Zgodnie z § 11 ust. 1. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów podatnik jest obowiązany prowadzić księgę rzetelnie i w sposób niewadliwy. Dalsze ustępy tego paragrafu definiują, co oznacza zarówno niewadliwe jak i rzetelne prowadzenie KPiR. Co do zasady, za niewadliwą uważa się księgę prowadzoną zgodnie z przepisami rozporządzenia i objaśnieniami do wzoru księgi, natomiast nierzetelność księgi występuje gdy dokonane w niej zapisy nie odzwierciedlają stanu rzeczywistego.
Wadliwość księgi przychodów i rozchodów
Wady podatkowej księgi przychodów i rozchodów wynikają z naruszenia obowiązujących przepisów dotyczących ich prowadzenia, czyli wad formalnych do których zaliczyć należy np. nie zachowanie formy zbroszurowanej KPiR, brak numeracji poszczególnych jej kart czy brak chronologii.
Nierzetelność księgi przychodów i rozchodów
Nierzetelna księga to taka, która zawiera zapisy operacji gospodarczych, które nie miały miejsca, są fikcyjne, a tym samym nie odzwierciedlają stanu rzeczywistego np. wprowadzony zapis nie posiada żadnego uzasadnienia, brak jest dokumentów będących podstawą tego wpisu, bądź gdy brak w niej zdarzeń, które powinny być ujęte, np. nie zaksięgowana faktura.
Są jednak sytuacje, w których pomimo wystąpienia pewnych błędów, księgę można uznać za rzetelną, o czym mowa w § 11 ust. 4 wyżej wymienionego rozporządzenia. Są to sytuacje, gdy:
- niewpisane lub błędnie wpisane kwoty przychodu nie przekraczają łącznie 0,5% przychodu wykazanego w księdze za dany rok podatkowy lub przychodu wykazanego w roku podatkowym do dnia, w którym organ podatkowy stwierdził te błędy,
- brak właściwych zapisów jest związany z nieszczęśliwym wypadkiem lub zdarzeniem losowym, które uniemożliwiło podatnikowi prowadzenie księgi,
- błędy spowodowały podwyższenie kwoty podstawy opodatkowania, z wyjątkiem błędów polegających na niewykazaniu lub zaniżeniu kosztów zakupu materiałów podstawowych, towarów handlowych oraz kosztów robocizny,
- podatnik uzupełnił zapisy lub dokonał korekty błędnych zapisów w księdze przed rozpoczęciem kontroli przez naczelnika urzędu skarbowego lub przez organ kontroli skarbowej,
- błędne zapisy są skutkiem oczywistej omyłki, a podatnik posiada dowody księgowe odpowiadające warunkom, o których mowa w § 12 ust. 3.
Wadliwość i nierzetelność księgi - skutki
Wadliwość lub nierzetelność powoduje, że organ podatkowy nie uznaje takich ksiąg za dowód. Jeśli jednak księga prowadzona jest wadliwie, ale rzetelnie, a ujawnione wady w świetle sprawy są nieistotne to księga ta może być uznana za dowód. Stwierdzenie przez organ podatkowy nierzetelność księgi skutkuje jej odrzuceniem i jest to czyn kwalifikowany zgodnie z art. 61 § 1 kodeksu karnego skarbowego jako przestępstwo skarbowe i podlega karze grzywny do 240 stawek dziennych. Natomiast wadliwe prowadzenie księgi podlega karze grzywny z tytułu wykroczenia skarbowego, w związku z czym skutek wadliwego prowadzenia księgi jest dla podatnika zdecydowanie mniej odczuwalny niż w przypadku prowadzenia ksiąg nierzetelnie. Odrzucenie księgi może spowodować, iż to organ podatkowy będzie określał podstawę opodatkowania podatnika poprzez szacowanie, co może być dla niego niekorzystne.
