W wielu firmach funkcjonuje tzw. obiegówka dla pracownika. Kojarzy się ona głównie z zakończeniem umowy i rozliczeniem się pracownika z firmą. Czym dokładnie jest taki dokument? Jakie dane są w nim zawarte i czy obiegówka powinna być w każdej firmie?
Obiegówka dla pracownika bezpłatny wzór do pobrania w PDF lub DOCX!
Obiegówka dla pracownika a przepisy, które ją regulują
W przepisach Kodeksu pracy nie znajdziemy pojęcia „karty obiegowej”, tzw. obiegówki. Nie jest więc ona dokumentem obowiązkowym i nie musi być stosowana.
Przykład 1.
Firma pani Marty zatrudnia 15 pracowników. Nie wprowadzono żadnych aktów wewnętrznych z zapisami o obiegówce, więc nie jest tam ona stosowana.
Pracodawca w drodze aktów lub instrukcji wewnętrznych może z takiego dokumentu korzystać. Obowiązek wypełnienia karty obiegowej może zatem wynikać z przepisów wewnątrzzakładowych, np. z regulaminu pracy. W regulaminie powinien być zawarty wzór takiego dokumentu stosowany w danym przedsiębiorstwie.
Przykład 2.
W firmie X w regulaminie pracy wprowadzono zapis, że pracownik w ostatnim dniu umowy składa w dziale administracji wypełnioną obiegówkę. Regulamin pracy zawiera wzór takiego dokumentu. Zapis jest prawidłowy i w firmie X będzie się taki dokument stosować.
Obiegówka dla pracownika – do czego służy?
Głównym celem obiegówki jest rozliczenie pracownika z mienia, które powierzyło mu przedsiębiorstwo. Na karcie obiegowej pracownik może rozliczyć się m.in. z ruchomości takich jak:
- służbowy sprzęt, np. laptop, telefon;
- klucze;
- narzędzia firmowe;
- samochód;
- środki pieniężne, np. zaliczki, pożyczki.
Kartę obiegową stosuje się najczęściej w dużych przedsiębiorstwach, w których istnieje kilka lub kilkanaście działów i zatrudnionych jest więcej osób. Dzięki niej pracownik będzie rozliczony ze wszystkich rzeczy, które otrzymał.
Po uprzednim sprawdzeniu, czy pracownik zdał wszystko, co mu powierzono, obiegówkę podpisują przedstawiciele każdego działu, z którego mienia musi się on rozliczyć.
Obiegówka dla pracownika – elementy
W karcie wyszczególnione są komórki organizacyjne, w których pracownik zgłasza powyższe fakty, rozliczając swoje zobowiązania. Zwykle karta obiegowa składa się z takich elementów, jak:
- określenie firmy/działu;
- imię, nazwisko pracownika;
- stanowisko;
- data rozpoczęcia umowy i jej zakończenia;
- wydział/dział;
- informacje, gdzie/w jakich działach pracownik ma się rozliczyć;
- podpis pracodawcy.
Są to przykładowe elementy obiegówki, u każdego pracodawcy karta ta może zawierać inne dane.
Obiegówka dla pracownika a świadectwo pracy
Czasami można usłyszeć, że pracodawcy uzależniają wydanie świadectwa pracy od oddania obiegówki. Jest to jednak działanie bezprawne. Do obowiązków pracodawcy zgodnie z art. 97 Kodeksu pracy należy bezzwłoczne wydanie pracownikowi świadectwa pracy w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy. Świadectwo pracy należy wręczyć pracownikowi w dniu, w którym ustaje stosunek pracy. Jeżeli nie jest to możliwe, pracodawca w ciągu siedmiu dni przesyła ten dokument pocztą. Natomiast zgodnie z Kodeksem pracy rozliczenie się pracownika z powierzonego mu przez pracodawcę mienia nie ma wpływu na wydanie świadectwa pracy. Nie można więc odmówić pracownikowi wydania go z powodu nieoddania obiegówki.
§ 1 W związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy, jeżeli nie zamierza nawiązać z nim kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy. Jeżeli z przyczyn obiektywnych wydanie świadectwa pracy pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej w tym terminie nie jest możliwe, pracodawca w ciągu 7 dni od dnia upływu tego terminu przesyła świadectwo pracy pracownikowi lub tej osobie za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (Dz. U. z 2020 r. poz. 1041) albo doręcza je w inny sposób. Świadectwo pracy dotyczy okresu lub okresów zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy.
§ 11. W przypadku nawiązania z tym samym pracownikiem kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy, pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy wyłącznie na jego wniosek, złożony w postaci papierowej lub elektronicznej; wniosek może być złożony w każdym czasie i dotyczyć wydania świadectwa pracy dotyczącego poprzedniego okresu zatrudnienia albo wszystkich okresów zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy.
§ 12. W przypadku, o którym mowa w § 11, pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy w ciągu 7 dni od dnia złożenia wniosku.
§ 13. Wydanie świadectwa pracy nie może być uzależnione od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą.
Jeżeli pracodawca nie wyda świadectwa pracy z powodu nieoddania obiegówki, wówczas pracownikowi przysługuje prawo wystąpienia do sądu pracy z żądaniem zobowiązania pracodawcy do wydania dokumentu. Tym samym jest on uprawniony do roszczenia o naprawienie szkody wyrządzonej przez pracodawcę na skutek wydania niewłaściwego lub niewydania świadectwa pracy w terminie. Pracodawca może więc być zobowiązany do wypłaty odszkodowania w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania pracownika bez pracy, jednak nie dłużej niż przez 6 tygodni. Ponadto niewydanie świadectwa pracy jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika i podlega karze grzywny na podstawie art. 282 § 3 Kodeksu pracy, która wynosi od 1 tys. do 30 tys. zł.
Niewypełnienie obiegówki a powierzone mienie
Co w takim razie może zrobić pracodawca, gdy pracownik nie oddał obiegówki i nie rozliczył się z powierzonego mienia? Może ubiegać się o swoje prawa na mocy art. 124 Kodeksu pracy. Przepis ten określa, że pracownik odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w powierzonym mu mieniu.
§ 1. Pracownik, któremu powierzono z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się:
- pieniądze, papiery wartościowe lub kosztowności,
- narzędzia i instrumenty lub podobne przedmioty, a także środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze
odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w tym mieniu.
§ 2. Pracownik odpowiada w pełnej wysokości również za szkodę w mieniu innym niż wymienione w § 1, powierzonym mu z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się.
§ 3. Od odpowiedzialności określonej w § 1 i 2 pracownik może się uwolnić, jeżeli wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych, a w szczególności wskutek niezapewnienia przez pracodawcę warunków umożliwiających zabezpieczenie powierzonego mienia.
Obiegówka przy przyjęciu do pracy
Kartę obiegową w niektórych firmach stosuje się także na początku zatrudnienia. Wówczas służy jako przewodnik i „checklista” informująca o tym, jakie formalności związane z zatrudnieniem są wymagane oraz jakie obowiązki czekają pracownika. Najczęściej na takiej karcie widnieje informacja o:
- odebraniu odzieży służbowej;
- haśle do komputera;
- szkoleniu BHP i innych szkoleniach na początku zatrudnienia.
Zwykle na takiej obiegówce określa się, kto w przedsiębiorstwie odpowiada za dany etap wdrażania pracownika i termin, w jakim dany etap powinien nastąpić.
Dodatkowo obiegówkę można także wprowadzić przy zmianach stanowiska/działu u danego pracownika. Dzięki temu pracownik będzie mógł rozliczyć się z rzeczy, które nie są mu już potrzebne, pamiętać o formalnościach związanych ze zmianą.
Obiegówka dla pracownika nie jest obowiązkowa, jednak pracodawca może ją wprowadzić w swojej firmie. Jej wygląd może ustalić samodzielnie, wprowadzając wzór takiego dokumentu np. do regulaminu pracy.
