Poradnik Przedsiębiorcy

Kontrola podatkowa w firmie – jak się do niej przygotować?

Kontrola podatkowa w firmie kojarzy się zazwyczaj z gorączkową weryfikacją dokumentów. Jak najlepiej przygotować się do kontroli fiskusa? Jest na to kilka sposobów.

Kto może przeprowadzić kontrolę i czy może ona być niezapowiedziana?

Do kontroli w jednoosobowych firmach upoważnione są m.in. urząd skarbowy, ZUS, Państwowa Inspekcja Pracy, czy urząd kontroli skarbowej. Rodzaj wszczętego postępowania określa zakres uprawnień kontrolerów. Jeżeli chodzi o urząd skarbowy, jest on uprawniony do przeprowadzania procedur kontrolnych w zakresie zobowiązań podatkowych np. z tytułu VAT czy PIT.

Kontrola podatkowa zazwyczaj jest czynnością zapowiedzianą. Podatnik powinien otrzymać zawiadomienie o wszczęciu kontroli nie później niż 7 dni przed jej rozpoczęciem. Natomiast jeżeli w okresie 30 dni od daty doręczenia zawiadomienia kontrola się nie rozpocznie, podatnik powinien otrzymać kolejne zawiadomienie informujące o tym, jakie elementy ewidencji będą sprawdzane, w związku z czym można przygotować się do kontroli.

Zawiadomienie o kontroli powinno zawierać:

  • oznaczenie organu;
  • datę i miejsce wystawienia;
  • oznaczenie kontrolowanego;
  •  wskazanie zakresu kontroli;
  • pouczenie o prawie złożenia korekty deklaracji;
  • podpis osoby upoważnionej do zawiadomienia, a jeżeli zawiadomienie zostało wydane w formie dokumentu elektronicznego - kwalifikowany podpis elektroniczny albo podpis potwierdzony profilem zaufanym ePUAP.

W praktyce istnieją jednak sytuacje, kiedy kontrola nie jest zapowiedziana. Powiadomienie o przeprowadzeniu kontroli nie jest wysyłane, jeżeli ma ona dotyczyć np:

  • nieopodatkowanych przychodów,
  • niezgłoszonej działalności gospodarczej,
  • wątpliwości co od zwrotu lub nadpłaty podatku VAT,
  • postępowania przygotowawczego wszczętego przez organ, który podejrzewa popełnienie przestępstwa (skarbowego bądź karnego),
  • sprawdzenia spisu z natury lub ewidencji kasy fiskalnej.

Uwaga!

Konstytucja biznesu zawiera regulację, że kontrolę przeprowadza się po uprzednim dokonaniu analizy prawdopodobieństwa naruszenia prawa w ramach wykonywania działalności gospodarczej. A zatem urzędy nie mogą wybierać dowolnych firm do kontroli. Kontrolowane mogą być te firmy, co do których organy publiczne mają przypuszczenia (po analizach), że łamią prawo.

Kontrola podatkowa może być przeprowadzona na podstawie upoważnienia

Dokument określany upoważnieniem pełni istotną rolę podczas kontroli podatkowej. Oprócz podpisu osoby upoważnionej (naczelnika właściwego urzędu skarbowego) prawidłowo sporządzony powinien zawierać:

  • datę oraz miejsce sporządzenia dokumentu,
  • dokładne oznaczenia urzędu skarbowego,
  • oznaczenie kontrolowanego (m.in. nr NIP),
  • wskazanie podstawy prawnej dla kontroli (ordynacja podatkowa, ustawa),
  • dane osobiste wszystkich urzędników przeprowadzających kontrolę, a także ich numery legitymacji,
  • zakres działań kontrolnych,
  • czas trwania kontroli.

Szczególną rolę odgrywa wskazanie dokładnego zakresu działań kontrolnych. Urzędnik oddelegowany do przedsiębiorstwa do skontrolowania może otrzymać tylko te dokumenty, które dotyczą zobowiązań podatkowych oraz przedziału czasu wskazanego w upoważnieniu. W innych przypadkach działania kontrolne są bezprawne, a więc można wnieść na nie skargę.

Czynności kontrolne prowadzone są w siedzibie kontrolowanego, w innym miejscu przechowywania dokumentacji oraz w miejscach związanych z prowadzoną przez niego działalnością i w godzinach jej prowadzenia.  W przypadku gdy księgi podatkowe są prowadzone lub przechowywane poza siedzibą kontrolowanego, kontrolowany na żądanie kontrolującego obowiązany jest zapewnić dostęp do ksiąg w swojej siedzibie albo w miejscu ich prowadzenia lub przechowywania, jeżeli udostępnienie ich w siedzibie może w znacznym stopniu utrudnić prowadzenie przez kontrolowanego bieżącej działalności.

Jakie dokumenty sprawdza kontrola podatkowa?

W trakcie kontroli każdy przedsiębiorca jest zobowiązany do okazania dokumentów rejestracyjnych firmy. Muszą to być dokumenty, które potwierdzają wpis do CEIDG, nadanie numeru NIP oraz nadanie REGON-u. Okazanie innych dokumentów jest uzależnione od zakresu kontroli.

Generalna zasada mówi o tym, że dokumentacja podatkowa musi być archiwizowana przez okres 5 lat od końca roku, w którym przypada termin płatności danego zobowiązania. Przedsiębiorcy prowadzący księgowość samodzielnie powinni przechowywać wszystkie archiwizowane dokumenty w miejscu wykonywania działalności bądź pod adresem siedziby przedsiębiorstwa. To samo odnosi się do aktualnych ksiąg podatkowych.

Przedsiębiorca (lub biuro rachunkowe odpowiedzialne za księgowość firmy) w trakcie kontroli podatkowej może być poproszony o okazanie ksiąg podatkowych. Księgi podatkowe są różnego rodzaju dokumentami, ewidencjami oraz rejestrami prowadzonymi dla celów podatkowych. Forma opodatkowania decyduje, co konkretnie kryje się pod tym pojęciem.

Dokumenty, jakie należy okazać przy konkretnej formie opodatkowania:

Karta podatkowa

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych

Rozliczenie na zasadach ogólnych

  • rachunki oraz faktury wystawione na życzenie klientów,
  • ewidencja zatrudnienia,
  • rejestr sprzedaży oraz zakupu VAT, wraz z fakturami (w przypadku, gdy firma jest podatnikiem VAT)
  • ewidencja przychodów,
  • wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,
  • wykaz wyposażenia,
  • rejestr sprzedaży i zakupu VAT (gdy firma jest podatnikiem VAT),
  • dowody zakupu towarów – rachunki i faktury
  • wydruki z księgi przychodów i rozchodów (sporządzane co miesiąc),
  • ewidencja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,
  • ewidencja przebiegu pojazdów,
  • ewidencja pracowników zatrudnionych,
  • ewidencja wartości dewizowych,
  • ewidencja pożyczek i zastawionych rzeczy

Kontrola podatkowa sprawdza rejestry VAT, z kasy fiskalnej oraz deklaracje podatkowe

Zarówno podatnicy czynni, czyli opłacający VAT, jak i ci zwolnieni z tego podatku, zobowiązani są do prowadzenia ewidencji sprzedaży dokumentującej obroty w danym dniu.

W trakcie kontroli przedsiębiorca może zostać zobowiązany do okazania raportów dobowych oraz miesięcznych z kasy fiskalnej i nie ma tutaj znaczenia, jaką formę opodatkowania stosuje. W myśl przepisów, dokumenty z kasy fiskalnej powinny być archiwizowane przez 5 lat. Dodatkowo przedsiębiorcy, którzy są zobowiązani do rejestrowania sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej, mogą spodziewać się kontroli sprawdzającej nienaruszalność kasy, czyli plomb a także, czy każdej sprzedaży towarzyszy wydanie paragonu.

Przedsiębiorca powinien być przygotowany na okazanie deklaracji podatkowych, jeżeli było to zaznaczone w upoważnieniu kontrolerów. Dla przykładu, VAT-owcy powinni przygotować deklaracje VAT-7 lub VAT-K, załączając odpowiednie potwierdzenia złożenia ich w urzędzie skarbowym. Deklaracje podatkowe, podobnie jak inne dokumenty firmowe, należy przechowywać do 5 lat wstecz. W obowiązku podatnika nie leży natomiast okazanie deklaracji PIT-5, ponieważ w roku 2007 zniesiono konieczność jej wypełniania i składania w urzędzie skarbowym. Pomimo tego, sporządzanie formularza PIT-5 może okazać się przydatne, gdy kontroler poprosi o uzasadnienie kwoty zaliczki na podatek dochodowy w danym okresie. Taka informacja będzie zawarta w PIT-5.

Książka kontroli

Obowiązkiem przedsiębiorcy jest przechowywanie w firmie dokumentacji z przeprowadzanych kontroli. Oprócz upoważnień i protokołów należy posiadać odpowiednio wypełnioną książkę kontroli (w formie papierowej lub elektronicznej). Ewidencja taka uwzględnia dotychczasowe kontrole, które wydał organ podatkowy.

Jeżeli książka jest prowadzona w formie papierowej, to wpisów dokonuje kontrolujący, jeśli w formie elektronicznej - przedsiębiorca.

Zakończenie kontroli podatkowej

Kontrola powinna zostać zakończona bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w terminie wskazanym w upoważnieniu. O przedłużeniu kontroli, kontrolujący ma obowiązek zawiadomić na piśmie kontrolowaną firmę, podając przyczyny przedłużenia terminu zakończenia kontroli i wskazując nowy termin jej zakończenia.

Dokumenty dotyczące czynności kontrolnych dokonanych po upływie terminu kontroli  nie stanowią dowodu w postępowaniu podatkowym, chyba że został wskazany nowy termin zakończenia kontroli.

Zasady dotyczące kontroli przyjazne dla przedsiębiorców

Zasady, które zmniejszają uciążliwość dla przedsiębiorcy i które organy podatkowe są obowiązane stosować, to:

  • Zasada jednej kontroli w jednej sprawie – urząd nie może kilkukrotnie kontrolować przedsiębiorcy firmy w tej samej sprawie. 
  • Organy kontrolne mają obowiązek umieszczać szczegółowe informacje o procedurach kontroli na swoich stronach internetowych.
  • Jeśli kontrola będzie się przeciągać, przedsiębiorca będzie mógł złożyć skargę do sądu na postanowienie organu kontroli przedłużające czas trwania kontroli.
  • Za zgodą przedsiębiorcy możliwe są wspólne kontrole różnych organów – jeśli dotyczą tej samej sprawy.

Ponadto, konstytucja biznesu reguluje kontrolę w ten sposób:

  • Za zgodą lub na wniosek przedsiębiorcy kontrolę przeprowadza się w miejscu przechowywania dokumentacji, w tym ksiąg podatkowych, innym niż siedziba lub miejsce wykonywania działalności gospodarczej, jeżeli może to usprawnić prowadzenie kontroli - czyli już nie na żądanie kontrolującego.
  • Organ kontroli zamieszcza w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie internetowej danego urzędu ogólny schemat procedur kontroli, które wynikają z przepisów powszechnie obowiązującego prawa.