Poradnik Przedsiębiorcy

Ile wynosi termin odliczenia podatku VAT?

Największym przywilejem przedsiębiorców zarejestrowanych jako czynni podatnicy VAT jest możliwość obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, a tym samym zmniejszenie zobowiązania podlegającego wpłacie do urzędu skarbowego. Termin odliczenia podatku VAT od towarów i usług budzi wiele wątpliwości wśród podatników ze względu na mnogość przepisów w tym zakresie. W niniejszym artykule omówiona zostanie kwestia odliczenia tego podatku w odniesieniu do różnych rodzajów faktur oraz ich duplikatów, a także faktur dokumentujących import usług i wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów. W artykule odpowiadamy jaki jest termin odliczenia podatku VAT! 

Podstawowy termin odliczenia podatku VAT 

Czynny podatnik VAT ma prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego tylko wówczas, gdy wydatek jest ściśle związany ze świadczonymi przez niego czynnościami opodatkowanymi podatkiem od towarów i usług. Dodatkowo przedsiębiorca zobowiązany jest do posiadania odpowiedniego dokumentu uprawniającego go do odliczenia VAT, potwierdzającego nabycie towarów lub usług.

W celu odliczenia podatku naliczonego należy wziąć pod uwagę obowiązujący termin odliczenia podatku VAT. Zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy o VAT przedsiębiorca ma prawo do odliczenia VAT w deklaracji składanej za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy (po stronie dostawcy, usługodawcy).

Wszystkie wymienione warunki są konieczne do odliczenia VAT, jednak wciąż nie są  wystarczające. Na podstawie art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje bowiem nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę.

W przypadku natomiast, gdy osoba prowadząca działalność gospodarczą zarejestrowana jako czynny podatnik VAT nie dokona odliczenia za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu danej transakcji, to ma do tego prawo w rozliczeniu za jeden z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych. Oznacza to, że przedsiębiorcy rozliczającemu się z podatku VAT miesięcznie przysługują dodatkowe dwa miesiące na odliczenie tego podatku, a temu który zadeklarował rozliczenie kwartalne aż dwa kwartały. Przypomnijmy jednak, że nie każda osoba prowadząca działalność gospodarczą ma prawo do stosowania kwartalnego rozliczenia, przywilej ten nie obejmuje nowych podatników VAT (przez pierwsze 12 miesięcy począwszy od miesiąca, w którym nastąpiła rejestracja do VAT-u).

Faktury otrzymane po terminie

Jak widzimy, z jednej strony przedsiębiorca ma prawo do odliczenia podatku VAT tylko wtedy, gdy powstał obowiązek podatkowy, a z drugiej strony może to zrobić dopiero w momencie otrzymania faktury. Oba warunki muszą być spełnione równocześnie. Tak sformułowane przepisy budzą wątpliwości w przypadku możliwości odliczenia VAT od faktur otrzymanych z opóźnieniem. Załóżmy bowiem, że osoba prowadząca działalność gospodarczą, rozliczająca się miesięcznie, kupuje towary w marcu, ale fakturę otrzymuje dopiero w czerwcu. Z powodu braku dokumentu potwierdzającego zakup podatnik nie może dokonać obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego ani w marcu, ani w dwóch kolejnych miesiącach. W takim wypadku przedsiębiorca ma prawo do odliczenia podatku VAT zgodnie z datą otrzymania dokumentu, czyli w czerwcu albo w dwóch kolejnych okresach rozliczeniowych. Takie stanowisko zaprezentowane zostało w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 16 września 2013 roku (IPPP3/443-538/13-2/LK).

Dwa kolejne okresy rozliczeniowe, w których przedsiębiorca ma prawo do odliczenia VAT, liczymy począwszy od okresu rozliczeniowego następującego po miesiącu/kwartale powstania obowiązku podatkowego lub otrzymania faktury (bierzemy pod uwagę późniejsze zdarzenie).

Faktury zagubione

Jeżeli natomiast chcielibyśmy odliczyć podatek VAT od faktur, które zaginęły i zostały odnalezione gdy upłynął termin odliczenia podatku VAT, to jedynym sposobem na obniżenie kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego jest skorygowanie deklaracji VAT. Rozwiązaniem jest wówczas złożenie korekty deklaracji za okres, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego (art. 86 ust. 13 ustawy o VAT).  

Trzeba mieć na uwadze, że w razie gdy podatnik posiada nadwyżkę podatku naliczonego nad należnym przenoszoną na kolejne okresy rozliczeniowe, skorygowanie deklaracji VAT za dany miesiąc/kwartał implikuje konieczność korygowania wszystkich kolejnych deklaracji VAT. W razie wystąpienia takiej sytuacji warto zatem przeanalizować, czy kwota podatku VAT do odliczenia z danej faktury jest warta dopełniania dodatkowych formalności w postaci składania korekt deklaracji.

Faktury korygujące

W celu ustalenia terminu odliczenia VAT od faktur korygujących należy rozważyć dwa przypadki:

1. Faktura korygująca in minus

Przedsiębiorca, który otrzyma fakturę korygującą in minus (zmniejszającą podstawę opodatkowania), zgodnie z art. 86 ust. 19a ustawy o VAT jest zobowiązany do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym tę fakturę korygującą otrzymał.

2. Faktura korygująca in plus

Termin odliczenia podatku VAT od faktury korygującej in plus (zwiększającej podstawę opodatkowania) może nastąpić w dacie otrzymania takiej faktury korygującej lub w dwóch kolejnych okresach rozliczeniowych.

Duplikaty faktur

Termin odliczenia podatku VAT z duplikatu faktury uzależniony jest od tego, czy faktura pierwotna wcześniej dotarła do podatnika, a później zaginęła lub uległa zniszczeniu, czy przedsiębiorca wcale jej nie dostał.

Jeżeli podatnik otrzymał oryginał faktury i na tej podstawie odliczył VAT, to duplikat tylko potwierdza prawo do odliczenia podatku, data jego wystawienia w tej sytuacji jest nieistotna. W razie, gdy pierwotna faktura dotarła do nabywcy, ale zaginęła lub uległa zniszczeniu przed ujęciem zdarzenia w rejestrze zakupów, podatnik ma prawo do odliczenia VAT w dacie otrzymania oryginału faktury lub dwóch kolejnych okresach rozliczeniowych. Musi wówczas wystąpić do kontrahenta o wystawienie duplikatu, jeżeli otrzyma go po upływie tego terminu, to jedynym sposobem na odliczenie podatku naliczonego będzie skorygowanie właściwej deklaracji VAT.

Zasadniczo data wystawienia duplikatu będzie miała znaczenie tylko wtedy, gdy faktura pierwotna nie dotarła do przedsiębiorcy nabywającego usługę lub dokonującego zakupu towarów. W takim wypadku duplikat jest równoznaczny z oryginałem faktury, a zatem podatnik ma prawo do odliczenia VAT w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał duplikat faktury albo w dwóch kolejnych okresach rozliczeniowych. Co ważne, przedsiębiorca korzystający z tego prawa powinien mieć na uwadze, że to na nim ciąży obowiązek udowodnienia, że nie dotarła do niego pierwotna faktura. Jeżeli zatem nie jesteśmy w stanie tego wykazać, warto skorygować odpowiednią deklarację VAT w celu odliczenia podatku i uniknąć zbędnych tłumaczeń w razie ewentualnej kontroli.

Import usług i WNT

W przypadku importu usług i wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów zgodnie z art. 86 ust. 103 pkt 3 przedsiębiorca ma prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy, tylko pod warunkiem uwzględnienia kwoty podatku należnego z tytułu tych transakcji w deklaracji podatkowej, w której ma obowiązek rozliczyć ten podatek, nie później niż w terminie 3 miesięcy, począwszy od upływu miesiąca, w którym powstał obowiązek podatkowy.

Jeżeli termin odliczenia podatku VAT przekroczy 3 miesiące, to przedsiębiorca będzie mógł odliczyć podatek VAT dopiero w deklaracji za okres rozliczeniowy, w odniesieniu do którego nie upłynął jeszcze termin złożenia deklaracji podatkowej, oczywiście pod warunkiem skorygowania właściwej deklaracji, w której wykazany zostanie VAT należny.

Sposób rozliczenia importu usług i WNT od faktur korygujących uzależniony jest od przyczyny wystawienia korekty. Więcej na ten temat w artykule: Faktura korygująca WNT w świetle przepisów ustawy VAT