Jak założyć gabinet lekarski - praktyczne wskazówki

Gabinet lekarski świadczy pomoc medyczną i jest alternatywą dla działań publicznej opieki medycznej. Często usługi świadczone są odpłatnie, chyba że podpisana jest umowa z NFZ w zakresie finansowania świadczeń zdrowotnych. Czy wiesz, jak założyć gabinet lekarski? Sprawdź, odpowiedź w artykule!

Wstępne wymagania związane z prowadzeniem gabinetu lekarskiego

Zgodnie z art. 18 ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej, aby lekarz mógł wykonywać działalność leczniczą jako indywidualną praktykę lekarską:

1. Musi:

1. posiadać prawo wykonywania zawodu, 
2. dysponować pomieszczeniem, w którym będą udzielane świadczenia zdrowotne, wyposażonym w produkty lecznicze, wyroby medyczne, aparaturę i sprzęt medyczny odpowiedni do rodzaju i zakresu udzielanych świadczeń zdrowotnych, oraz posiadać opinię właściwego organu Państwowej Inspekcji Sanitarnej o spełnieniu warunków wymaganych przy udzielaniu określonych świadczeń zdrowotnych,
3. uzyskać wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG),
4. zawrzeć umowę ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej.

2. Nie może być:

1. zawieszony w prawie wykonywania zawodu ani ograniczony w wykonywaniu określonych czynności medycznych na podstawie przepisów o zawodach lekarza i lekarza dentysty lub przepisów o izbach lekarskich,
2. ukarany karą zawieszenia prawa wykonywania zawodu,
3. pozbawiony możliwości wykonywania zawodu prawomocnym orzeczeniem środka karnego zakazu wykonywania zawodu albo zawieszony w wykonywaniu zawodu zastosowanym środkiem zapobiegawczym,
4. Lekarz, który planuje podjąć działalność w formie specjalistycznej praktyki lekarskiej (np. chirurgia, ginekologia) musi posiadać odpowiednią specjalizację w danej dziedzinie medycyny.

Wpis na listę członków izby lekarskiej

Lekarz posiadający prawo wykonywania zawodu nadane przez okręgową radę lekarską, zostaje równocześnie wpisany na listę członków izby lekarskiej. Jeżeli zawód wykonywany jest na obszarze dwóch lub więcej okręgowych izb lekarskich, lekarz uzyskuje wpis na listę członków w wybranej przez siebie okręgowej izbie lekarskiej.

Gabinet lekarski założony przez osobę nieposiadającą wykształcenia

To możliwe! Osoba, która chce założyć gabinet lekarski, ale nie posiada wykształcenia lekarskiego w pierwszej kolejności musi założyć niepubliczny zakład opieki zdrowotnej (NZOZ) i dopiero wtedy w ramach tej działalności otworzyć gabinety lekarskie. Dodatkowo musi (art. 17 ustawy o działalności leczniczej):

• posiadać pomieszczenia lub urządzenia, odpowiadające określonym wymaganiom ogólnoprzestrzennym, sanitarnym, instalacyjnym,

• stosować wyroby odpowiadające wymaganiom ustawy z dnia 20 maja 2010 r. o wyrobach medycznych,

• zapewnić aby świadczenia zdrowotne były udzielanie wyłącznie przez osoby wykonujące zawód medyczny oraz spełniające wymagania zdrowotne,

• zawrzeć umowę ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej.

Przedsiębiorca zakładający NZOZ, który zamierza otworzyć gabinet lub gabinety lekarskie powinien zatrudniać osoby wykonujące zawód lub mające prawo wykonywania zawodu lekarza.

Dopuszczalne formy prowadzenia gabinetu lekarskiego

Gabinet lekarski może być prowadzony w formie indywidualnej praktyki lekarskiej jako jednoosobowa działalność gospodarcza lub grupowo jako spółka cywilna, jawna lub partnerska.

Jak założyć gabinet lekarski?

Spełnienie wstępnych wymagań oznacza już tylko załatwienie formalności związanych z założeniem własnej działalności. Posiadając pełen zakres fachowej wiedzy oraz wymagane doświadczenie w zawodzie gabinet lekarski należy zarejestrować.

Gabinet lekarski jako jednoosobowa działalność gospodarcza

Gabinet lekarski w formie indywidualnej praktyki jako jednoosobowa działalność należy zarejestrować wypełniając wniosek CEIDG-1. Po jego złożeniu przyszły przedsiębiorca uzyskuje wpis do centralnej ewidencji działalności gospodarczej, jednocześnie wniosek ten jest:

1. wnioskiem o wpis do krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej (REGON),

2. zgłoszeniem identyfikacyjnym do naczelnika urzędu skarbowego (NIP),

3. oświadczeniem o wyborze formy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych,

4. zgłoszeniem płatnika składek do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, lub

5. oświadczeniem o kontynuowaniu ubezpieczenia społecznego rolników.

Uzyskanie takiego wpisu jest bezpłatne.

Gabinet lekarski jako spółka cywilna

Spółkę cywilną rejestruje się, tak jak w przypadku jednoosobowej działalności, wypełniając wniosek CEIDG-1.

Spółka jawna i spółka partnerska podlega już zasadom kodeksu handlowego, w związku z tym decydując się na tę formę działalności należy złożyć wniosek o wpis do rejestru KRS.

Obowiązki względem Okręgowej Izby Lekarskiej

Działalność lekarska jest zawodem regulowanym, w związku z tym poza wpisem do rejestru podmiotów prowadzących działalność, przyszły przedsiębiorca powinien uzyskać wpis do Rejestru Podmiotów Wykonujących Działalność Leczniczą. Wniosek można złożyć:

• elektronicznie w wykorzystaniem bezpiecznego podpisu kwalifikowanego,

• elektronicznie bez bezpiecznego podpisu kwalifikowanego - profil zaufany ePUAP.

Po wypełnieniu wysyłany jest do właściwej terytorialnie (ze względu na miejsce wykonywania przyszłej działalności) Okręgowej Izby Lekarskiej.

Określenie PKD dla gabinetu lekarskiego

Działalność gabinetu lekarskiego określona jest PKD 86.21.Z Praktyka lekarska ogólna oraz 86.22.Z Praktyka lekarska specjalistyczna.

Wymienione podklasy nie obejmują:

• działalności szpitali, sklasyfikowanej w 86.10.Z,

• praktyki lekarskiej dentystycznej, sklasyfikowanej w 86.23.Z,

• działalności fizjoterapeutycznej, sklasyfikowanej w 86.90.A,

• działalności paramedycznej, sklasyfikowanej w 86.90.D.

Najlepsza forma opodatkowania dla gabinetu lekarskiego

We wniosku CEIDG-1 deklaruje się m.in. formę opodatkowania przychodów. Tutaj, aby wybrać tę najbardziej korzystną, warto oszacować wysokość osiąganych przychodów i ponoszonych kosztów.

Gabinet lekarski a zasady ogólne (skala podatkowa)

Ta forma opodatkowania nie wymaga spełniania specjalnych warunków. Podatek obliczany jest według skali podatkowej, czyli przyjętych progów podatkowych. Dodatkowo uwzględniana jest kwota wolna od podatku. Korzystna dla tych przedsiębiorców, u których przewidywany roczny dochód nie przekroczy pierwszego progu podatkowego (85 528 zł) i którym zależy na skorzystaniu z ulg podatkowych czy wspólnego rozliczenia z małżonkiem lub jako osoba samotnie wychowująca dziecko.

Kwota wolna od podatku jest uwzględniana przy wyliczeniu podatku według skali podatkowej, jednakże wraz ze zmianą przepisów w 2017 roku kwota wolna od podatku uwzględniana jest wyłącznie w ramach pierwszego progu podatkowego, po przekroczeniu kwoty 85 528 zł kwota ta nie będzie uwzględniana.

Gabinet lekarski a podatek liniowy

Podatek liniowy oznacza, że podatek liczony jest od całości osiągniętego dochodu bez zastosowania kwoty wolnej od podatku czy progów podatkowych. Zaletą jednak jest stała stawka - 19 %, bez względu na wysokość osiągniętego dochodu, w związku z tym jest to niezwykle korzystna forma opodatkowania dla osób, które szacują zyski powyżej 100 000 zł rocznie. W przeciwnym wypadku jest nieopłacalna. Wyklucza stosowanie większości ulg podatkowych, wspólne rozliczenie z małżonkiem czy uwzględnienie kwoty wolnej od podatku.

Gabinet lekarski a ryczałt ewidencjonowany

Cechą charakterystyczną ryczałtu jest opodatkowanie osiągniętego przychodu, wykluczając całkowicie możliwość uwzględniania kosztów uzyskania przychodu. Z tego powodu stanowi najlepszą formę opodatkowania dla tych, którzy nie będą ponosili wysokich kosztów.

Możliwy do wyboru w przypadku, gdy działalność wykonywana jest jako wolny zawód - świadczenia usług osobiście wyłącznie na rzecz osób prywatnych. Stosując tą formę opodatkowania nie ma możliwości korzystania z ulg podatkowych i wspólnego rozliczenia.

Gabinet lekarski a karta podatkowa

Karta podatkowa to zryczałtowana forma opodatkowania, oznacza rozliczanie podatku w stałej wysokości przez cały rok bez względu na osiągany obrót. Co więcej, pozwala na uniknięcie dodatkowych obowiązków (np. generowanie zaliczek na podatek dochodowy). Możliwa do wyboru jeśli, tak jak przy ryczałcie, usługi świadczone są przez wolny zawód - świadczenia usług osobiście wyłącznie na rzecz osób prywatnych.

Jak założyć gabinet lekarski - z VAT czy bez VAT?

Świadczenie usług lekarskich z mocy prawa zwolnione jest z VAT, nie ma więc obowiązku dokonywania formalności na tym polu.

Gabinet lekarski a obowiązek posiadania kasy fiskalnej

Wraz z początkiem 2015 roku na osoby posiadające zawód lekarza, które prowadzą działalność gospodarczą został nałożony obowiązek posiadania kasy fiskalnej. Ma on zastosowanie jeżeli usługi świadczone są na rzecz osób prywatnych i co niezwykle ważne, lekarzy (i dentystów) nie obowiązują żadne zwolnienia dotyczące ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy. Warto dokładnie zapoznać się z warunkami, które pozwolą na skorzystanie z ulgi z tytułu zakupu kasy fiskalnej.

Od 30 czerwca 2021 roku, obowiązkową kasę online muszą stosować podmioty, świadczące usługi w zakresie opieki medycznej przez lekarzy i lekarze dentyści. Wynika to rozporządzenia w sprawie przedłużenia terminów prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu
kas rejestrujących z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii.

Składki ZUS gabinet lekarski

Oprócz CEIDG-1 i RPWDL w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych należy złożyć najpóźniej do 7 dni po założeniu działalności formularz:

• ZUA, jeśli opłacane mają być pełne składki ZUS,

• ZZA, jeżeli opłacana ma być jedynie składka zdrowotna.

Ulga na start

Korzystając z ulgi na start podatnik rozpoczynający działalność gospodarczą ma możliwość nie płacenia składek na ubezpieczenie społeczne (emerytalne, rentowe, wypadkowe, chorobowe) przez 6 miesięcy począwszy od rozpoczęcia wykonywania działalności. Jednak, aby móc skorzystać z ulgi na start przedsiębiorca musi spełnić następujące warunki:

• być osobą fizyczną (czyli prowadzącą działalność jednoosobową albo jest wspólnikiem spółek cywilnych),
• podejmuje działalność gospodarczą po raz pierwszy albo podejmuje ją ponownie po upływie co najmniej 60 miesięcy od dnia jej ostatniego zawieszenia lub zakończenia,
• nie wykonuje działalności na rzecz byłego pracodawcy, u którego w bieżącym lub w poprzednim roku kalendarzowym pracowali na etacie i wykonywali czynności wchodzące w zakres obecnie wykonywanej działalności,
• nie podlega ubezpieczeniu w KRUS.

Jeśli osoba rozpoczynająca działalność spełni dane warunki i skorzysta z ulgi na start to będzie zobowiązana złożyć w ZUS jedynie zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego na formularzu ZZA w ciągu 7 dni od założenia działalności.

Preferencyjne składki ZUS

Przedsiębiorca rozpoczynający działalność bądź minął mu okres 6 miesięcy ulgi na start, może skorzystać z preferencyjnych składek ZUS, które obejmują okres 24 pełnych miesięcy. Wysokość składek ZUS zależy od wysokości przeciętnego wynagrodzenia w Polsce. Podstawa wysokości składek dla osób, które opłacają składki społeczne na preferencyjnych zasadach, wynosi 30% minimalnego wynagrodzenia w danym roku.

Konto firmowe dla gabinetu lekarskiego

Założenie działalności gospodarczej nie zawsze wiąże się z posiadaniem konta firmowego, konieczne jest ono jednak w przypadku świadczenia usług na rzecz firm lub wtedy, gdy wartość jednorazowej transakcji przekracza 15 000 zł. Warunki, które trzeba spełnić, aby założyć konto firmowe narzuca bank. Nie ma tutaj żadnych dodatkowych regulacji. Zazwyczaj do banku należy udać się z:

• zaświadczeniem (albo ksero i oryginałem do wglądu) o wpisie do CEIDG,

• dowodem osobistym,

• pieczątką firmową,

• wymaga się również złożenia wzorów podpisów osób dysponujących kontem.

Spółki prawa handlowego (jawna, partnerska) dodatkowo powinny złożyć:

• akt zawiązania spółki,

• zaświadczenie o nadaniu numeru REGON oraz aktualny odpis KRS.

Przed wyborem konta firmowego warto zwrócić uwagę na wysokość opłat związanych z prowadzeniem rachunku oraz to czy dokonywanie przelewów jest płatne. Przy dokonywaniu dużej ilości przelewów każda opłata może okazać się niepotrzebnym wydatkiem.

Gabinet lekarski - ubezpieczenie OC

Ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej to konieczność jeśli planuje się założenie gabinetu lekarskiego. Każdy zawód niesie ze sobą ryzyko popełniania błędów, obowiązek ubezpieczenia się od tego lekarza nie budzi więc żadnych wątpliwości. Odpowiedzialność cywilna lekarza to odpowiedzialność za szkodę, jaką może on wyrządzić pacjentowi w trakcie wykonywania czynności zawodowych (przede wszystkim świadczeń zdrowotnych), jak również za szkodę powstałą na skutek niezgodnego z prawem zaniechania udzielenia tych świadczeń.

Jakie warunki lokalowe dla gabinetu lekarskiego?

Podstawą prowadzenia gabinetu lekarskiego jest sprostanie surowym wymogom sanepidu. Właściwy organ powinien wystawić opinię o spełnieniu warunków umożliwiających wykonywanie świadczeń zdrowotnych w lokalu. Gabinet lekarski powinien być wyposażony w aparaturę, sprzęt medyczny i produkty niezbędne do wykonywania świadczeń zdrowotnych.

Szczegóły dotyczące warunków lokalowych jak i sprzętu dla gabinetu lekarskiego odnaleźć można w rozporządzeniu Ministra Zdrowia z dnia z dnia 26 marca 2019 r. w sprawie szczegółowych wymagań, jakim powinny odpowiadać pomieszczenia i urządzenia podmiotu wykonującego działalność leczniczą (na podstawie art. 22 ust. 3 ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej).

RODO u lekarza

Przyszły przedsiębiorca prowadzący gabinet lekarski, w związku z wejściem nowych przepisów unijnych tj. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (w skrócie: RODO) 25 maja 2018 roku, zobowiązany jest w szczególności do:

1. zapewniania odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych (zwykłych oraz wrażliwych), zgodnie z zasadami wskazanymi w Rozporządzeniu RODO,
2. wykonywania obowiązków wynikających z praw osób, których dotyczą dane osobowe,
3. wyznaczenia inspektora ochrony danych osobowych (w sytuacji gdy podmiot zobowiązany jest do tegoż zgodnie z art. 37 ust 1 ww. rozporządzenia).
4. podania o sobie, jako o administratorze danych informacji wskazanych w RODO oraz informacji, jak dane osobowe będą przetwarzane (w jakim celu) oraz w oparciu o jaką podstawę prawną.

Obowiązki, w związku z RODO sprowadzają się do tego, aby nadać odpowiednie upoważnienia osobom, które będą miały dostęp do danych osobowych (pracowników, kontrahentów, wykonawców itd), podpisania umów o powierzenie przetwarzania danych osobowych z podmiotami trzecimi, uzyskania od osoby, której dane osobowe są pozyskiwane, stosownej zgody (jeśli jest wymagana przez RODO) oraz poinformowanie takiej osoby o przysługujących jej prawach. 

Marketing gabinetu lekarskiego

Skuteczna strategia marketingowa jest kluczem do sukcesu prowadzonej działalności. Świadcząc nawet najbardziej profesjonalne usługi, które stanowią podstawę funkcjonowania społeczeństwa (ludzie zawsze będą potrzebowali pomocy lekarzy) działalność nie przetrwa, jeżeli mało kto o niej wie. Punktem wyjścia jest utworzenie marki firmy - w profesjonalnym sloganie nazywane jako branding.

Podstawą reklamy gabinetu lekarskiego jest promocja w sieci. Warto zacząć od tej darmowej, dostępnej np. na portalu Taelo.pl. Możliwe jest w tym miejscu zarówno opublikowanie wizytówki swojego gabinetu, jak i prowadzenia bloga, np. o poradach zdrowotnych.

Następnym krokiem powinna być dobrze przygotowana strona internetowa, która stanowi profesjonalną wizytówkę firmy, ale także umożliwia przeglądanie pełnej oferty oferowanych usług. Przyszli przedsiębiorcy nie powinni również zapominać o sile social mediów. Profil gabinetu lekarskiego na Facebooku już nikogo nie zdziwi, a na pewno pozwoli pozyskać dużą liczbę nowych pacjentów.

Co nie podlega wątpliwości, bardzo ważnym czynnikiem marketingowym prowadząc gabinet lekarski jest profesjonalna obsługa pacjentów. Zawód lekarza traktowany jest jako zawód zaufania społecznego. Pacjenci oczekują nie tylko fachowej wiedzy i kwalifikacji, ale również ciepłej postawy. Będąc zadowolonym ze świadczonych usług, na pewno polecą go dalej. Często nowi pacjenci odwiedzają gabinet lekarski właśnie z polecenia go przez rodzinę czy znajomych.