BDO to skrót od Bazy Danych o Odpadach. Określone kategorie przedsiębiorców mają obowiązek zarejestrowania się w bazie i posługiwania się nadanym numerem. W poniższym artykule wyjaśnimy, kto posiada numer BDO oraz kiedy należy umieszczać numer BDO na fakturach i innych dokumentach firmowych.
Baza Danych o Odpadach
Wszelkie kwestie związane z BDO uregulowane są w ustawie o odpadach. Zgodnie z regulacjami tej ustawy BDO prowadzi marszałek województwa. W bazie tej znajdują się liczne informacje o:
- wprowadzanych na terytorium kraju opakowaniach, produktach w opakowaniach, w podziale na poszczególne rodzaje opakowań, oraz odpadach z nich powstających,
- wprowadzanych na terytorium kraju olejach smarowych, oponach oraz o odpadach z nich powstających,
- wprowadzanych pojazdach, zużytym sprzęcie elektrycznym i elektronicznym, bateriach i akumulatorach oraz o odpadach z nich powstających,
- osiągniętych poziomach odzysku i recyklingu odpadów powstałych z opakowań i produktów, pojazdów, zbierania, odzysku, przygotowania do ponownego użycia i recyklingu zużytego sprzętu elektrycznego i elektronicznego, zbierania, recyklingu i wydajności recyklingu zużytych baterii i zużytych akumulatorów,
- rodzajach i ilości wytwarzanych odpadów oraz ich wytwórcach,
- ilości i jakości komunalnych osadów ściekowych, ich wytwórcach, miejscach zastosowania i podmiotach władających powierzchnią ziemi, na której te osady zostały zastosowane.
Przedsiębiorcy trudniący się działalnością, która związana jest z odpadami, mają obowiązek zarejestrowania się we wspomnianej bazie. Skutkuje to otrzymaniem indywidualnego numeru rejestrowego. Marszałek województwa zawiadamia podmiot o nadanym numerze rejestrowym. Po zakończeniu działalności przez dany podmiot, jego numer rejestrowy nie może być nadany innemu podmiotowi.
Warto zastanowić się, jakie podmioty podlegają wpisowi do BDO. Zagadnienie to reguluje art. 57 ust. 1 ustawy o odpadach, gdzie wymieniono:
- wprowadzających sprzęt i autoryzowanych przedstawicieli,
- wprowadzających baterie lub akumulatory,
- wprowadzających pojazdy,
- producentów, importerów i wewnątrzwspólnotowych nabywców opakowań,
- wprowadzających na terytorium kraju produkty w opakowaniach,
- wprowadzających na terytorium kraju opony,
- wprowadzających na terytorium kraju oleje smarowe.
Numer BDO na fakturach - kiedy go stosować?
Opisana powinność wynika wprost z art. 63 ustawy o odpadach. Przepis ten stanowi, że podmiot, o którym mowa w art. 57 ust. 1, jest obowiązany umieszczać numer rejestrowy na dokumentach sporządzanych w związku z prowadzoną działalnością.
Powyższy przepis ma charakter bardzo ogólny. Nie precyzuje on, o jakie dokumenty chodzi. Ta szeroka definicja powoduje, że powstają bardzo liczne wątpliwości co do tego, na których dokumentach należy ten numer umieszczać.
Niewątpliwie dokumentem sporządzanym w związku z prowadzoną działalnością jest faktura. Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy VAT faktura to dokument w formie papierowej lub w elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.
Obowiązek wystawienia faktury dotyczy podatnika VAT, który zawsze jest podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą. Na konieczność wystawiania faktury wskazuje art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy VAT, gdzie czytamy, że podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze, lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.
Zwróćmy uwagę, że ustawa określa fakturę jako dokument wystawiony przez podmiot prowadzący działalność gospodarczą, który zawiera dane wymagane ustawą. Doprecyzowanie tego przepisu znajduje się w art. 106e ust. 1 ustawy VAT, gdzie wymieniono wszystkie obligatoryjne elementy faktury. Analizując treść tego przepisu, możemy zauważyć, że nie wymienia on numeru BDO.
BDO a obowiązek rejestracji podmiotów do końca roku 2019
Opłata recyklingowa w pigułce – co zmieniło się od września 2019 r.?
Zauważmy jednak, że przepis ten posługuje się zwrotem: „Faktura powinna zawierać:”. Taka treść oznacza, że nie jest to zamknięty katalog elementów, które zawiera faktura. Dopuszczalne jest zatem umieszczanie w treści faktury innych danych. Przykładowo, często podatnicy wskazują na fakturze warunki INCOTERMS 2010. Można zatem stwierdzić, że dopuszczalne jest również umieszczanie numeru BDO na fakturze.
Na zakończenie warto również rozważyć, czy przedsiębiorca powinien umieszczać numer BDO na każdej fakturze, czy wyłącznie na fakturach dotyczących części działalności związanych z odpadami. Niestety kwestia ta nie jest doprecyzowana w przepisach. W związku z tym dla bezpieczeństwa zaleca się przedsiębiorcom wpisywanie numeru BDO na każdej fakturze, niezależnie czy dotyczy ona działalności związanej z odpadami, czy innej.
Inne przypadki stosowania numeru BDO
Analizowany art. 63 ustawy o odpadach określa, że podmiot powinien umieszczać numer BDO na każdym dokumencie związanym z działalnością gospodarczą. Oznacza to, że katalog potencjalnych dokumentów jest bardzo szeroki.
Jedynie przykładowo możemy tu wymienić paragony fiskalne, umowy sprzedaży, karty przekazania odpadów, ewidencje odpadów.
Numeru BDO przedsiębiorca nie umieści natomiast na tych dokumentach, których treść jest określona urzędowo i w zakresie których ustawodawca nie przewidział miejsca na wpisanie numeru BDO. Typowym przykładem będą deklaracje podatkowe dla celów podatku VAT czy podatków dochodowych. Wzory tych deklaracji są określane w drodze rozporządzenia. Nie przewidują one pola na wpisanie numeru BDO. W tym przypadku podatnik nie ma obowiązku dopisywania tego numeru na deklaracji. Naturalnie brak numeru na takim dokumencie nie jest zagrożony karą administracyjną.
Przykład 1.
Podatnik prowadzi działalność gospodarczą związaną z odpadami. W konsekwencji miał obowiązek zarejestrowania się w BDO i otrzymał numer rejestracyjny. Podatnik ma obowiązek umieszczania numeru BDO na fakturach. Nie ma jednak konieczności, aby podatnik dopisywał numer BDO na JPK_V7 czy PIT-36. Wzory tych formularzy nie przewidują pozycji, w której podatnik mógłby wpisać ten numer. W konsekwencji, choć deklaracje podatkowe można uznać za dokumenty związane z działalnością gospodarczą, to niewpisanie w nich numeru BDO nie grozi karą.
Wydaje się, że nie ma konieczności stosowania numeru BDO w dokumentach wewnętrznych firmy, takich jak dokumenty kadrowe czy administracyjne związane z bieżącą obsługą. Choć można je uznać za dokumenty związane z działalnością gospodarczą, to jednak nie są one ekspediowane na zewnątrz firmy w kontaktach z innymi przedsiębiorcami, czy organami państwowymi. W konsekwencji nie ma potrzeby dodawania numeru BDO na takich dokumentach.
BDO na dokumentach sprzedaży w systemie wFirma.pl
Elementów faktury, które obowiązkowo muszą się na niej znaleźć jest wiele. Użytkownik systemu wFirma.pl nie musi o tym za każdym razem pamiętać. Numer BDO będzie automatycznie zamieszany na dokumentach sprzedaży jeżeli użytkownik wprowadzi go do systemu korzystając z zakładki: USTAWIENIA » DANE PODSTAWOWE » DANE IDENTYFIKACYJNE » OGÓLNE, gdzie w polu BDO należy wprowadzić numer nadany przez urząd marszałkowski.
Dzięki temu na podglądzie wystawionej faktury VAT, faktury zaliczkowej, faktury końcowej oraz paragonie niefiskalnym pojawi się numer BDO.
Wyjątkiem jest paragon fiskalny. Aby numer BDO pojawiał się na tym dokumencie konieczne jest jego ręczne dodanie w urządzeniu. Uzupełnienie numeru wyłącznie w ustawieniach systemu w Firma.pl nie spowoduje, że będzie on pojawiał się na paragonach, ponieważ drukarki fiskalne mają swój odrębny panel, w którym należy dodać numer BDO.
