Poradnik Przedsiębiorcy

Oznaczenia na fakturach - obowiązkowe elementy formalne

W zależności od przyjętej formy rozliczeń wymagania odnośnie danych na fakturze mogą być różne. Szczegółowe informacje odnośnie tego, co powinno znajdować się na fakturach, reguluje ustawa o VAT. Sprawdź, jakie oznaczenia na fakturach są wymagane!

Jakie są obowiązkowe oznaczenia na fakturach?

W wystawionych przez podatników fakturach sprzedaży muszą znaleźć się obowiązkowe elementy określone w ustawie o podatku od towarów i usług. Co więcej, w niektórych przypadkach szczególnie ważne jest umieszczenie dodatkowych adnotacji na fakturze. Zgodnie z art. 106e ustawy o VAT faktura powinna zawierać:

  1. datę wystawienia,

  2. kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,

  3. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,

  4. numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,

  5. numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej,

  6. datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,

  7. nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,

  8. miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,

  9. cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),

  10. kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,

  11. wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),

  12. stawkę podatku,

  13. sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,

  14. kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,

  15. kwotę należności ogółem.

W zależności od statusu podatnika obowiązkowe mogą być również oznaczenia na fakturach w formie adnotacji:

  • metoda kasowa - w przypadku małych podatników, którzy zadeklarowali w urzędzie skarbowym na druku VAT-R rozliczanie metodą kasową,

  • samofakturowanie - wystawianie faktury w imieniu sprzedawcy - nabywca towarów czy usług może sam w imieniu sprzedawcy wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż lub też otrzymanie zaliczki,

  • odwrotne obciążenie - przeznaczone jest dla dostaw towarów lub świadczenia usług, gdzie obowiązek rozliczenia podatku VAT leży po stronie nabywcy, zapis ten stosuje się wyłącznie do końca października 2019 roku w odniesieniu do towarów lub usług wymienionych w załączniku nr 11 i nr 14 ustawy o VAT, od listopada 2019 roku dotyczy on wyłącznie transakcji zagranicznych,
  • w przypadku sprzedaży w oparciu o procedurę VAT marża w zależności od rodzaju prowadzonej działalności konieczne jest zawarcie adnotacji:

    • procedura marży dla biur podróży - przy świadczeniu usług turystyki, gdzie podstawę opodatkowania stanowi kwota marży,

    • procedura marży - towary używane lub procedura marży – dzieła sztuki lub procedura marży – przedmioty kolekcjonerskie i antyki - zarezerwowana jest dla dostaw towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich oraz antyków,

  • podatnicy zwolnieni z VAT dodatkowo na fakturach muszą podawać podstawę prawną uprawniającą do zwolnienia, wyjątek stanowi zwolnienie ze względu na nieprzekroczenie limitu obrotu w wysokości 200 000 zł,

  • faktura VAT RR - adnotacja powinna znajdować się na fakturach dokumentujących nabycie produktów rolnych,

  • mechanizm podzielonej płatności - w przypadku gdy kwota należności wynosi co najmniej 15 000 zł i jednocześnie obejmuje dostawę towarów lub świadczenie usług wymienionych w załączniku nr 15 ustawy o VAT - obowiązuje od 1 listopada 2019 roku.

Od 1 listopada 2019 roku podatnicy zobowiązani są do umieszczenia na fakturze adnotacji "mechanizm podzielonej płatności", jeżeli sprzedaż jest dokonywana między czynnymi podatnikami VAT, wartość brutto transakcji wynosi co najmniej 15 tys. zł i przynajmniej jedna pozycja z faktury dotyczy dostawy towarów lub usług wymienionych w załączniku nr 15 ustawy o VAT.

Nieobowiązkowe oznaczenia na fakturach

W związku ze zmianami przepisów ustawy o VAT na przestrzeni lat niektóre oznaczenia na fakturach obecnie są nieobowiązkowe. Przykładem takich elementów może być:

  • wyrażenie “faktura VAT” - niegdyś takie oznaczenia na fakturach były obowiązkowe, obecnie nie są one wymagane, ważne jest, aby faktura zawierała wcześniej wspomniane dane z art. 106e ustawy o VAT,

  • numer rejestracyjny pojazdu - dawniej numer rejestracyjny pojazdu był wymagany, obecnie nie jest to obowiązkowe, jednakże w znaczny sposób pomaga przy księgowaniu dopasować odpowiedni wydatek do odpowiedniego pojazdu,

  • “kopia” i “oryginał” - adnotacje te obecnie również nie są wymagane na fakturze,

  • pieczątki firmowe i podpisy - aktualnie nie ma również obowiązku stawiania na fakturze pieczątek i podpisywania.

Należy tutaj wspomnieć, że wykorzystując powyższe oznaczenia na fakturach nie popełnia się błędu, o ile faktura posiada wszystkie elementy wymienione w art. 106e ustawy o VAT.