Poradnik Przedsiębiorcy

Oznaczenia na fakturach - obowiązkowe elementy formalne

W zależności od przyjętej formy rozliczeń wymagania odnośnie danych na fakturze mogą być różne. Szczegółowe informacje odnośnie tego, co powinno znajdować się na fakturach, reguluje ustawa o VAT, a konkretnie art. 106e. Sprawdź, jakie oznaczenia na fakturach są wymagane!

Jakie są obowiązkowe oznaczenia na fakturach?

Zgodnie z art. 106e ustawy o VAT faktura powinna zawierać :

  1. datę wystawienia,

  2. kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,

  3. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,

  4. numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,

  5. numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej,

  6. datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,

  7. nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,

  8. miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,

  9. cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),

  10. kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,

  11. wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),

  12. stawkę podatku,

  13. sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,

  14. kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,

  15. kwotę należności ogółem.

W zależności od statusu podatnika obowiązkowe mogą być oznaczenia na fakturach w formie adnotacji:

  • metoda kasowa - w przypadku małych podatników, którzy zadeklarowali w US na druku VAT-R metodę kasową,

  • samofakturowanie - wystawianie faktury w imieniu sprzedawcy - nabywca towarów czy usług może sam w imieniu sprzedawcy wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż lub też otrzymanie zaliczki,

  • w przypadku sprzedaży w oparciu o procedurę VAT marża w zależności od rodzaju prowadzonej działalności konieczne jest zawarcie adnotacji:

    • “procedura marży dla biur podróży” - przy świadczeniu usług turystyki, gdzie podstawę opodatkowania stanowi kwota marży,

    • “procedura marży – dzieła sztuki" lub "procedura marży – przedmioty kolekcjonerskie i antyki" - zarezerwowana jest dla dostaw dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich oraz antyków,

  • odwrotne obciążenie - przeznaczone jest dla dostaw towarów lub usług, gdzie obowiązek rozliczenia podatku VAT leży po stronie nabywcy, zapis ten stosuje się w odniesieniu do towarów wymienionych w załączniku 11 do ustawy o VAT,

  • podatnicy zwolnieni z VAT dodatkowo na fakturach muszą podawać podstawę prawną uprawniającą do zwolnienia, wyjątek stanowi zwolnienie ze względu na nieprzekraczanie limitu obrotu w wysokości 150 000 zł,

  • faktura VAT RR - adnotacja powinna znajdować się na fakturach dokumentujących nabycie towarów od rolników ryczałtowych.

Nieobowiązkowe oznaczenia na fakturach

W związku ze zmianami przepisów ustawy o VAT na przestrzeni lat wiele niegdyś wymaganych elementów faktury obecnie jest nieobowiązkowa. Przykładem takich elementów może być:

  • wyrażenie “faktura VAT” - niegdyś takie oznaczenia były obowiązkowe, obecnie nie są one wymagane, ważne jest, aby faktura zawierała wcześniej wspomniane dane z art. 106e ustawy o VAT,

  • numer rejestracyjny pojazdu - niegdyś numer rejestracyjny pojazdu był wymagany, obecnie nie jest to obowiązkowe, jednakże w znaczny sposób pomaga przy księgowaniu dopasować odpowiedni wydatek do odpowiedniego pojazdu,

  • “kopia” i “oryginał” - adnotacje te obecnie również nie są wymagane na fakturze,

  • pieczątki firmowe i podpisy - obecnie nie ma również obowiązku stawiania na fakturze pieczątek i podpisywania.

Należy tutaj wspomnieć, że wykorzystując powyższe oznaczenia na fakturach nie popełnia się błędu, o ile faktura posiada wszystkie elementy wymienione w art. 106e ustawy o VAT.