W obrocie gospodarczym istnieje kilka rodzajów faktur, jednym z nich jest faktura uproszczona. Coraz częściej stanowi dowód zakupu. Tym samym podatnicy muszą wiedzieć, jak je rozliczać, na co zwracać uwagę, otrzymując takie dokumenty i przede wszystkim gdzie znajduje się numer faktury uproszczonej
Kiedy występuje obowiązek wystawienia faktury?
Przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą o VAT i przepisami wydanymi na jej podstawie (patrz art. 2 pkt 31 ustawy o podatku od towarów i usług – dalej: ustawa o VAT).
Przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.
Przypomnijmy, że podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:
sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze, lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.
W świetle przepisów dotyczących podatku od towarów i usług faktury są dokumentami potwierdzającymi rzeczywiste transakcje gospodarcze dokonywane przez podatnika. Faktura pełni szczególną rolę dowodową w prawidłowym wymiarze podatku VAT, dlatego też niezwykle istotne jest prawidłowe oznaczenie wszystkich elementów faktury.
Faktura uproszczona a paragon fiskalny
Faktura uproszczona to rodzaj faktury, którym dokumentuje się transakcje o niższej wartości. Dokumentuje ona sprzedaż, gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo 100 euro. W przypadku wystawienia takiej faktury nie musi ona zawierać wszystkich informacji, które zawiera faktura VAT. Zatem gdy jej wartość brutto nie przekracza 450 zł, może nie zawierać danych dotyczących:
nabywcy, tj. imion i nazwisk lub nazw nabywców towarów lub usług oraz ich adresów;
miary i ilości (liczby) dostarczonych towarów lub zakresu wykonanych usług;
ceny jednostkowej towaru lub usługi bez kwoty podatku (ceny jednostkowej netto);
wartości dostarczonych towarów lub wykonanych usług objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartości sprzedaży netto);
stawki podatku;
sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku.
Zgodnie z regulacjami w ustawie o VAT obowiązującymi od 1 stycznia 2020 roku w przypadku uzyskania w momencie sprzedaży informacji, że klient nabywa towar w charakterze podatnika VAT (przedsiębiorcy), podatnik umieszcza na paragonie fiskalnym wskazany przez klienta numer identyfikacji podatkowej (NIP). W razie zgłoszenia przez klienta żądania wystawienia faktury, po zrealizowaniu zakupów wystawia się faktury VAT. Zgodnie z nowymi regulacjami, wystawia się je jedynie na rzecz podatników, którzy w momencie dokonywania zakupów podali NIP umieszczony na paragonie. W przypadku braku NIP-u na paragonie podatnik nie może wystawiać faktury VAT na rzecz podatników (przedsiębiorców).
Przykład 1.
Spółka prowadzi sklep z artykułami przemysłowymi. Klientami zazwyczaj są podatnicy prowadzący działalność gospodarczą. Większość zakupów nie przekracza kwoty 450 zł. Podatnicy przy zakupie podają swój NIP. Czy takie paragony są fakturami uproszczonymi?
W przypadku wystawiania w powyższy sposób paragonów, tj. z NIP-em klienta, wartość tych paragonów nie przekracza kwoty 450 zł albo 100 euro (łącznie z kwotą należnego podatku VAT), należy uznać je za faktury uproszczone.
Gdzie znaleźć numer faktury uproszczonej?
Jednym z najważniejszych elementów, jakie musi zawierać faktura, jest jej numer. W świetle przepisów ustawowych faktura winna zawierać kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny ją identyfikuje (patrz art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT).
Co istotne, dane te są także wymagane w przypadku faktur uproszczonych.
Przykład 2.
Podatnik prowadzi hurtownię materiałów budowlanych. Kupujący poprosił go o wystawienie faktury uproszczonej, ponieważ wartość sprzedaży nie przekroczyła kwoty 450 zł. Dotychczas nie wystawiał on takich faktur. Czy może wystawić fakturę uproszczoną z nr 1 i nową serią, np. „up”?
Tak, w tym przypadku numer faktury uproszczonej jest prawidłowy. Podatnik nie wystawiał wcześniej faktur uproszczonych i jest to jego pierwsza faktura. Słusznie stworzył nową serię. Takie postępowanie na pewno nie pozwoli na pomyłkę przy wystawianiu faktur.
W przypadku wystawiania faktur uproszczonych podatnicy mają największy problem z paragonami z NIP poniżej kwoty 450 zł brutto. W takim przypadku faktura jest wystawiana jak paragon i zawiera jedynie NIP nabywcy
Paragon zawiera więc te same elementy, co każdy inny i wystawiony jest w tej samej serii paragonów, jedynie zawiera dodatkowo NIP nabywcy.
Przykład 3.
Podatnik prowadzi firmę budowlaną. Niektóre zakupy nie przekraczają kwoty 450 zł. W takich przypadkach w hurtowniach i na składach budowlanych są wystawiane faktury uproszczone w postaci paragonu. Zwrócił on uwagę, że paragony, które otrzymuje, nie są specjalnie numerowane. Podatnik zastanawia się, gdzie znajduje się numer faktury uproszczonej w przypadku, gdy jest nią paragon?
Słusznie podatnik zauważył, że paragon wystawiany w takich przypadkach zawiera te same elementy co każdy inny paragon i wystawiony jest w tej samej serii paragonów, jedynie zawiera dodatkowo NIP nabywcy.
W takim przypadku to numer paragonu fiskalnego jest numerem, który w sposób jednoznaczny identyfikuje paragon z NIP-em do kwoty 450 zł jako fakturę uproszczoną.
Paragon będący fakturą uproszczoną nie musi więc zawierać specjalnego numeru. W takiej sytuacji to numer paragonu jest numerem faktury i to on powinien widnieć w ewidencji podatnika.
