Poradnik Przedsiębiorcy

Faktury elektroniczne - jak je prawidłowo przechowywać?

Coraz więcej firm rezygnuje z tradycyjnych metod, przechodząc na w pełni skomputeryzowaną formę prowadzenia działalności. Oczywiście ma to sporo zalet, zaczynając na argumentach czysto ekologicznych, a kończąc na łatwości obsługi i znalezieniu odpowiedniego dokumentu za jednym kliknięciem. Dlatego też coraz więcej firm korzysta chociażby z księgowości online, a faktury wysyła mailem.

Jednak nawet faktury elektroniczne mają ten sam okres przedawnienia. Co w przypadku, kiedy chmura przedsiębiorstwa ulegnie zhakowaniu? Czy elektroniczne faktury warto drukować i przechowywać także w tradycyjny sposób?

To, w jaki sposób przedsiębiorca będzie przetrzymywał e-faktury, zależy w głównej mierze od niego. Żadna ustawa nie narzuca, aby faktury elektroniczne musiały być przechowywane także w formie papierowej. Jest to zatem jego wolna wola.

Faktury elektroniczne - definicja i przesyłanie

Dokument przesłany lub udostępniony online musi spełniać następujące warunki, aby być fakturą elektroniczną:

  • wszystkie dane muszą być zapisane w formacie cyfrowym, w taki sposób, aby ich przetworzenie i wymiana pomiędzy kontrahentami następowała natychmiastowo,

  • zawiera wszystkie potrzebne dane, które muszą znaleźć się na fakturze.

Warto dodać, że nie każda faktura wystawiona w formie elektronicznej, jest e-fakturą. Te, które wygenerował system do tworzenia faktur, jednak wydrukowane oraz wysłane i otrzymane w formie papierowej, z definicji nie mogą być fakturami elektronicznymi. Natomiast dokumenty w formie papierowej, zeskanowane i przesłane/otrzymane e-mailem, można nazwać fakturami elektronicznymi (jeżeli spełniają wyżej przedstawione warunki).

W formie elektronicznej oprócz faktur można także przesyłać faktury i noty korygujące, faktury wewnętrzne a także duplikaty faktur. Chcąc wystawić fakturę online, potrzebna jest akceptacja jej odbiorcy (art. 106n ustawy o VAT). Jeżeli jedna firma wysyła odbiorcy więcej faktur, wspólne dane dla wszystkich dokumentów mogą być podane tylko jeden raz. Pamiętając przy tym, aby zachować wszystkie elementy, jakie obowiązują w przypadku faktur papierowych.

Faktury elektroniczne można przesłać mailem, co jest najpopularniejszą i najprostszą opcją. Drugim sposobem jest udostępnianie ich na specjalnej platformie, do której odbiorca będzie miał dostęp za pomocą loginu i hasła. W drugim przypadku podatnik może taką fakturę pobrać na swój dysk i np. wydrukować.

Faktury elektroniczne a autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność

Art. 106m ustawy o VAT zobowiązuje podatnika do określenia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności elektronicznej faktury. Pierwszy warunek, to nic innego jak pewność dotycząca tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Integralność dotyczy danych zawartych w fakturze oraz faktu, że nie zostały one zmienione, czyli są prawdziwe. Autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność elektronicznej faktury podlegają kontrolom biznesowym.

Co ważne, zasady te dotyczą zarówno faktur tradycyjnych, jak i elektronicznych.

Faktury elektroniczne - przechowywanie

To, w jaki sposób przedsiębiorca będzie przechowywał faktury elektroniczne, zależy od niego. Może je wydrukować, pozostawiając maila z ich wersjami elektronicznymi lub mogą one zostać tylko w formie papierowej. W ustawie o VAT próżno także szukać regulacji kwestii przechowywania maili, w których faktury przysłano. Podatnik nie ma więc obowiązku przechowywać ich aż do wygaśnięcia zobowiązania podatkowego. Oczywiście dla przedsiębiorcy bezpieczniej by było, gdyby maile jednak zachował - w przypadku zniszczenia papierowych faktur będzie miał dowód elektroniczny.

Kwestia tego, czy faktury elektroniczne powinno się przechowywać tylko w formie papierowej lub pół na pół, jest bardzo często poruszana w indywidualnych interpretacjach.

IPTPP4/443-632/14-2/UNR

Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko - przedstawione we wniosku z dnia 26 sierpnia 2014 r. (data wpływu 1 września 2014 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości archiwizowania dokumentów otrzymanych w formie papierowej wyłącznie w formie skanów oraz możliwości archiwizowania części dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, a części w formie papierowej - jest prawidłowe.

Warto jednak pamiętać, że przechowywane faktury muszą być podzielone na okresy rozliczeniowe w taki sposób, aby dostęp i odszukanie ich było proste (Art. 112a ustawy o VAT). Nie ma przeciwwskazań, aby faktury elektroniczne przechowywane były za granicą, jednak w takim wypadku podatnik musi zapewnić do nich dostęp on-line.