Poradnik Przedsiębiorcy

Ewidencja wyposażenia - zasady prowadzenia

Ewidencja wyposażenia jest była obowiązkowym elementem prowadzonej działalności w sytuacji gdy przedsiębiorcy w swoim majątku posiadają składniki, które nie są środkami trwałymi. W artykule wyjaśniamy, jaki majątek należało ująć w ewidencji wyposażenia oraz, którzy podatnicy mieli obowiązek ewidencjonowanie majątku w tej ewidencji.

Kiedy trzeba prowadzić ewidencję wyposażenia?

Obowiązek prowadzenia ewidencji wyposażenia określały przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zgodnie z treścią par. 4 niniejszego rozporządzenia osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, obowiązane do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów mają obowiązek prowadzenia ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych - zgodnie z art. 22n ust. 2-6 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych - oraz ewidencji wyposażenia.

Obowiązek ten dotyczył zarówno podmiotów gospodarczych rozliczających się na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów (do końca 2019 roku), jak i ryczałtowców (do końca 2018 roku).

Zgodnie bowiem z art. 15 ustawy o podatku ryczałtowym, podatnicy oraz spółki, których wspólnicy są opodatkowani w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, są obowiązani prowadzić wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, a także byli do prowadzenia ewidencji wyposażenia.

Od stycznia 2019 roku zniesiono obowiązek prowadzenia ewidencji wyposażenia przez podatników ryczałtu, a od stycznia 2020 roku dla prowadzących KPiR

Obowiązek prowadzenia ewidencji wyposażenia nie dotyczy podatników opodatkowanych w formie karty podatkowej oraz osób osiągających przychody z najmu prywatnego.

Co należy ująć w ewidencji wyposażenia?

Wyposażenie to rzeczowe składniki majątku, związane z wykonywaną działalnością, niezaliczone zgodnie z przepisami o podatku dochodowym do środków trwałych. Oznacza to, że składnikiem wyposażenia który musiał zostać wprowadzony do ewidencji wyposażenia jest majątek który spełnia łącznie dwa warunki:

  • przewidywany okres używania jest krótszy niż jeden rok,
  • wartość jego nabycia lub wytworzenia przekracza 1500 zł.

Ewidencja wyposażenia obejmowała składniki majątku wykorzystywane w działalności przez okres krótszy niż 1 rok, których wartość nabycia lub wytworzenia przewyższa 1500 zł (czyli co najmniej 1500,01 zł). Nie znaczy to jednak, że składniki majątku o niższej wartości nie są wyposażeniem, ale że po prostu nie musiały być ujmowane w ewidencji. Zatem ewidencja wyposażenia zawierała składniki majątku o wartości wyższej niż 1500 zł.

Przykład 1.

Podatnik zakupił maszynę na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej. Wartość nabycia tej maszyny wyniosła 6000 zł. Zakupił ją jednak tylko na potrzeby wykonania konkretnego zlecenia dla klienta i będzie jej używał tylko przez 6 miesięcy.

Ze względu na wartość nabycia powyżej 1500 zł i okresie użytkowania do jednego roku zakupiony składnik majątku należy ująć w ewidencji wyposażenia.

Jakie elementy zawiera ewidencja wyposażenia?

Przepisy nie określały wzoru ewidencji wyposażenia, wskazywały jednak na jej niezbędne elementy.

Ewidencja wyposażenia prowadzona powinna zawierać co najmniej:

  • numer kolejny wpisu,
  • datę nabycia,
  • numer faktury lub rachunku,
  • nazwę wyposażenia,
  • cenę zakupu wyposażenia lub koszt wytworzenia,
  • numer pozycji, pod którą wpisano w księdze koszt związany z nabyciem wyposażenia (dotyczy wyłącznie podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów),
  • datę likwidacji (w tym również datę sprzedaży lub darowizny) oraz przyczynę likwidacji wyposażenia.

Podatnicy, którzy w ciągu roku podatkowego utracili lub zrzekli się prawa do zryczałtowanego opodatkowania podatkiem dochodowym w formie karty podatkowej albo u których ewidencja wyposażenia zakładana jest po raz pierwszy, dokonywali wyceny wyposażenia według cen zakupu lub według wartości rynkowej z dnia założenia ewidencji.

Podatnik był zobowiązany dokonywać zapisów w ewidencji wyposażenia najpóźniej w miesiącu przekazania wyposażenia do używania.

Przykład 2.

Podatnik 31 maja 2018 r. zakupił komputer o wartości 1700 zł i przewidywanym okresie użytkowania poniżej roku. 1 czerwca komputer został przekazany do używania.

Wpisu do ewidencji wyposażenie podatnik powinien dokonać najpóźniej 30 czerwca 2018 roku.

Na koniec należy również zwrócić uwagę, że w sytuacji kiedy ewidencja wyposażenia nie była prowadzona, również była możliwość zaliczyć wydatek na nabycie danego składnika wyposażenia do kosztów uzyskania przychodu, niemniej jednak podatnik podlegał karze za nieprowadzenie ewidencji.