Poradnik Przedsiębiorcy

Ewidencja wyposażenia - zasady prowadzenia

Ewidencja wyposażenia jest obowiązkowym elementem prowadzonej działalności w sytuacji gdy przedsiębiorcy w swoim majątku posiadają składniki, które nie są środkami trwałymi.

Kiedy trzeba prowadzić ewidencję wyposażenia?

Obowiązek prowadzenia ewidencji wyposażenia określają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zgodnie z treścią  par. 4 niniejszego rozporządzenia osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, obowiązane do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów mają obowiązek prowadzenia ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych - zgodnie z art. 22n ust. 2-6 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych - oraz ewidencji wyposażenia.

Obowiązek ten dotyczy zarówno podmiotów gospodarczych rozliczających się na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów, jak i ryczałtowców.

Zgodnie bowiem z art. 15 ustawy o podatku ryczałtowym, podatnicy oraz spółki, których wspólnicy są opodatkowani w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, są obowiązani prowadzić wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, a także ewidencję wyposażenia.

Obowiązek prowadzenia ewidencji wyposażenia nie dotyczy jednak podatników opodatkowanych w formie karty podatkowej oraz osób osiągających przychody z najmu prywatnego. Gdy podatnicy równocześnie osiągają przychody z najmu, i z działalności gospodarczej, ewidencją wyposażenia obejmuje się wyłącznie wyposażenie związane z prowadzoną pozarolniczą działalnością gospodarczą.

Co należy ująć w ewidencji wyposażenia?

Wyposażenie to rzeczowe składniki majątku, związane z wykonywaną działalnością, niezaliczone  zgodnie z przepisami o podatku dochodowym do środków trwałych. Niezaliczanie składników do środków trwałych może następować ze względu na:

  • przewidywany okres używania danego składnika majątku krótszy niż jeden rok,

  • niską wartość początkową (poniżej 3500 złotych).

Wyposażeniem nie są zatem prawa czy inne składniki majątku niezaliczone do wartości niematerialnych i prawnych.

Ewidencja wyposażenia obejmuje składniki majątku, których wartość nabycia lub wytworzenia przewyższa 1500 zł (czyli co najmniej 1500,01 zł). Nie znaczy to jednak, że składniki majątku o niższej wartości nie są wyposażeniem, ale że po prostu nie są ujmowane w ewidencji. Zatem ewidencja wyposażenia zawiera składniki majątku o wartości wyższej niż 1500 zł, a niższej niż 3500 zł. Jeżeli wartość nabycia lub wytworzenia przekroczy kwotę 3500 zł, to będziemy mieli do czynienia ze środkiem trwałym ujmowanym w ewidencji środków trwałych, podlegającym amortyzacji.

Przykład 1.

Podatnik zakupił maszynę na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej. Wartość nabycia tej maszyny wyniosła 6000 zł. Zakupił ją jednak tylko na potrzeby wykonania konkretnego zlecenia dla klienta i będzie jej używał tylko przez 6 miesięcy.

Ze względu na wartość nabycia powyżej 1500 zł i okresie użytkowania do jednego roku zakupiony składnik majątku należy ująć w ewidencji wyposażenia.

Jakie elementy zawiera ewidencja wyposażenia?

Przepisy nie określają wzoru ewidencji wyposażenia, wskazują jednak na jej niezbędne elementy.

Ewidencja wyposażenia prowadzona zarówno przez ryczałtowca, jak i podatnika rozliczającego się w ramach KPiR powinna zawierać co najmniej:

  • numer kolejny wpisu,

  • datę nabycia,

  • numer faktury lub rachunku,

  • nazwę wyposażenia,

  • cenę zakupu wyposażenia lub koszt wytworzenia,

  • numer pozycji, pod którą wpisano w księdze koszt związany z nabyciem wyposażenia (dotyczy wyłącznie podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów),

  • datę likwidacji (w tym również datę sprzedaży lub darowizny) oraz przyczynę likwidacji wyposażenia.

Podatnicy, którzy w ciągu roku podatkowego utracili lub zrzekli się prawa do zryczałtowanego opodatkowania podatkiem dochodowym w formie karty podatkowej albo u których ewidencja wyposażenia zakładana jest po raz pierwszy, dokonują wyceny wyposażenia według cen zakupu lub według wartości rynkowej z dnia założenia ewidencji.

Podatnik jest zobowiązany dokonywać zapisów w ewidencji wyposażenia najpóźniej w miesiącu przekazania wyposażenia do używania.

Przykład 2.

Podatnik 31 maja 2016 r. zakupił komputer o wartości 1700 zł i przewidywanym okresie użytkowania powyżej roku. 1 czerwca komputer został przekazany do używania.

Wpisu do ewidencji wyposażenie podatnik powinien dokonać najpóźniej 30 czerwca.

Na koniec należy również zwrócić uwagę, że w sytuacji kiedy ewidencja wyposażenia nie jest prowadzona, również mamy możliwość zaliczyć wydatek na nabycie danego składnika wyposażenia do kosztów uzyskania przychodu, niemniej jednak podlega karze za nieprowadzenie ewidencji.

Możesz ocenić ten artykuł