Wynajem samochodu w kosztach firmy

Samochód w przedsiębiorstwie to na pewno wygoda, a często także konieczność. Z drugiej strony, nabycie firmowego auta może być zbyt kosztowne, szczególnie dla początkującego przedsiębiorcy. Rozwiązaniem może stać się wynajem samochodu. Dowiedz się, jak dopełnić niezbędnych formalności i rozliczyć koszty związane z wynajmowanym pojazdem!

Wynajem samochodu – definicja

Przedsiębiorca może wynająć samochód na podstawie umowy najmu, zgodnie z art. 659 par. 1 Kodeksu cywilnego. Jak wynika z przytoczonego przepisu:

„Przez umowę najmu wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania przez czas oznaczony lub nieoznaczony, a najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz”.

Na gruncie PIT wartość pojazdu należy ustalić w zależności od długości trwania wynajmu. Możemy wyróżnić tu najem:

• krótkoterminowy, dla którego okres umowy wynosi poniżej 6 miesięcy,

• długoterminowy, dla którego okres umowy trwa 6 miesięcy bądź dłużej.

Wynajem samochodu – rozliczenie podatku VAT

Czynni podatnicy VAT mają również prawo do odliczenia podatku VAT z faktury za najem samochodu, jak również od faktur dotyczących jego eksploatacji. Zgodnie z art. 86a, ust. 4 i 9, w przypadku:

1) pojazdu o masie całkowitej przekraczającej 3,5 tony lub

2) pojazdu, którego konstrukcja wyklucza jego użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą, albo wskazuje, że jego użycie do celów innych niż związanych z prowadzoną działalnością jest nieistotne, wyróżniamy tu:

• pojazdy samochodowe posiadające jeden rząd siedzeń oddzielony ścianą bądź trwałą przegrodą od części przeznaczonej do przewozu ładunków (pojazd wielozadaniowy, van lub z otwartą częścią przeznaczoną do przewozu ładunków),

• pojazdy samochodowe posiadające kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń, z nadwoziem stanowiącym oddzielny element pojazdu,

• pojazdy specjalne (gdy rodzaj ten wynika z odrębnych przepisów)

podatnikowi przysługuje pełne odliczenie podatku VAT.

Jeżeli warunki te nie zostały spełnione (np. gdy wynajmowany jest samochód osobowy), wówczas odliczenie 100% VAT możliwe jest, gdy jednocześnie:

• prowadzona jest kilometrówka,

• pojazd został zgłoszony do urzędu skarbowego przez formularz VAT-26,

• został stworzony regulamin użytkowania pojazdu w firmie,

• pojazd wykorzystywany jest wyłącznie w działalności.

Jeżeli oba przypadki nie mają miejsca, odliczenie VAT możliwe jest wyłącznie w wysokości 50% bez dodatkowych formalności.

Wynajem samochodu osobowego w kosztach firmowych

Wykorzystywanie wynajmowanego pojazdu w prowadzonej działalności gospodarczej wiąże się z ponoszeniem różnego rodzaju kosztów. Podstawowym wydatkiem związanym z umową najmu pojazdu czynsz. Wydatki te nie są rozliczane na tych samych zasadach, w związku z czym przedsiębiorcy zobowiązani są do zapoznania się z podstawowymi zasadami rozliczania wynajmowanego samochodu w firmie.

Czynsz za wynajmowany pojazd – rozliczenie w KPiR

Nieuniknionym kosztem wynajmowanego samochodu jest czynsz. W przypadku samochodów osobowych, od 2019 roku wydatek ten rozliczany jest zgodnie z nowym limitem wynoszącym 150 000 zł. Zgodnie z art. 23 ust.1 pkt 47a ustawy o PIT, jeżeli wartość samochodu nie przekracza kwoty 150 000 zł, wówczas czynsz księgowany jest w pełnej wartości w 13. kolumnie KPiR – pozostałe wydatki. Jeżeli jednak limit ten został przekroczony, koszty czynszu księgowane są w wartości wynikającej z przeliczenia: 

150 000 / wartość pojazdu x czynsz

Wynajem samochodu osobowego a koszty eksploatacyjne

Wynajmując samochód, przedsiębiorca jest zobowiązany nie tylko do opłacenia czynszu. Ponosi także inne wydatki, związane z eksploatacją samochodu wynajmowanego. Można tu wymienić m.in.

• zakup paliwa,

• wymianę oleju,

• opłaty za parking lub autostradę,

• bieżące naprawy, remonty, części.

W przypadku, gdy pojazd wykorzystywany jest wyłącznie w działalności (czego potwierdzeniem jest prowadzenie kilometrówki), wydatki związane z wynajmowanym pojazdem rozliczane są w pełnej wartości kosztu w KPiR. Jeżeli jednak warunki te nie zostały spełnione, przedsiębiorca rozliczy tego rodzaju koszty w 75% ich wartości na gruncie podatku dochodowego.

Ubezpieczenie wynajmowanego samochodu

Wydatki ponoszone na ubezpieczenie wynajmowanego samochodu osobowego mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Jednak przepis z art. 23 ust. 1 pkt 47 ustawy o PIT ogranicza wysokość wydatków ponoszonych z tytułu niektórych składek. Wydatek dotyczący ubezpieczenia OC oraz NNW podlega zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów w pełnej wysokości. Jeżeli chodzi o ubezpieczenie AC i GAP, podobnie jak w przypadku czynszu, koszty te rozliczane są w zależności od wartości pojazdu. W związku z tym, jeżeli wartość pojazdu nie przekracza kwoty 150 000 zł, AC oraz GAP stanowi koszt uzyskania przychodu w pełnej wartości. W przeciwnym wypadku polisa wynajmowanego pojazdu księgowana jest w wartości:

150 000 / wartość pojazdu x wartość ubezpieczenia AC lub GAP

Wartość samochodu osobowego – jak określić?

Jak wspomniano wyżej, w przypadku księgowania czynszu oraz ubezpieczenia AC i GAP fundamentalne znaczenie ma tu wartość pojazdu. Jak określa art. 23 ust. 5d, w przypadku najmu krótkoterminowego, a więc wynajmowania pojazdu do 6 miesięcy, wartość pojazdu wynika z wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia. Natomiast w przypadku najmu powyżej 6 miesięcy – z umowy najmu. W związku z tym wynajmując pojazd dłużej niż pół roku, ważne jest, aby w umowie najmu wskazana została wartość samochodu.

Wynajem samochodu ciężarowego w kosztach firmowych

W przypadku samochodów ciężarowych, których masa całkowita przekracza 3,5 tony lub konstrukcja wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą albo wskazuje, że jego użycie do celów niezwiązanych z działalnością jest nieistotne, wydatki związane z ich użytkowaniem (czynsz, ubezpieczenie, wydatki eksploatacyjne) księgowane są w pełnej wartości w kosztach uzyskania przychodu. Zatem wartość pojazdu nie wpływa tu na rozliczenie na gruncie PIT. Jednak dodatkowym warunkiem rozliczenia kosztów w pełnych kwotach, w przypadku gdy decyduje o tym konstrukcja pojazdu (zatem nie dotyczy to pojazdów o masie powyżej 3,5 tony), jest posiadanie dokumentu potwierdzającego spełnianie tych wymagań, tj.:

• zaświadczenia wydanego przez okręgową stację kontroli pojazdów na podstawie dodatkowego badania technicznego przeprowadzonego przez tę stację oraz

• dowodu rejestracyjnego pojazdu zawierającego odpowiednią adnotację.

W związku z powyższym podatnik zwolniony z VAT, wartość brutto faktur dokumentujących tego rodzaju wydatki ujmie w 13. kolumnie KPiR – pozostałe wydatki, natomiast czynny podatnik VAT – wartość netto wynikającą z otrzymanego dokumentu.

Wynajem samochodu - ujęcie w systemie wFirma.pl 

Księgowanie wydatków związanych z wynajmowanym samochodem w systemie wFirma.pl jest bardzo proste.

Jeżeli najem dotyczy samochodu ciężarowego, którego koszty można wykazać w 100% wartości netto w KPiR, a VAT odliczyć w pełnej wartości (tj. pojazdu o masie powyżej 3,5 tony lub poniżej z VAT-1/VAT-2), faktury za najem takiego pojazdu wystarczy księgować w pełnych wartościach przez zakładkę: WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT/FAKTURA (BEZ VAT) » LEASING LUB DZIERŻAWA. Wówczas wartość netto faktury VAT znajdzie się w 13. kolumnie KPiR - pozostałe wydatki, a pełna wartość VAT w rejestrze zakupów VAT. W przypadku faktury bez VAT, całkowita wartość brutto faktury znajdzie się w 13. kolumnie KPiR. 

Natomiast w przeciwnym przypadku, tj. gdy wynajmowany jest pojazd o masie poniżej 3,5 tony bez VAT-1 / VAT-2 lub samochód osobowy, w pierwszej kolejności pojazd należy wprowadzić do systemu korzystając z zakładki EWIDENCJE » POJAZDY » DODAJ POJAZD. Wówczas w wyświetlonym oknie należy wypełnić wymagane pola związane z pojazdem, wybierając m.in. w polu FORMA WŁASNOŚCI opcję LEASING OPERACYJNY I NAJEM.

Szczegółową ścieżkę dodawania pojazdu do systemu omawia artykuł: Dodawanie pojazdu do systemu

Następnie po wprowadzeniu pojazdu, aby zaksięgować w systemie wFirma.pl fakturę za najem pojazdu, należy przejść do zakładki WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT/FAKTURA (BEZ VAT) » LEASING LUB DZIERŻAWA SAMOCHODU gdzie w polu POJAZD należy wybrać samochód, którego dotyczy wydatek. 

Po zapisaniu, wydatek zostanie ujęty w KPiR w kol. 13 - pozostałe wydatki, a w przypadku faktury VAT dodatkowo w rejestrze VAT zakupu (zgodnie z obowiązującymi limitami rozliczania tego rodzaju wydatków).