tego ekwiwalentu w średniej wysokości z tego okresu.
Jeżeli jednak pracownik nie przepracował pełnych 3 miesięcy poprzedzających bezpośrednio miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu urlopowego, wynagrodzenie faktycznie wypłacone mu w tym okresie należy podzielić przez:
- liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie, a następnie
- otrzymany wynik pomnożyć przez dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.
W przypadku gdy przez cały okres przyjęty do obliczania ekwiwalentu urlopowego pracownik nie miał prawa do wynagrodzenia, przy ustalaniu wysokości tego ekwiwalentu uwzględnia się najbliższe miesiące, za które pracownikowi przysługiwało wynagrodzenie.
Składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu urlopowego – uwzględnia się przy ustalaniu tego ekwiwalentu w średniej wysokości z okresu 12 miesięcy. Jeżeli jednak pracownikowi w okresie 12 miesięcy nie przysługiwało wynagrodzenie (przez pełny miesiąc kalendarzowy lub pełne miesiące kalendarzowe), do obliczenia ekwiwalentu urlopowego przyjmuje się najbliższe miesiące, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie.
W celu ustalenia kwoty ekwiwalentu urlopowego należy dokonać następujących obliczeń:
- ustalić ekwiwalent za 1 dzień urlopu – czyli podzielić sumę miesięcznych wynagrodzeń ustalonych na podstawie § 15–17 rozporządzenia przez współczynnik urlopowy na dany rok kalendarzowy;
- obliczyć ekwiwalent za 1 godzinę urlopu – czyli podzielić ekwiwalent za 1 dzień urlopu przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej pracownika.
Ostateczną wysokość ekwiwalentu urlopowego uzyskuje się, mnożąc ekwiwalent za 1 godzinę urlopu przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego.
Ekwiwalent urlopowy przy krótkim zatrudnieniu na przełomie miesięcy
Pozostaje kwestia sposobu ustalenia ekwiwalentu urlopowego przy krótkim okresie zatrudnienia, w przypadku gdy rozwiązanie umowy o pracę nastąpiło w trakcie miesiąca kalendarzowego.
Przykład 1.
Pracownik pozostawał w krótkim zatrudnieniu od czerwca do 18 września 2026 roku. W firmie wypłata wynagrodzenia (obejmującego zmienne składniki płacowe) następuje do 10. dnia miesiąca przypadającego po miesiącu, za który przysługuje wynagrodzenie. Jak prawidłowo postąpić, w przypadku gdy pracownik nie wykorzystał urlopu wypoczynkowego do dnia ustania stosunku pracy i należy wypłacić ekwiwalent urlopowy?
Zgodnie z § 16 ust. 1 rozporządzenia składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc (z wyjątkiem składników określonych w stawce miesięcznej w stałej wysokości) wypłacone pracownikowi w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu urlopowego – uwzględnia się przy ustalaniu tego ekwiwalentu w średniej wysokości z tego okresu.
Czy jednak ta zasada będzie miała zastosowanie do pracownika z przykładowej sytuacji?
Zatrudniony otrzymał wynagrodzenie (ze zmiennych składników) w terminie:
- 10 lipca – za czerwiec,
- 10 sierpnia – za lipiec,
- 10 września – za sierpień,
- 18 września – za wrzesień (w dniu rozwiązania umowy o pracę).
Wynagrodzenie wypłacone 10 września nie może być uwzględnione przy ustalaniu ekwiwalentu urlopowego, ponieważ § 16 ust. 1 rozporządzenia przewiduje – dla celów obliczeniowych – przyjęcie składników wynagrodzenia za okres 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu urlopowego.
Problem w tym, że płatność 10 września przypada nie w miesiącu poprzedzającym nabycie prawa do ekwiwalentu urlopowego, a w miesiącu uzyskania prawa do tej należności.
Wspomniany § 16, tym razem w ust. 3, odsyła w tej kwestii do innego przepisu rozporządzenia, czyli do § 11 ust. 2.
Przykład 2.
Przyjmując stan faktyczny opisany w pierwszej przykładowej sytuacji, przy ustalaniu podstawy ekwiwalentu urlopowego przysługującego pracownikowi należy uwzględnić wynagrodzenie za czerwiec i lipiec – wypłacone odpowiednio: 10 lipca i 10 sierpnia. Wypłata za sierpień (10 września) nastąpiła już w miesiącu nabycia przez pracownika prawa do ekwiwalentu, nie zaś w miesiącu poprzedzającym uzyskanie uprawnień w tym zakresie.
Trzeba podkreślić, że powyższy tok postępowania został potwierdzony przez Państwową Inspekcję Pracy (PIP).
Warto jednocześnie dodać, że resort pracy wyraził pogląd, zgodnie z którym jeśli zmiennego składnika wynagrodzenia należnego za okres nie dłuższy niż 1 miesiąc nie wypłacono przed miesiącem nabycia prawa do ekwiwalentu urlopowego – zamiast tego wypłata doszła do skutku w terminie późniejszym (np. w dniu rozwiązania stosunku pracy) – to wskazany składnik podlega uwzględnieniu w podstawie ekwiwalentu urlopowego.
W szerszym kontekście dopuszczalności stosowania do pracownika korzystniejszych norm prawa pracy stanowisko ministerstwa może być brane pod uwagę jako jeden z wariantów postępowania w omawianym zakresie.
Podsumowując, decyzja w przedmiocie wyboru sposobu ustalania ekwiwalentu urlopowego w przedstawionych okolicznościach należy ostatecznie do podmiotu zatrudniającego.
Ekwiwalent urlopowy przy krótkim zatrudnieniu. Podsumowanie
W razie niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny. Sposób ustalania ekwiwalentu przy krótkim okresie zatrudnienia, gdy rozwiązanie umowy o pracę nastąpiło w trakcie miesiąca kalendarzowego, jest określony w rozporządzeniu urlopowym. W tym zakresie stosuje się literalną wykładnię wspomnianych przepisów. Własne stanowisko w tej sprawie przedstawiło również ministerstwo pracy.
