Pomyłki formalne na fakturze dotyczące danych nabywcy można zgodnie z przepisami poprawiać w dwojaki sposób: notą bądź fakturą korygującą. Jeżeli jednak dochodzi do całkowitej zmiany podmiotu, jedynym słusznym rozwiązaniem jest wystawienie przez sprzedawcę faktury korygującej.
Nota korygująca a faktura korygująca
Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie wystawiania faktur, do wystawienia noty korygującej uprawniony jest odbiorca faktury zawierającej pomyłki, dotyczące błędów m.in. w:
- imieniu i nazwisku lub nazwie podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresach,
- numerze, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany dla podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, a więc numerze NIP.
Aby uznać, że błędne dane zostały poprawione, niezbędne jest uzyskanie akceptacji noty korygującej od wystawcy faktury.
Fakturę korygującą wystawia natomiast sprzedawca, w przypadku udzielenia rabatu lub gdy po wystawieniu faktury podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury. Zakres elementów, którymi można poprawić błędną fakturę jest zatem szeroki i oznacza, że również dane nabywcy mogą zostać w ten sposób zmienione.
Kiedy bezspornie można korzystać z noty korygującej
Odbiorcy faktur są uprawnieni do wystawienia noty korygującej, w przypadku stwierdzenia drobnych błędów, m.in. takich jak:
- niepoprawny lub brak numeru NIP,
- literówka w nazwisku lub nazwie firmy,
- brak nazwy firmy,
- zły kod pocztowy,
- niepoprawna nazwa ulicy lub numer mieszkania/domu.
Całkowita zmiana podmiotu tylko za pomocą korekty
Drobne błędy dotyczące nabywcy mogą zostać zmienione zarówno za pomocą noty jak i faktury korygującej. Jednak w przypadku noty przedsiębiorcy powinni pamiętać, że nie można nią zmienić podmiotu na całkowicie inny. Takie prawo daje wyłącznie faktura korygująca, co zostało potwierdzone m.in. wyrokiem z 4 kwietnia 2013 r. wydanym przez WSA w Poznaniu (I SA/Po 15/13).
W analizowanej przez sąd sprawie spółka zwróciła się do wystawcy faktur o sporządzenie faktur korygujących, zmieniających nabywcę na innego, co będzie odzwierciedlać stan faktyczny. Sprzedawca jednak odmówił wystawienia dokumentów ze względu na zamknięty okres sprawozdawczy. W związku z tym spółka zwróciła się z zapytaniem do organu podatkowego czy dane nabywcy mogą zostać zmienione poprzez dokument noty korygującej. Stanowisko podatnika zostało uznane jednak za niepoprawne. Jak zauważył sąd, przepis § 15 rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur, odnosi się do dokumentu zawierającego pomyłki. W tym przypadku dokument pierwotny ich nie zawierał, a ewentualna zmiana podmiotu widniejącego na fakturze nie stanowi korekty pomyłki a utworzenie zupełnie innego podmiotu.
Podsumowując, zmiana danych nabywcy na zupełnie inne oznacza wskazanie nowego podmiotu. Takie działanie możliwe jest jedynie poprzez wystawienie faktury korygującej przez wystawcę faktury pierwotnej i pod warunkiem, że jest to zgodne ze stanem faktycznym.
