Faktury w wersji elektronicznej – zasady wystawiania i przechowywania

Nasz ekspert:
Artykuły autora

Wielkość tekstu:

Podatnicy podatku VAT mogą wystawiać faktury nie tylko w wersji papierowej, ale również w formacie elektronicznym. To powoduje, że konieczne staje się przybliżenie najważniejszych reguł dotyczących zasad wystawiania oraz przechowywania faktury w wersji elektronicznej.

Kiedy możliwe jest wystawienie faktury w wersji elektronicznej?

Zgodnie z art. 2 pkt 32 ustawy VAT poprzez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Jak podaje art. 106n ustawy VAT, stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury. W przypadku przesyłania lub udostępniania temu samemu odbiorcy jednocześnie więcej niż 1 faktury elektronicznej dane wspólne dla poszczególnych faktur mogą zostać podane tylko raz, o ile dla każdej faktury są dostępne wszystkie te dane.

Przypomnijmy także, że każda faktura, również ta w formie elektronicznej, musi być wystawiona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zostaje zachowany przez podatnika.

Ponadto każda faktura musi mieć zapewnioną autentyczność, integralność oraz czytelność faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Natomiast przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za którego pośrednictwem podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu jej wystawienia, aż do końca okresu przechowywania.

Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności w przypadku wykorzystania:

  1. kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub

  2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych, lub

  3. Krajowego Systemu e-Faktur – w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych otrzymanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na ich żądanie, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Warto także odnieść się do tematyki zgody nabywcy na otrzymywanie faktury w wersji elektronicznej. Zasadniczo ustawa VAT nie określa formy, w jakiej wyrażenie zgody miałoby nastąpić. Za uzasadnione zatem należy uznać, że taka zgoda może mieć formę dorozumianą.

W konsekwencji za akceptację można przyjąć np. sytuację, w której nabywca otrzymuje fakturę w formie elektronicznej i reguluje płatność z niej wynikającą. W takim przypadku mamy do czynienia z dorozumianą zgodą na otrzymywanie faktury w wersji elektronicznej.

Podatnik może wystawiać faktury w wersji elektronicznej, jeżeli posiada zgodę nabywcy na taką formę.

Sposób przechowywania faktury w wersji elektronicznej

Jak podaje art. 112a ustawy VAT, podatnicy przechowują:

  1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie;

  2. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

– w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Wprawdzie prawodawca sprecyzował, co należy rozumieć przez autentyczność pochodzenia faktur oraz integralność ich treści, ale jest to jednak katalog otwarty i dopuszczalne są wszelkie inne metody (procedury) przesyłania (przechowywania) faktur w formie elektronicznej.

Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 23 czerwca 2014 roku, sygn. ITPP3/443-173 /14/MD wskazuje, że przy założeniu zagwarantowania przez podatnika autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; przechowywania faktur w sposób pozwalający na łatwe ich odszukanie oraz w sposób umożliwiający na żądanie uprawnionego organu bezzwłoczny dostęp do faktur i przetwarzanie danych w nich zawartych – że faktury otrzymywane w formacie PDF (jako faktury elektroniczne) uprawniają podatnika do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z tych faktur.

Otrzymywanie faktur w formacie PDF stanowiących załącznik do e-maila jest bowiem równoważne w skutkach podatkowych z otrzymaniem faktur w formie tradycyjnej (papierowej). Bez znaczenia przy tym pozostaje fakt drukowania przez podatnika faktur otrzymywanych w formie elektronicznej.

Podatnik zachowuje dowolność w zakresie zapewnienia autentyczności i integralności przechowywanych faktur. Dopuszczalne jest zarówno przechowywanie faktur w pliku PDF, jak i skanowanie faktur papierowych i przechowywanie ich w wersji elektronicznej.

Ustalenie momentu otrzymania faktury w wersji elektronicznej

Co do zasady prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

Jednakże prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikające z faktury zakupu powstaje zasadniczo nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał tę fakturę (zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy VAT).

W rezultacie w przypadku faktur elektronicznych kluczowe znaczenie dla nabywcy ma ustalenie momentu otrzymania takiej faktury.

W przypadku faktur otrzymywanych drogą elektroniczną, w postaci załączników do wiadomości e-mail, za datę otrzymania faktury należy uznać datę wpływu danej wiadomości e-mail wraz z załączoną do niej fakturą.

Prawidłowość powyższego stanowiska potwierdzają również organy podatkowe w interpretacjach indywidualnych, m.in. w interpretacji indywidualnej z 20 maja 2011 roku, nr IPPP2-443-225/11-3/IZ czytamy, że za datę otrzymania faktury przesłanej drogą elektroniczną trzeba uznać datę wpływu e-maila na adres poczty wnioskodawcy.

Za moment otrzymania faktury w wersji elektronicznej uznać należy datę wpływu wiadomości e-mail wraz z załączoną fakturą.

Z uwagi na postępujący proces cyfryzacji trzeba uznać, że faktury w wersji elektronicznej będą wypierać formę papierową. Niezależnie od wersji w obu przypadkach podatnik ma obowiązek zapewnienia autentyczności, integralności oraz wiarygodności pochodzenia faktury.

Artykuły
Brak wyników.
Więcej artykułów
Wzory
Brak wyników.
Więcej wzorów