Poradnik Przedsiębiorcy

Jak rozliczyć wynajem samochodu w kosztach firmowych?

Samochód zazwyczaj jest bardzo przydatny w prowadzeniu przedsiębiorstwa. Jednak w zależności od tego, jak często miałby być używany, może się okazać, że kupno samochodu nie będzie opłacalne. W takiej sytuacji dobrym pomysłem będzie wypożyczenie auta. Jak jednak prawidłowo rozliczyć wynajem samochodu w kosztach firmowych?

Wynajem samochodu krótkoterminowy - koszty

Wynajmując samochód, przedsiębiorca jest zobowiązany płacić wynajmującemu odpowiedni czynsz. Jednak to nie koniec wydatków - podatnik zobowiązany jest również do pokrycia wszystkich innych kosztów związanych z eksploatacją auta. Będą to między innymi wydatki na wymianę oleju, zakup paliwa czy opłatę za parking.

Jeżeli przedsiębiorca chce te wydatki zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, ma prawo to zrobić. Należy tutaj jednak wyróżnić najem krótkoterminowy (czyli zawarty na okres krótszy niż 6 miesięcy) oraz najem długoterminowy.

Zatem w przypadku umowy najmu krótkoterminowego od 2019 roku podatnik ma prawo ująć wydatki związane z danym pojazdem do kosztów firmy z uwzględnieniem limitu 150 000 PLN. Ponadto jak określa ustawodawca przez wartość samochodu, którą odnosimy do 150 000 PLN, rozumie się wartość przyjętą dla celów ubezpieczenia. Sytuacja ta dotyczy również wypożyczenia auta na czas naprawy w warsztacie.

Przykład.1.

Adam wynajmuje samochód na tydzień, którego wartość w polisie AC określono na 200 000 PLN. Z tytułu najmu podatnik otrzymał fakturę na 1 000 PLN netto + 230 PLN VAT. W jakiej wysokości więc może on ująć w kosztach firmy wydatek związany z najmem pojazdu?

Do kosztów uzyskania przychodu Pan Adam zaliczy 75% (150 000 PLN/200 000 PLN) tego wydatku, a więc:

75% * [(1000 + (50%*230)] = 836,25 PLN

Wynajem samochodu długoterminowy 

Do końca roku 2018 kwestia księgowania czynszu za wynajem samochodu była nie do końca uregulowana. Liczne opinie wydane przez organy podatkowe nie były do końca zgodne co do faktu, czy czynsz za wynajem samochodu można ująć w kosztach. Według jednak opinii Ministra Finansów z 2013 roku czynsz za wynajem samochodu podatnicy mogli rozliczyć bezpośrednio w kosztach podatkowych bez dodatkowych limitów na gruncie podatku PIT.

W przypadku najmu długoterminowego od roku 2019 zasady rozliczenia kosztów również uległy zmianie. Obecnie bowiem bez względu na to czy podatnik odlicza 50% VAT czy 100% VAT (auto zostało zgłoszone na VAT-26), do kosztów uzyskania przychodów firmy można zaliczyć koszty czynszu najmu w wysokości nie przekraczającej 150 000 PLN (225 000 PLN dla samochodów elektronicznych) w stosunku do wartości samochodu osobowego będącego przedmiotem najmu.

Przykład 2.

Pan Michał podpisał umowę najmu samochodu osobowego o wartości 300 000 PLN na okres 2 lat. Co miesiąc otrzymuje on fakturę za czynsz z tytułu najmu pojazdu w wysokości 1000 PLN netto +230 PLN VAT. W jakiej wysokości więc może on ująć w kosztach firmy wydatek związany z najmem pojazdu?

Do kosztów uzyskania przychodu Pan Michał zaliczy 50% (150 000 PLN/300 000 PLN) tego wydatku, a więc:

50% * [(1000 + (50%*230)] = 557,50 PLN

Podobnie jak w przypadku czynszu najmu, w przypadku polisy ubezpieczeniowej nabytej na dane auto przez wynajmującego, od roku 2019 nie będzie kosztem uzyskania przychodu składka AC (ubezpieczenie dobrowolne) od wartości samochodu przekraczającej ustawowy limit 150 000 zł.

Aby określić wysokość składki AC stanowiącej koszt firmy nie ma znaczenia wartość auta określona w umowie najmu, a wartość określona w polisie

Ubezpieczenie OC (ubezpieczenie obowiązkowe) danego pojazdu zaś stanowi koszt uzyskania przychodu dla firmy w 100%.

Wynajem samochodu długoterminowy - opłaty eksploatacyjne

Do końca roku 2018 w przypadku aut wynajmowanych, podatnik musiał prowadzić kilometrówkę i mógł zaliczyć do kosztów wydatki do wysokości limitu z niej wynikającego (ilość przejechanych kilometrów na potrzeby firmy*stawka określona w przepisach).

Od 2019 roku w przypadku samochodu wynajmowanego wykorzystywanego zarówno do celów działalności jak i celów prywatnych do kosztów podatkowych podatnik może zaliczyć 75% wydatków eksploatacyjnych.

Do wydatków eksploatacyjnych zalicza się również nieodliczony podatek VAT czyli wartość 75% liczona jest od kwoty netto powiększonej o 50% podatku VAT nie podlegającego odliczeniu