Rodzaje operacji księgowanych w KPiR - warto wiedzieć

Rodzaje operacji księgowanych w KPIR - przychody

Przychody ze sprzedaży w KPiR

Podstawową definicję przychodów zawiera art. 14 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych: "Za przychód z działalności (...) uważa się kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont. U podatników dokonujących sprzedaży towarów i usług opodatkowanych podatkiem od towarów i usług za przychód z tej sprzedaży uważa się przychód pomniejszony o należny podatek od towarów i usług."

Przychody podstawowe są więc pieniężnym odzwierciedleniem sprzedaży produktów i usług. Sprzedaż towarów i świadczenie usług wiążą się z podstawowym celem działalności. To one stanowią przedmiot prowadzonej działalności, który określany jest w składanym wniosku rejestracyjnym CEiDG-1 poprzez wymienienie poszczególnych kodów PKD (Polskiej Klasyfikacji Działalności). Oczywiście jak każdy zapis w KPiR również przychody muszą być prawidłowo udokumentowane np. fakturą. Przychody ze sprzedaży to podstawowe rodzaje operacji księgowanych w KPiR.

Wykazanie pozostałych przychodów w KPiR

To przychody nie zakwalifikowane jako sprzedaż towarów lub usług. Wiążą się one z prowadzoną działalnością ale nie stanowią jej głównego aspektu. Mogą to być przychody związane ze sprzedażą składników majątku należących do firmy. Pozostałe przychodyto również odsetki od lokat bankowych, odsetki naliczone kontrahentowi w przypadku nieterminowej zapłaty za fakturę oraz dodatnie różnice kursowe. W grupie tej znajdą się również odszkodowania za szkody związane ze składnikami majątku, choć przypisanie ich do przychodów jest zależne od szczególnych przepisów. Do pozostałych przychodów zaliczy się również najem lub dzierżawę składników majątku firmy, gdy nie będzie to głównym profilem działania danej firmy.

Przychody niestanowiące przychodów z działalności gospodarczej

Rejestrując działalność przedsiębiorca dokonuje wyboru co do zakresu wykonywanych czynności. W związku z tym określa również tytuły przychodów, w zakresie których będzie otrzymywał zapłatę za swoją pracę. Wykonywanie czynności nie zawartych w PKD działalności może prowadzić do konfliktów z organami podatkowymi. Jeżeli jednak przedsiębiorca wykona jednorazowo dodatkową pracę w ramach działalności (pomimo braku odniesienia w jego PKD) powinien przychód zaliczyć do przychodów z tytułu wykonywanej działalności.

Może się jednak zdarzyć, że przedsiębiorca poza wykonywaną działalnością będzie wykonywał czynności zarobkowe jako osoba prywatna. Wówczas osiągane przychody, co do zasady nie będą stanowiły podstawy do opodatkowania w ramach działalności gospodarczej. Będą zatem prywatnymi przychodami przedsiębiorcy, z których rozliczy się na koniec roku podatkowego, jako z przychodów z odrębnego źródła niż działalność gospodarcza. Należy tutaj jednak zaznaczyć, że przedsiębiorca nie może wykonywać jako osoba prywatna czynności takich samych jak zadeklarowane w prowadzonej działalności (zgodnie ze zgłoszonymi PKD). Wówczas bowiem przychody z tych tytułów powinny być traktowane jako przychody z działalności. Natomiast, gdy przykładowo przedsiębiorca zadeklarował handel art. spożywczymi i prowadzi w ramach działalności sklep to może prywatnie wynajmować mieszkanie. Wówczas przychody z wynajmu mieszkania nie będą stanowiły przychodów z działalności.

Innymi przychodami, które w dużym uproszczeniu nie są traktowane jako przychody z działalności gospodarczej to te zwolnione z podatku dochodowego. Nie ujmuje się ich w KPiR, dlatego w dużym uproszczeniu można powiedzieć, że nie są przychodami z działalności. W tej grupie znajdą się również dotacje unijne i dofinansowania z krajowego budżetu.

Rodzaje operacji księgowanych w KPIR - koszty 

Koszty rodzajowe a KPiR

W pełnej rachunkowości koszty według rodzajów dzieli się na 7 grup:

• amortyzacja,
• zużycie materiałów i energii,
• usługi obce,
• podatki i opłaty (w tym podatek akcyzowy),
• wynagrodzenia,
• ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia
• pozostałe koszty rodzajowe.

W przypadku KPiR mamy do czynienia z uproszczoną ewidencją kosztów. Rodzaje kosztów ujmowane w księdze to:

• koszty zakupu materiałów i towarów handlowych,
• koszty uboczne zakupu,
• wynagrodzenia,
• pozostałe koszty uzyskania przychodu,
• koszty działalności badawczo-rozwojowej (w celu skorzystania z ulgi B+R).

Poszczególne rodzaje kosztów tworzą kolumny w KPiR, w których ujmowane są wartości wydatków zaliczanych do poszczególnych grup. W konsekwencji są sumowane i odejmowane od przychodów pozwalając w ten sposób przedsiębiorcy na wyliczenie dochodu za dany okres. Wyjątkiem są koszty działalności badawczo-rozwojowej wynikające z art. 26e ustawy o PIT ujmowane w kol. 16 księgi, które nie mają wpływu na podstawę opodatkowania PIT.

Koszty zakupu materiałów i towarów

Dokładne sprecyzowanie kosztów zakupu materiałów i towarów wymaga wyjaśnienia pojęć zgodnie z rozporządzeniem w sprawie prowadzenia KPiR. Są to towary handlowe, materiały podstawowe i pomocnicze, półwyroby (półfabrykaty), wyroby gotowe, braki i odpady oraz materiały przyjęte od zamawiających do przerobu lub obróbki, z tym że:

• towarami handlowymi są wyroby przeznaczone do sprzedaży w stanie nieprzerobionym; towarami handlowymi są również produkty uboczne uzyskiwane przy prowadzeniu działów specjalnych produkcji rolnej,
• materiałami (surowcami) podstawowymi są materiały, które w procesie produkcji lub przy świadczeniu usług stają się główną substancją gotowego wyrobu; do materiałów podstawowych zalicza się również materiały stanowiące część składową (montażową) wyrobu lub ściśle z wyrobem złączone (np. opakowania - puszki, butelki) oraz opakowania wysyłkowe wielokrotnego użytku (np. transportery, palety), jeżeli opakowania te nie są środkami trwałymi,
• materiałami pomocniczymi są materiały niebędące materiałami podstawowymi, które są zużywane w związku z działalnością gospodarczą i bezpośrednio oddają wyrobowi swoje właściwości,
• wyrobami gotowymi są wyroby własnej produkcji, których proces przerobu został całkowicie zakończony, wykonane usługi, prace naukowo-badawcze, prace projektowe, geodezyjno-kartograficzne, zakończone roboty, w tym także budowlane,
• produkcją niezakończoną jest produkcja w toku oraz półwyroby (półfabrykaty), to jest niegotowe jeszcze produkty własnej produkcji, a także wykonywane roboty, usługi przed ich ukończeniem,
• brakami są nieodpowiadające wymaganiom technicznym wyroby własnej produkcji, całkowicie wykończone bądź też doprowadzone do określonej fazy produkcji; brakami są również towary handlowe, które na skutek uszkodzenia lub zniszczenia w czasie transportu bądź magazynowania utraciły częściowo swą pierwotną wartość,
• odpadami są materiały, które na skutek procesów technologicznych lub na skutek zniszczenia albo uszkodzenia utraciły całkowicie swą pierwotną wartość użytkową;

Koszty zakupu towarów handlowych będą zatem dotyczyły zakupionych wyrobów w celu dalszej odsprzedaży. Przedsiębiorca prowadzący sklep zaliczy tu np. paletę wody, która będzie stanowiła jeden z towarów dostępnych w sklepie. 

Koszty zakupu towarów handlowych i materiałów podstawowych trafiają do kolumny 10 w KPiR. Co ważne, są to najczęściej występujące rodzaje operacji księgowanych w KPiR w zakresie kosztów.

Koszty wynagrodzeń (pracownicy etatowi, umowy cywilnoprawne)

W KPiR zarówno wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę jak i umowy o dzieło lub umowy zlecenie (czyli zawarte na gruncie cywilnoprawnym) księguje się w kolumnie 12. Dotyczy to zarówno wynagrodzeń w gotówce jak i w naturze. Wypłaty ujmuje się w księdze w kwocie brutto, która zawiera składki ZUS (w części finansowanej przez pracownika), podatek od wynagrodzenia oraz oczywiście wartość wynagrodzenia netto. Przedsiębiorca musi pamiętać, że kwota składek ZUS od wynagrodzeń, w części którą to on płaci jako pracodawca, powinna trafić do kolumny 13 (pozostałe koszty uzyskania przychodu), gdzie zalicza się również składki na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Pozostałe koszty uzyskania przychodu

W 13 kolumnie umieszcza się pozostałe wydatki, czyli oprócz tych wymienionych w kolumnach 10–12, będące kosztami uzyskania przychodów. Zalicza się do nich przede wszystkim wydatki na media (czynsz, energię elektryczną, gaz- ogrzewanie). W tej kolumnie znajdą się również wydatki na ubezpieczenia społeczne w części opłacanej przez przedsiębiorcę, wydatki poniesione na zakup usług związanych z prowadzoną działalnością (np. usługi doradcze), a także wydatki związane z używaniem samochodu w prowadzonej działalności (zakup paliwa, koszty bieżącej eksploatacji) i naliczona za dany okres amortyzacja od środków trwałych firmy.

Koszty działalności badawczo-rozwojowej

W kolumnie 16 KPiR wykazuje się w pełnej wysokości koszty działalności badawczo-rozwojowej, o której mowa w art. 26e ustawy o PIT. Co ważne, wartości ujęte w kolumnie 16 KPiR nie mają wpływu na wyliczenie zobowiązań podatkowych (pomniejszenie podstawy opodatkowania). Służą jedynie ewidencjonowaniu poniesionych kosztów, które będą uwzględniane w zeznaniu rocznym jako odliczenie z tytułu ulgi na działalność B+R.

W sytuacji, gdy koszty te kwalifikują się jako koszty uzyskania przychodów należy wykazać je w odpowiedniej kolumnie księgi (kol. 10 do 15).

Wydatki niestanowiące kosztów uzyskania przychodów

Wszystkie wydatki, które przedsiębiorca poniósł, ale nie miały one na celu osiągnięcia przychodów z działalności lub zabezpieczania jego źródła - nie będą stanowiły kosztu uzyskania przychodu (KUP). Ponadto ustawa wymienia szereg wydatków, które pomimo tego, że mają związek z prowadzoną działalnością to nie będą stanowić kosztów uzyskania przychodów określonych w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT. Wśród nich można zaleźć m.in. amortyzację samochodu osobowego w części przekraczającej limit 20.000 euro, wydatki na spłatę rat kredytów, wartość własnej pracy podatnika, jego małżonka i małoletnich dzieci czy grzywny i kary naliczone w postępowaniu karnym.

Koszty i przychody przyszłych okresów

Koszty w KPiR można ewidencjonować przy zastosowaniu jednej z dwóch metod rozliczania kosztów - kasową i memoriałową. To wybrana metoda decyduje o momencie ujęcia kosztu pośredniego do KPiR.

Koszty pośrednie przyszłych okresów można przedstawić na przykładzie rocznej polisy ubezpieczeniowej. Zgodnie z metodą kasową do kosztów zaliczymy całość kwoty za polisę w dacie jej wystawienia, pomimo tego, że polisa dotyczy niekiedy przyszłych miesięcy, a nawet kolejnego roku. Jednak przedsiębiorcy, którzy przyjęli metodę memoriałową rozliczeń będą rozliczać koszt polisy z rozbiciem na poszczególne okresy rozliczeniowe. Kwotę polisy dzieli się więc na 12 miesięcy i w każdym z nich do KPiR trafia koszt naliczony dla danego miesiąca.

Przychody przyszłych okresów mogą być odnotowane poza ewidencją KPiR jako tzw. pro formy. Nie jest to nic innego jak zamówienie. Pro forma nie jest podstawą księgowania a jedynie informacją dla przedsiębiorcy o planowanej przyszłej sprzedaży. Jeżeli jednak do takich zamówień zostaną wpłacone przez kontrahentów zaliczki, to przedsiębiorca musi udokumentować takie zdarzenie wystawiając fakturę zaliczkową. Służy to jednak wyłącznie celom rozliczenia podatku VAT.

Remanent początkowy, końcowy i remanent w trakcie roku

Przedsiębiorcy prowadzący KPiR mają obowiązek sporządzenia dwóch remanentów (inaczej nazywanych również spisem z natury) w ciągu roku: początkowego i końcowego.

Remanent początkowy stanowi pierwszy zapis w księdze. Zwykle widnieje w niej jako jedna pozycja a szczegółowy wykaz przedsiębiorca załącza do dokumentacji firmy. Nawet gdy remanent początkowy wynosi “0 zł” powinien zostać wpisany do KPiR. Ponieważ spis z natury przeprowadzany na początku roku podatkowego nie stanowi kosztu najlepiej ująć go w kolumnie 15 księgi.

Remanenty początkowy i końcowy powinny obejmować:

• towary handlowe,
• materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze,
• półwyroby,
• produkcję w toku,
• wyroby gotowe,
• braki,
• odpady.

Poszczególne pozycje wycenia się według cen zakupu lub według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, jeżeli są one niższe od cen zakupu lub nabycia. Zawartość spisu z natury określa § 28 ust. 2 Rozporządzenia MF w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Jeżeli przedsiębiorca zakupił towary przed rozpoczęciem działalności to ujmuje ich wartość właśnie w remanencie początkowym. Jeżeli natomiast zakładający firmę w momencie rozpoczęcia działalności nie ma na stanie żadnych materiałów i towarów to jest to sytuacja, w której jako remanent początkowy wpisuje się wartość “0 zł”.

Remanent na koniec roku obejmuje te same pozycje co remanent początkowy. Sporządza się go na ostatni dzień roku podatkowego - 31 grudnia i powinien on stanowić ostatnią pozycję zapisu w księdze z danego roku. Przy kontynuacji działalności remanent na koniec danego roku podatkowego stanowi również pierwszy wpis w KPiR kolejnego roku.

Początkowy jak i końcowy remanent danego roku podatkowego ma wpływ na zeznanie roczne. Porównuje się wartości remanentu:

• remanent końcowy > początkowy → powiększa dochód;
• remanent końcowy < początkowy → stanowi koszt, pomniejsza dochód roczny.

Spis z natury podatnicy mogą sporządzać również w trakcie roku podatkowego. Wówczas jednak należy pamiętać o zgłoszeniu takiego faktu Naczelnikowi Urzędu Skarbowego najpóźniej na 7 dni przed dokonaniem remanentu. Wówczas również przeprowadza się wycenę i uwzględnia wartość spisu w zaliczce na podatek dochodowy dotyczącej danego okresu rozliczeniowego.

Rodzaje operacji księgowanych w KPiR - technika prowadzenia zapisów 

Terminy dokonywania zapisów w PKPiR

Zapisów w księdze powinno się dokonywać na bieżąco tzn. w każdym dniu, najpóźniej przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym. Eliminuje to powstawanie zaległości i wbrew pozorom skraca czas poświęcany na księgowanie. Jeżeli jednak podatnicy nie ewidencjonują na bieżąco zapisów w KPiR, najpóźniej wpisów muszą dokonać do 20 dnia kolejnego miesiąca. Taką możliwość przewiduje się dla podatników, których rozlicza biuro rachunkowe. Termin ten wiąże się z koniecznością zapłaty zaliczki za dany okres rozliczeniowy a także jest dniem, do którego przedsiębiorca prowadzący zapisy w programie komputerowym powinien wydrukować księgę za dany miesiąc. KPiR bowiem powinno się drukować co miesiąc bez względu na wybrany okres rozliczeniowy podatku dochodowego: miesięczny czy kwartalny.

Oprócz terminów zapisów podatnik powinien dużą uwagę przywiązać do daty pod jaką dane zdarzenie zapisuje w KPiR. Biorąc pod uwagę przychody - jest to moment powstania przychodu.

Jeżeli chodzi o koszty to ujmowanie ich w KPiR zależy w szczególności od rodzaju kosztu.

Zakup towarów handlowych (§ 17 ust. 1) - musi być wpisany do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży. Wyjątkiem, który zezwala dokonać wpisu w terminie późniejszym jest zlecenie prowadzenia KPiR biuru rachunkowemu.

Wynagrodzenie dla pracowników, składki ZUS - ujmuje się w KPiR pod datą faktycznej zapłaty.

Pozostałe wydatki księguje się w zależności od wybranej metody, którymi są:

• metoda kasowa - ujęcie kosztów w dacie ich faktycznego poniesienia, czyli w dacie wystawienia dokumentu księgowego;
• metoda memoriałowa - ujęcie kosztów w dacie wystawienia faktury z zastrzeżeniem powiązania kosztów z przychodami. Oznacza to, że koszty bezpośrednie ujmuje się w tym roku podatkowym, w którym powstały przychody związane z tymi kosztami. W przypadku kosztów pośrednich dokonuje się ich podziału na okresy, których dotyczą.

Dokumenty księgowe obce - rodzaje i wymagania

Wśród obcych dowodów księgowych wymienić można:

• wystawione przez kontrahentów faktury, rachunki i faktury korygujące,
• wyciągi bankowe,
• dokumenty celne,
• noty korygujące,
• potwierdzenia opłat pocztowych i bankowych,
• inne dowody opłat.

Dowodami księgowymi mogą być również inne dokumenty, które zawierają:

• określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
• wiarygodne określenie stron (nazwy, adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej;
• opis operacji (przedmiot operacji gospodarczej) oraz jej wartość i jeżeli jest możliwe ilościowe określenie;
• przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
• datę wystawienia jeżeli jest zgodna z datą dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą niż dokonanie operacji gospodarczej – także datę dokonania operacji gospodarczej.

Dokumenty księgowe własne - rodzaje i wymagania

Przedsiębiorstwo sporządza również własne dowody księgowe. Wśród nich znajdują się:

• faktury, rachunki dokumentujące sprzedaż,
• dzienne zestawienie dowodów,
• noty księgowe,
• dowody wewnętrzne.

Co do wymagań informacji zawartych na własnym dowodzie księgowym są one takie same jak przy obcych dokumentach księgowych.

Sposoby korekt dokumentów księgowych własnych

Korygowanie własnych dokumentów księgowych to przede wszystkim korygowanie wystawionych faktury - poprzez wystawienie faktury korekty, która ma na celu poprawienie błędów w zakresie:

• udzielono obniżki ceny w formie rabatu, 
• udzielono opustów i obniżek cen,
• dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
• dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty,
• podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury.

Sposoby korekt dokumentów księgowych obcych

Korygowanie obcych dokumentów księgowych w przypadku otrzymanych faktur VAT odbywa się poprzez wystawienie noty korygującej. Wprowadzane przez nią zmiany dotyczą głównie pomyłek w obrębie nazwy i informacji dotyczących sprzedawcy, nabywcy lub też korygują błędy w zakresie oznaczenia towaru lub usługi.

Nota korygująca powinna zawierać:

• numer kolejny i datę jej wystawienia,
• imiona i nazwiska albo nazwy bądź nazwy skrócone wystawcy noty i wystawcy faktury albo faktury korygującej oraz ich adresy i numery identyfikacji podatkowej,
• dane zawarte w fakturze, której dotyczy nota korygująca,
• wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej,
• oznaczenie „Nota korygująca”.