Kodeks pracy wyróżnia kilka rodzajów umów o pracę, jedną z nich jest ta zawierana na czas zastępstwa nieobecnego pracownika. Taki kontrakt musi wyraźnie określać okres, przez jaki będzie świadczona praca. Czy umieszczanie nazwiska nieobecnego pracownika w umowie na zastępstwo jest prawidłowe? Wyjaśniamy.
Umowa o pracę na czas zastępstwa
Umowa na zastępstwo jest pewnego rodzaju formą umowy o pracę zawieranej na czas określony. Pamiętajmy jednak, że przyczyną powstania takiego stosunku pracy jest wyłącznie konieczność zastępowania innego nieobecnego pracownika – np. takiego, który przebywa na dłuższym zwolnieniu lekarskim.
Tak naprawdę Kodeks pracy nie zawiera konkretnego przepisu, który normowałby umowę zawieraną na zastępstwo. Pośrednio podlega ona pod regulację art. 251 § 1 i 4 kp, zgodnie z którym okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony, a także łączny okres zatrudnienia na podstawie umów o pracę na czas określony zawieranych między tymi samymi stronami stosunku pracy, nie może przekraczać 33 miesięcy, a łączna liczba tych umów nie może przekraczać trzech – przepisu tego nie stosuje się do umów o pracę zawartych na czas określony w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy.
Treść umowy o pracę na zastępstwo
Umowa o pracę zawierana na czas zastępstwa innego pracownika powinna być co do zasady zawarta na piśmie. Ustawodawca dopuszcza co prawda ustną formę zawarcia stosunku pracy, niemniej w praktyce jest to rzadko spotykane.
Umowa o pracę na zastępstwo powinna w swej treści zawierać następujące informacje:
- datę i miejsce zawarcia umowy;
- oznaczenie stron stosunku pracy, tj. pracodawcy oraz nowego pracownika;
- wskazanie okresu, na jaki zostaje zawierana umowa (umowa o pracę na zastępstwo nigdy nie może być zawarta bezterminowo);
- określenie wysokości wynagrodzenia pracowniczego oraz obowiązków zatrudnianej osoby (w tym dokładnego miejsca i czasu pracy);
- wskazanie stanowiska pracy zastępowanego pracownika oraz oznaczenie, że umowa dotyczy zastępstwa z powodu nieobecności danej osoby;
- podpis stron umowy.
Podstawową zasadą obowiązującą w stosunkach pracy, a wynikającą z ochronnej i organizatorskiej funkcji prawa pracy, jest jasność i jednoznaczność praw i obowiązków stron tego stosunku. Dotyczy to zwłaszcza tak istotnej kwestii, jak określenie stron umowy o pracę – tj. podmiotu zatrudniającego i pracownika – oraz oświadczeń woli w przedmiocie zawarcia i rozwiązania umów o pracę, dla której to czynności kodeks pracy wymaga formy pisemnej (art. 29 § 1 i 3 oraz art. 30 § 3 kp).
Umieszczanie nazwiska nieobecnego pracownika w umowie na zastępstwo
Wielu pracodawców nie wie, czy oznaczanie zastępowanego pracownika z imienia i nazwiska jest koniecznym elementem umowy zawieranej na czas zastępstwa. Okazuje się, że polskie prawo nie przewiduje takiego wymogu, stąd też nie ma potrzeby go wymieniać. Wystarczające jest zawarcie postanowienia, w którym zostanie wyraźnie zaznaczony fakt podpisania umowy na czas zastępowania nieobecnej osoby. Warto także podkreślić, na jakim stanowisko będzie odbywało się zastępstwo i jakie obowiązki przypadną w związku z tym nowemu pracownikowi.
Powyższe stanowisko zostało poparte także przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, które, mając na uwadze treść art. 29 ust. 1 i art. 29 ust. 11 Kodeksu pracy, stwierdziło, że imię i nazwisko osoby zastępowanej z pewnością nie jest daną niezbędną dla ważności zawartej umowy o pracę.
W rzeczywistości umieszczenie imienia i nazwiska osoby zastępowanej w umowie o pracę zawieranej z nowym pracownikiem może być naruszeniem przepisów RODO. Takie informacje stanowią bowiem dane osobowe chronione nie tylko przez polskie przepisy Kodeksu cywilnego oraz ustawy o ochronie danych osobowych, lecz przede wszystkim rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.
Co ciekawe, jeszcze kilkanaście lat temu, gdy obowiązywała nieaktualna już Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych, Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych uważał, że zamieszczanie personaliów zastępowanego pracownika w umowie o pracę z nową osobą nie stanowi żadnego naruszenia prawa. Co więcej, takie działanie stanowiło wówczas wyraz swobody kształtowania stosunku pracy i treści umowy o pracę dokonywanych przez zatrudniającego. Obecnie taka argumentacja jest niedopuszczalna, ponieważ umieszczanie nazwiska nieobecnego pracownika w umowie na zastępstwo może być traktowane jako poważne naruszenie przepisów RODO. Ostatecznie dane nieobecnego pracownika nie są potrzebne do nawiązania stosunku pracy z jego zastępcą, wystarczy podanie informacji, że umowa o pracę jest zawierana właśnie w tym celu.
Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych stoi na stanowisku poszanowania zasady minimalizmu pojawiającego się w umowach o pracę. Jego zdaniem skoro w treści art. 29 § 11 kp nie wskazano imienia i nazwiska zastępowanego pracownika jako obligatoryjnego elementu umowy o pracę na czas zastępstwa, to zatrudniający nie może tego dokonać (a już szczególnie, gdy sprzeciwi się temu sam zastępowany pracownik).
Żądania zastępowanego pracownika w przypadku podania jego danych w umowie o pracę na zastępstwo
Pomimo praktycznego zakazu umieszczania danych nieobecnego pracownika w umowie o pracę zawieranej na czas zastępstwa pewna część pracodawców decyduje się na umieszczenie w kontrakcie personaliów zastępowanej osoby. Uzasadniają to głównie potrzebą wskazania nowemu pracownikowi okresu zatrudnienia i dokładnego terminu zakończenia umowy. Taka argumentacja nie jest jednak wystarczająca do obrony wadliwego stanowiska. Jeśli imię i nazwisko zastępowanego pracownika pojawi się w umowie o pracę z nową osobą, nieobecny ma prawo żądać zmiany treści zawartej umowy i wykreślenia z niej jego danych osobowych.
Co więcej, w takiej sytuacji kształtuje się również prawo do żądania zapłaty zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych zastępowanego pracownika. Dodatkowo może on zgłosić całą sprawę do Urzędu Ochrony Danych Osobowych celem wszczęcia postępowania wyjaśniającego oraz nałożenia kary finansowej na pracodawcę w związku z naruszeniem przepisów RODO. Jeśli pracodawca nie zechce zmienić umowy na wyraźne żądanie zastępowanego pracownika, nieobecny będzie mógł skierować sprawę do sądu (włączając w to także postępowanie o zapłatę stosownego zadośćuczynienia).
Podsumowanie
Umieszczanie nazwiska nieobecnego pracownika w umowie na zastępstwo stanowi formę naruszenia zasady minimalizmu obowiązującej w polskim prawie pracy. Dodatkowo może być uznane jako złamanie zasad określonych przez RODO, skutkiem czego nieobecny pracownik może żądać zmiany treści wadliwej umowy oraz zapłaty zadośćuczynienia za naruszenie jego dóbr osobistych pod postacią upublicznienia jego danych personalnych. Pamiętajmy też, że pracodawcy nie wolno określać w umowie na zastępstwo przyczyn nieobecności zastępowanego pracownika ani jego innych danych teleadresowych.
