Poradnik Przedsiębiorcy

Jakie organy mogą przeprowadzać kontrole u przedsiębiorcy?

Kontrole u przedsiębiorcy są przeprowadzane na podstawie ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej, ustawy Prawo przedsiębiorców oraz Ordynacji podatkowej. Jakie organy są upoważnione powyższymi przepisami do kontroli w firmie oraz jakie są zasady wspólne dotyczące wszystkich kontroli?

Co łączy kontrole u przedsiębiorcy, czyli zasady wspólne dla każdej kontroli

Co do zasady, urząd skarbowy musi powiadomić przedsiębiorcę  co najmniej 7 dni wcześniej o planowanej kontroli. Nie powinna być ona wszczęta później niż po upływie 30 dni od dnia zawiadomienia.

W uzasadnionych przypadkach urzędy skarbowe mają prawo do przeprowadzenia kontroli bez wcześniejszego powiadomienia. W tym przypadku jednak przedsiębiorca w ciągu 3 dni roboczych powinien dostać upoważnienie do przeprowadzenia kontroli.

Niezapowiedziana kontrola może być przeprowadzona w takich sytuacjach, jak:

  • przeciwdziałanie popełnienia przestępstwa skarbowego,

  • monitorowanie jakości paliw,

  • bezpośrednie zagrożenie życia, zdrowia lub środowiska naturalnego,

  • przestrzeganie praw konsumentów,

  • brak adresu zamieszkania przedsiębiorcy, adresu siedziby, doręczanie pism na podane adresy było bezskuteczne lub utrudnione.

Zawiadomienie o kontroli nie dotyczy również urzędów celno-skarbowych, które mogą przeprowadzać kontrolę bez uprzedniego poinformowania przedsiębiorcy.

Czynności kontrolne wykonują pracownicy organów kontroli (np. urzędów skarbowych, celno-skarbowych) lub osoby wskazane w przepisach ustaw szczególnych, po okazaniu legitymacji służbowej oraz po doręczeniu upoważnienia do przeprowadzenia kontroli.

Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli powinno zawierać:

  • przepis prawny, na podstawie którego dokonywana jest kontrola,

  • oznaczenie organu kontroli,

  • datę i miejsce wystawienia upoważnienia,

  • imię i nazwisko kontrolującego,

  • numer legitymacji służbowej kontrolującego,

  • oznaczenie przedsiębiorcy objętego kontrolą,

  • zakres kontroli,

  • datę rozpoczęcia i przewidywanego terminu zakończenia kontroli,

  • podpis osoby udzielającej upoważnienia z podaniem jej stanowiska,

  • pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego przedsiębiorcy.

Upoważnienie, które nie zawiera wszystkich powyższych wymagań,  nie stanowi podstawy do przeprowadzenia kontroli!
 Ważne!
Zakres kontroli nie może wykraczać poza zakres wskazany w upoważnieniu.

W terminie trzech dni od dnia wszczęcia kontroli, przedsiębiorca może wnieść sprzeciw wobec kontroli w firmie. Po dokładne informacje na ten temat zapraszamy do artykułu: Sprzeciw wobec kontroli w firmie - to możliwe.

Kontrola urzędu skarbowego, czyli kontrola podatkowa

Kontrola przez urząd skarbowy jest prowadzona na podstawie Ordynacji podatkowej (art. 281–292). Dotyczy ona wywiązywania się z obowiązków podatkowych VAT oraz PIT – urząd sprawdza m.in., czy firma płaci odpowiednie podatki, wystawia odpowiednie faktury, prowadzi odpowiednie rejestry, prawidłowo prowadzi dokumentację księgowo-podatkową.

Co do zasady, urząd powinien powiadomić firmę o zamiarze wszczęcia kontroli na co najmniej 7 dni przed planowaną kontrolą. Zawiadomienie o kontroli powinno zawierać: dane organu kontrolującego, datę i miejsce wystawienia zawiadomienia, oznaczenie kontrolowanego, zakres kontroli, pouczenie o prawie złożenia korekty deklaracji, podpis zawiadamiającego (odręczny lub elektroniczny).

Urząd nie zawiadamia o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej, gdy m.in.:

  • dotyczy prawidłowości wysokości zwrotu lub zapłaty podatku VAT,

  • ma być wszczęta z powodu popełnienia przestępstwa przez przedsiębiorcę,

  • dotyczy niezgłoszonej do opodatkowania działalności gospodarczej,

  • ma charakter doraźny dotyczący ewidencjonowania obrotów na kasie fiskalnej.

Kontrolujący ma prawo do:

  • wstępu do siedziby firmy, zakładów pracy oraz innych pomieszczeń firmy,

  • żądania pisemnych lub ustnych informacji i wyjaśnień,

  • żądania okazania dokumentów, w tym wszystkich dokumentów finansowych i udostępniania wszelkich danych,

  • sporządzania z dokumentów odpisów, kopii, wyciągów, notatek, wydruków i udokumentowanego pobierania danych w formie elektronicznej,

  • żądania dostarczenia dokumentów przetłumaczonych przez tłumacza przysięgłego,

  • legitymowania osób w celu ustalenia ich tożsamości, jeżeli jest to niezbędne dla potrzeb kontroli,

  • wzywania i przesłuchiwania pracowników, świadków,

  • pobrania próbek towarów.

Po szczegółowe informacje na temat kontroli podatkowej zapraszamy do artykułu: Kontrola podatkowa w firmie – jak się do niej przygotować?

Kontrola przez urząd celno-skarbowy, czyli kontrola celno-skarbowa

Kontrola celno-skarbowa jest prowadzona na podstawie ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej (KAS). Od 2017 roku nie ma już urzędów kontroli skarbowej ani urzędów kontroli celnej, a obowiązki tych dwóch instytucji przejęła kontrola celno-skarbowa wykonywana przez organy Krajowej Administracji Skarbowej (KAS). W skład KAS wchodzą m.in:

  • dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej,

  • naczelnik urzędu skarbowego,

  • naczelnik urzędu celno-skarbowego.

Kontrola wykonywana przez KAS dotyczy przede wszystkim przestępstw ekonomicznych, szarej strefy, wyłudzeń dużych kwot podatkowych, podatku akcyzowego – czyli spraw o większym znaczeniu dla budżetu państwa.

W ramach kontroli celno-skarbowej urzędnicy mają prawo do m.in.:

  • żądania udostępniania akt, ewidencji, ksiąg i wszelkiego rodzaju dokumentów związanych z przedmiotem kontroli celno-skarbowej oraz do sporządzania z nich odpisów, kopii, wyciągów, notatek, wydruków i udokumentowanego pobierania danych w formie elektronicznej;

  • wstępu, przebywania i poruszania się na gruncie oraz w budynku, lokalu lub innym pomieszczeniu kontrolowanego;

  • przesłuchiwania kontrolowanego lub świadków;

  • przeszukiwania lokali, w tym lokali mieszkalnych, innych pomieszczeń i miejsc oraz rzeczy, w tym z użyciem urządzeń technicznych i psów służbowych;

  • żądania przeprowadzenia spisu z natury;

  • sporządzania szkiców, kopiowania, filmowania, fotografowania oraz dokonywania nagrań dźwiękowych;

  • badania towarów, surowców, półproduktów i wyrobów, w tym pobrania próbek towarów, surowców, półproduktów i wyrobów gotowych, w celu ich zbadania;

  • żądania zamknięcia dokumentacji dotyczącej towarów i czynności podlegających kontroli celno-skarbowej w celu umożliwienia porównania stanu rzeczywistego ze stanem ewidencyjnym;

  • przeprowadzania rewizji towarów, wyrobów i środków przewozowych, w tym z użyciem urządzeń technicznych i psów służbowych;

  • przeszukania osób;

  • konwoju i strzeżenia towarów;

  • kontroli przesyłek pocztowych;

Kontrola celno-skarbowa powinna być zakończona bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w terminie 3 miesięcy od dnia jej wszczęcia. Dokumenty zgromadzone przez kontrolującego po tym terminie nie stanowią dowodu w sprawie.

Szczegółowe informacje na temat kontroli celno-skarbowej można odnaleźć w artykule: Kontrola celno-skarbowa w świetle ustawy o KAS.

Kontrola przez ZUS

Inspektorzy kontroli Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) przeprowadzają kontrolę w zakresie obowiązków przedsiębiorcy względem ZUS-u. Sprawdzają oni m.in. prawidłowość terminu zgłoszeń do ZUS-u, wysokość wpłacanych i wypłacanych składek oraz czy wszystkie osoby zostały zgłoszone do ubezpieczenia.

Po szczegółowe informacje na temat kontroli ZUS zapraszamy do artykułu: Kontrola z ZUS, jak wygląda i jak się do niej przygotować?

Kontrola przez KRUS

Urzędnicy sprawdzają, czy kontrolowany ma prawo być objęty ubezpieczeniem KRUS oraz  czy ubezpieczeni prowadzą działalność rolniczą.

Kontrola organu koncesyjnego

Organem koncesyjnym jest najczęściej urząd zajmujący się danym obszarem, np. wydział ochrony środowiska, wydział zdrowia itd.

Organ koncesyjny może przeprowadzić kontrolę w firmie w zakresie:

  • zgodności wykonywanej działalności z udzieloną koncesją;

  • przestrzegania warunków wykonywania działalności gospodarczej;

  • obronności lub bezpieczeństwa państwa, ochrony bezpieczeństwa lub dóbr osobistych obywateli.

Osoby przeprowadzające kontrolę koncesyjną mają prawo do:

  • wstępu na teren nieruchomości, obiektu, lokalu lub ich części, gdzie jest wykonywana działalność objęta koncesją, w dniach i w godzinach, w których ta działalność jest wykonywana lub powinna być wykonywana;

  • żądania wyjaśnień, okazania dokumentów (w postaci papierowej lub elektronicznej) oraz udostępnienia danych mających związek z przedmiotem kontroli.

Po szczegółowe informacje na temat kontroli działalności objętej koncesją zapraszamy do artykułu: Kontrola koncesjonowanej działalności gospodarczej.

Pozostałe organy mogące przeprowadzać kontrole u przedsiębiorcy

Kontrole u przedsiębiorcy mogą ponadto sprawować:

  • Sanepid – przeprowadza kontrolę w firmach prowadzących działalność związaną z życiem i zdrowiem;

  • Główny Inspektorat Weterynarii – w zakresie m.in. weterynaryjnej kontroli granicznej, kontroli weterynaryjnej w handlu i wywozie zwierząt oraz produktów;

  • Inspekcja Handlowa – w zakresie m.in. legalności działań handlowych, usługowych, zgodności produktu z wymaganiami bezpieczeństwa;

  • PFRON – w zakresie legalności i zasadności korzystania przez przedsiębiorcę z dofinansowania otrzymanego od PFRON;

  • Straż Graniczna – w zakresie legalności wykonywania pracy przez cudzoziemców, prowadzenia przez obcokrajowców działalności gospodarczej;

  • Inspekcja Ochrony Środowiska – w zakresie przestrzegania przez firmy przepisów dotyczących ochrony środowiska, np. magazynowania odpadów, emisji gazów itp.;

  • Państwowa Straż Pożarna – w zakresie przestrzegania przepisów przeciwpożarowych;

  • Państwowa Inspekcja Pracy – w zakresie przestrzegania BHP oraz prawa pracy, legalności zatrudnienia, wynagrodzenia itd.

 Uwaga!
Jeśli władze lokalne (np. wójt, starosta, prezydent) zauważą, że działalność gospodarcza jest prowadzona niezgodnie z prawem, zagraża życiu, zdrowiu, prowadzi do znacznych szkód majątkowych lub środowiskowych, powinien o powyższych okolicznościach powiadomić odpowiedni organ administracji publicznej (urząd kontrolujący). W przypadku braku możliwości zawiadomienia – władze lokalną mogą nakazać zawieszenie działalności na czas niezbędny, nie dłuższy jednak niż 3 dni.

Przedsiębiorca jest zobowiązany do prowadzenia i przechowywania książki kontroli, w której powinien odnotowywać liczbę i czas każdej kontroli. Po szczegółowe informacje na temat książki kontroli zapraszamy do artykułu: Książka kontroli w przedsiębiorstwie - czy jest obowiązkowa?

Ograniczenia dotyczące kontroli przyjazne dla przedsiębiorców

Organy kontrolne powinny przeprowadzać kontrole u przedsiębiorcy w oparciu o poniższe zasady:

  • Zasada jednej kontroli w jednej sprawie – urząd nie może kilkukrotnie kontrolować przedsiębiorcy w tej samej sprawie. Od tej zasady będą wyjątki, np. gdy zachodzi podejrzenie o popełnienie przestępstwa;

  • Organy kontrolne mają obowiązek umieszczać szczegółowe informacje o procedurach kontroli na swoich stronach internetowych;

  • Jeśli kontrola się przedłuża, przedsiębiorca może złożyć skargę do sądu na postanowienie organu kontroli przedłużające czas trwania kontroli;

  • Jeśli kontrole różnych organów dotyczą tej samej sprawy, to przedsiębiorca może się zgodzić na wspólną kontrolę;

  • Kontrole nie mogą być przeprowadzane dowolnie, ale według wcześniej przeprowadzonej analizy. Ma ona ustalić najbardziej narażone na ryzyko wykroczeń działalności;

  • Późniejsza kontrola nie może podważyć ustaleń wcześniejszej.