Czy faktura może być przesłana mailem? Odpowiadając na pytanie konieczne będzie przede wszystkim sięgnięcie do treści ustawy o VAT. Dodatkowo naszą analizę oprzemy również na regulacjach dotyczących Krajowego Systemu e-Faktur (KSEF) aby ustalić czy faktura przesłana mailem jest poprawna. Niewątpliwie przesyłanie faktur w drodze mailowej znacznie upraszcza wymianę informacji, w związku z czym warto przyjrzeć się bliżej temu zagadnieniu.
Faktura przesłana mailem - warunki
Faktura jako dokument potwierdzający dokonanie określonej czynności objętej zakresem opodatkowania podatkiem VAT może mieć formę nie tylko papierową, ale i elektroniczną.
Zgodnie z definicją legalną zawarta w art. 2 pkt 32 ustawy o VAT przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym. Jak zatem widać, definicja jest bardzo szeroka, co oznacza, że za fakturę elektroniczną można uznać każdy dokument zawierający elementy istotne określone w art. 106e ustawy o VAT, który ma formę pliku elektronicznego, czyli np. pliku PDF.
Równocześnie wskażmy, że kryteria faktury elektronicznej spełniają także faktury wystawione w formie papierowej, a następnie zeskanowane i przesłane lub udostępnione w formie elektronicznej.
Zarówno faktury zwykłe, jak i faktury elektroniczne po ich wystawieniu muszą zostać wydane nabywcy.
Przepisy o podatku od towarów i usług nie precyzują pojęcia „wydać”. W celu jego wyjaśnienia należy odwołać się do definicji językowej. Zgodnie z wykładnią językową „wydać” oznacza tyle, co dać, przydzielić komuś.
Dyrektor KIS w interpretacji z 30 lipca 2020 roku (nr 0112-KDIL3.4012.356.2020.2.JK), podał, że wysłanie faktury w formacie PDF (faktura elektroniczna) na wskazany przez nabywcę adres e-mail, zgodnie z jego żądaniem oznacza, że dokument został nabywcy udostępniony (przydzielony) i w odniesieniu do faktury elektronicznej świadczy o tym, że wypełniony został warunek wydania faktury nabywcy.
W konsekwencji dopuszczalne jest przesyłanie faktur w drodze wiadomości mailowej, jednakże należy w tym przypadku mieć na uwadze treść art. 106n ustawy o VAT. Przepis ten podaje, że stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.
Wspomniana akceptacja o tym, czy faktura może być przesłana mailem powinna być wyrażona w postaci złożonego oświadczenia, w drodze podpisania umowy czy też poprzez akceptację regulaminu. Mamy zatem dowolność formy zarówno w zakresie wyrażania zgody, jak i jej odwołania.
Co ciekawe, organy podatkowe akceptują także wyrażanie zgody w formie dorozumianej. Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji z 21 lipca 2016 roku (nr 1061-IPTPP3.4512.281.2016.2.MK) wskazał, że wyrażenie zgody w sposób dorozumiany, poprzez dokonanie płatności za dostawę lub usługę udokumentowaną daną fakturą elektroniczną otrzymaną za pośrednictwem systemu, spełnia wymogi prawa podatkowego.
W przypadku wyrażenia takiej zgody przyjmuje się pierwszeństwo faktur elektronicznych przed fakturami papierowymi.
Np., jeżeli podatnik nie wyrazi zgody na otrzymywanie faktur drogą elektroniczną, jednak najpierw otrzyma fakturę na skrzynkę mailową, a następnie drogą pocztową, to za datę otrzymania faktury uznaje się doręczenie faktury w formie papierowej.
Możliwość wystawiania e-faktur w ramach KSEF
Z początkiem 2022 roku wprowadzono do ustawy o VAT możliwość wystawiania e-faktur, czyli faktur ustrukturyzowanych.
Na chwilę obecną wystawienie takiej faktury jest dobrowolne, jednakże zgodnie z projektem ustawodawcy od 1 stycznia 2023 roku ma to być system obowiązkowy.
Zgodnie z art. 106na ustawy o VAT fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.
Otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wymaga akceptacji odbiorcy faktury.
Krajowy System e-Faktur jest prowadzony przez Szefa KAS i służy do wystawiania, odbierania, przechowywania oraz przesyłania e-faktur.
Faktura ustrukturyzowana może być wystawiona poprzez system KSEF – jednakże w sytuacji, gdy odbiorca nie wyrazi zgody na otrzymanie faktury poprzez system – taka faktura będzie przekazana nabywcy w „tradycyjny” sposób, a więc albo drogą pocztową, albo elektroniczną.
Powyższe wynika wprost z treści art. 106g ust. 3b ustawy o VAT, gdzie czytamy, że jeżeli odbiorca faktury nie wyraził akceptacji na korzystanie z KSEF, to faktura ustrukturyzowana może być przesłana temu podmiotowi w postaci z nim uzgodnionej.
Na marginesie dodajmy, że system KSEF nie zawiera opcji przesyłania zgody na otrzymywanie faktur poprzez ten system. Wyrażenie zgody odbywać się będzie zatem na dotychczas opisanych zasadach.
Z Krajowego Systemu e-Faktur mogą korzystać:
- podatnik;
- podmioty wskazane przez podatnika;
- podmioty, o których mowa w art. 106c (FV w trybie egzekucji);
- osoby fizyczne wskazane przez podmioty, o których mowa w art. 106c;
- osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, którym podatnik lub podmioty, o których mowa w art. 106c, nadali uprawnienia do korzystania z tego systemu;
- podmioty inne niż wymienione w pkt 1-5, wskazane przez osoby fizyczne korzystające z Krajowego Systemu e-Faktur, jeżeli prawo do wskazywania innego podmiotu wynika z uprawnień nadanych tym osobom fizycznym.
Warto również wskazać, że nie każdy dokument może zostać wystawiony i przesłany poprzez KSEF. System ten nie obejmuje swoim zakresem not korygujących, faktur VAT RR, faktury pro forma czy też faktur wystawianych przy użyciu kasy rejestrującej.
Nadanie lub odebranie uprawnień do korzystania z KSEF dla danej osoby odbywa się poprzez złożenie do naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienia ZAW-FA.
Z takiego nadania będą korzystać podatnicy inni niż osoby fizyczne (np. spółki), które muszą wyznaczyć osobę upoważnioną do wystawiania i odbierania e-faktur.
Obowiązek składania zawiadomienia nie dotyczy natomiast osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą. Mogą one automatycznie korzystać z systemu, autoryzując się podpisem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Z uwagi na postępującą cyfryzację wystawianie oraz przesyłanie faktur ma odbywać się wyłącznie poprzez KSEF. Obowiązkowo przepisy mają być stosowane od 2023 roku. W obecnym stanie prawnym nadal możliwe jest przesyłanie faktur w drodze wiadomości mailowej.
