W zależności od przyjętej formy rozliczeń wymagania odnośnie danych na fakturze mogą być różne. Szczegółowe informacje odnośnie tego, co powinno znajdować się na fakturach, reguluje ustawa o VAT. Sprawdź, jakie oznaczenia na fakturach są wymagane!
Jakie są obowiązkowe oznaczenia na fakturach?
W wystawionych przez podatników fakturach sprzedaży muszą znaleźć się obowiązkowe elementy określone w ustawie o podatku od towarów i usług. Co więcej, w niektórych przypadkach szczególnie ważne jest umieszczenie dodatkowych adnotacji na fakturze. Zgodnie z art. 106e ustawy o VAT faktura powinna zawierać:
-
datę wystawienia,
-
kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
-
imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
-
numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
-
numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej,
-
datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,
-
nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
-
miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
-
cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),
-
kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
-
wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
-
stawkę podatku,
-
sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
-
kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
-
kwotę należności ogółem.
W zależności od statusu podatnika obowiązkowe mogą być również oznaczenia na fakturach w formie adnotacji:
-
metoda kasowa - w przypadku małych podatników, którzy zadeklarowali w urzędzie skarbowym na druku VAT-R rozliczanie metodą kasową,
-
samofakturowanie - wystawianie faktury w imieniu sprzedawcy - nabywca towarów czy usług może sam w imieniu sprzedawcy wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż lub też otrzymanie zaliczki,
- odwrotne obciążenie - przeznaczone jest dla dostaw towarów lub świadczenia usług, gdzie obowiązek rozliczenia podatku VAT leży po stronie nabywcy, zapis ten stosuje się wyłącznie do końca października 2019 roku w odniesieniu do towarów lub usług wymienionych w załączniku nr 11 i nr 14 ustawy o VAT, od listopada 2019 roku dotyczy on wyłącznie transakcji zagranicznych,
-
w przypadku sprzedaży w oparciu o procedurę VAT marża w zależności od rodzaju prowadzonej działalności konieczne jest zawarcie adnotacji:
-
procedura marży dla biur podróży - przy świadczeniu usług turystyki, gdzie podstawę opodatkowania stanowi kwota marży,
-
procedura marży - towary używane lub procedura marży – dzieła sztuki lub procedura marży – przedmioty kolekcjonerskie i antyki - zarezerwowana jest dla dostaw towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich oraz antyków,
-
podatnicy zwolnieni z VAT dodatkowo na fakturach muszą podawać podstawę prawną uprawniającą do zwolnienia, wyjątek stanowi zwolnienie ze względu na nieprzekroczenie limitu obrotu w wysokości 200 000 zł,
-
faktura VAT RR - adnotacja powinna znajdować się na fakturach dokumentujących nabycie produktów rolnych,
- mechanizm podzielonej płatności - w przypadku gdy kwota należności wynosi co najmniej 15 000 zł i jednocześnie obejmuje dostawę towarów lub świadczenie usług wymienionych w załączniku nr 15 ustawy o VAT - obowiązuje od 1 listopada 2019 roku.
Nieobowiązkowe oznaczenia na fakturach
W związku ze zmianami przepisów ustawy o VAT na przestrzeni lat niektóre oznaczenia na fakturach obecnie są nieobowiązkowe. Przykładem takich elementów może być:
-
wyrażenie “faktura VAT” - niegdyś takie oznaczenia na fakturach były obowiązkowe, obecnie nie są one wymagane, ważne jest, aby faktura zawierała wcześniej wspomniane dane z art. 106e ustawy o VAT,
-
numer rejestracyjny pojazdu - dawniej numer rejestracyjny pojazdu był wymagany, obecnie nie jest to obowiązkowe, jednakże w znaczny sposób pomaga przy księgowaniu dopasować odpowiedni wydatek do odpowiedniego pojazdu,
-
“kopia” i “oryginał” - adnotacje te obecnie również nie są wymagane na fakturze,
-
pieczątki firmowe i podpisy - aktualnie nie ma również obowiązku stawiania na fakturze pieczątek i podpisywania.
Należy tutaj wspomnieć, że wykorzystując powyższe oznaczenia na fakturach nie popełnia się błędu, o ile faktura posiada wszystkie elementy wymienione w art. 106e ustawy o VAT.
