Poradnik Przedsiębiorcy

Faktura uproszczona – paragon z NIP nabywcy

Od 1 stycznia 2020 r. wprowadzono istotne zmiany w kontekście wydawania paragonów dla przedsiębiorców. Obecnie, jeśli sprzedaż została zarejestrowana na kasie fiskalnej i potwierdzona paragonem, fakturę wystawia się wyłącznie, jeżeli paragon ten zawiera NIP. Należy podkreślić, że nowe przepisy stwarzają podatnikom wiele problemów. Jak należy je rozumieć i czym jest faktura uproszczona

Kiedy jesteśmy zobowiązani ewidencjonować sprzedaż na kasie rejestrującej?

Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (patrz art. 111 ust. 1 ustawy o VAT).

W ewidencji, o której mowa powyżej, wykazuje się dane o sprzedaży zawarte w dokumentach wystawianych przy zastosowaniu kas rejestrujących, w tym określające przedmiot opodatkowania, wysokość podstawy opodatkowania i podatku należnego oraz dane służące identyfikacji poszczególnych sprzedaży, w tym numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku albo podatku od wartości dodanej.

Podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani dokonywać wydruku paragonu fiskalnego lub faktury z każdej sprzedaży oraz wydawać wydrukowany dokument nabywcy. Szczegółowy sposób prowadzenia przez podatników ewidencji oraz warunki używania kas rejestrujących określono w Rozporządzeniu Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących zwanego dalej rozporządzeniem.

Czyli obowiązek ewidencjonowania obrotu przy zastosowaniu kasy rejestrującej ciąży na podatnikach dokonujących sprzedaży na rzecz dwóch rodzajów podmiotów:

  • osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej,
  • rolników ryczałtowych.

Należy podkreślić, że obowiązek ten dotyczy wyłącznie sprzedaży, która została dokonana na rzecz tych wyżej wymienionych podmiotów. Tym samym obowiązek ewidencjonowania obrotu za pomocą kasy rejestrującej nie wystąpi w przypadku sprzedaży na rzecz innych podmiotów, ponieważ sprzedaż na rzecz podmiotów prowadzących działalność gospodarczą (w tym osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą) należy dokumentować fakturą VAT. Przepisy ustawy o VAT nie zabraniają ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kas rejestrujących na rzecz ww. podmiotów. W takim przypadku należy pamiętać, że ustawodawca do takiej sprzedaży przewidział określone warunki ewidencyjne.

Faktura – kiedy i komu wystawiamy?

Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2 ustawy o VAT dokonywanych przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze, lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem (patrz art. 106b ust.1 pkt 1 ustawy o VAT).

Biorąc pod uwagę powyższe, podatnik VAT jest zobowiązany wystawiać fakturę dokumentującą sprzedaż towarów i usług na rzecz innego podatnika. Zatem ustawodawca nie nakłada na podatników obowiązku wystawiania faktur dokumentujących sprzedaż realizowaną na rzecz podmiotów niebędących podatnikami VAT. Podatnik na zgłoszone w odpowiednim terminie żądanie nabywcy (niebędącego podatnikiem), jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż.

Faktura do paragonu

W tym miejscu należy wskazać, że na podstawie art. 1 pkt 21 Ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw do art. 106b dodano ust. 5-7, które obowiązują od 1 stycznia 2020 r.

Na podstawie dodanych przepisów w przypadku sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej potwierdzonej paragonem fiskalnym fakturę na rzecz podatnika podatku lub podatku od wartości dodanej wystawia się wyłącznie, jeżeli paragon potwierdzający dokonanie tej sprzedaży zawiera numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, lub podatku od wartości dodanej.

W sytuacji stwierdzenia, że podatnik wystawił fakturę z naruszeniem powyższych zasad, organ podatkowy ustala temu podatnikowi dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 100% kwoty podatku wykazanego na tej fakturze. W stosunku do osób fizycznych, które za ten sam czyn ponoszą odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe albo za przestępstwo skarbowe, dodatkowego zobowiązania podatkowego nie ustala się.

Wprowadzono zasadę, zgodnie z którą w przypadku sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, fakturę do paragonu fiskalnego na rzecz nabywcy posługującego się NIP (lub numerem podatku od wartości dodanej) wystawia się tylko w przypadku, gdy paragon dokumentujący tę sprzedaż zawiera numer NIP

Przykład 1.

Podatnik dokonał zakupu komputera. Mimo że komputer miał służyć w prowadzonej działalności gospodarczej, przedsiębiorca podczas dokonywania zakupu nie podał numeru NIP. Czy w takiej sytuacji istnieje możliwość otrzymania faktury na zakup komputera?

W tej sytuacji podatnik nie otrzyma faktury wraz z numerem NIP. W tym przypadku podatnik, dokonując zakupu, przez swoją nieuwagę nie podał swojego identyfikatora podatkowego. W przepisach nie ma możliwości naprawienia powyższego błędu.

Nowe przepisy wymuszają pewną konsekwencję. Jeżeli dana osoba dokonuje zakupu jako podatnik, a nie jako konsument, to powinna ona o tym fakcie poinformować sprzedawcę już w momencie dokonywania zakupu.

Podatnik nie może dowolnie wybierać, czy dokonuje zakupu na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej, czy też występuje w charakterze konsumenta. To znaczy, że jeżeli w momencie dokonywania zakupu dany podmiot występuje w charakterze konsumenta i nabywa określony towar jako konsument, wówczas nie ma możliwości późniejszej zmiany tego charakteru zakupu.Towar (usługa) nabyty na potrzeby osobiste lub prywatne nie może z czasem przekształcić się w zakup służący działalności gospodarczej z punktu widzenia podatku VAT.

Faktura uproszczona

Faktura VAT to bardzo sformalizowany dokument, który musi spełniać określone ustawowo wymogi. Podstawowe elementy, jakie winny znajdować się w fakturze to:

  1. data wystawienia;
  2. kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
  3. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów, lub usług oraz ich adresy;
  4. numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;
  5. numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;
  6. data dokonania lub zakończenia dostawy towarów, lub wykonania usługi, lub data otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
  7. nazwa (rodzaj) towaru lub usługi;
  8. miara i ilość (liczba) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
  9. cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku (cena jednostkowa netto);
  10. kwota wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
  11. wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
  12. stawka podatku;
  13. suma wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
  14. kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
  15. kwota należności ogółem.

W przypadku, gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro – faktura może nie zawierać danych określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w punkcie 8, 9 i 11-14, pod warunkiem, że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku. Czyli ustawodawca określił szczególne warunki dla faktur wystawianych z tytułu dostawy towarów bądź świadczenia usług, gdy wartość należności nie przekracza kwoty 450 zł lub 100 euro (jeżeli kwota jest ustalona w euro). W praktyce określa się je mianem - faktura uproszczona.

Paragon z NIP – faktura uproszczona

W obecnym stanie prawnym podatnik dokonujący sprzedaży na rzecz innego podatnika VAT umieszcza na paragonie jego NIP. Paragon z NIP w sytuacji, gdy transakcja nie przekroczy kwoty 450 zł lub 100 euro, spełnia ustawowe warunki stawiane fakturze uproszczonej.

Przykład 2.

Podatnik zakupił w markecie wycieraczki do samochodu. Podczas dokonywania transakcji podał swój NIP. Tym samym otrzymał paragon fiskalny wraz z NIP. Wartość transakcji nie była wysoka – wyniosła 100 zł. Czy w takim przypadku podatnik winien zgłosić sprzedawcy, że chce otrzymać fakturę?

W związku z przedstawionym opisem należy stwierdzić, że jeżeli sprzedawca zamieści na paragonie NIP podatnika, a kwota transakcji nie przekracza kwoty 450 zł, to paragon taki można uznać za fakturę uproszczoną. Tym samym podatnik otrzymał już fakturę i sprzedawca nie ma obowiązku wystawiania następnej faktury. Ponadto, co istotne, wystawienie faktury spowodowałoby, że transakcja byłaby dwukrotnie dokumentowana. W związku z tym w tym przypadku podatnik, otrzymując paragon z NIP, nie otrzyma już dodatkowej faktury, ponieważ transakcja jest już udokumentowana fakturą uproszczoną.