Od października 2020 roku wszyscy czynni podatnicy VAT są zobowiązani do comiesięcznej wysyłki nowej struktury pliku JPK, tzw. JPK V7M lub JPK V7K. Zastąpiła ona dotychczasowe deklaracje VAT i plik JPK VAT. Wprowadzone zmiany wiążą się z dodatkowymi obowiązkami ewidencyjnymi dla podatników, ponieważ nowy JPK zawiera o wiele więcej informacji niż te przesyłane dotychczas organom podatkowym. W broszurze informacyjnej dotyczącej JPK V7M MF zwraca uwagę na najważniejsze kwestie techniczne, o jakich muszą pamiętać przedsiębiorcy!
Od kiedy wysyłkę JPK V7M MF wprowadza jako obowiązkową?
Od rozliczenia za październik 2020 roku wszyscy czynni podatnicy VAT są zobligowani do comiesięcznej wysyłki nowego JPK. W przypadku rozliczania podatku VAT miesięcznie odpowiednią strukturą jest JPK V7M.
JPK V7M MF wprowadziło w celu zmniejszenia liczby obowiązków sprawozdawczych po stronie przedsiębiorców. Nowy JPK zastępuje dotychczasowy formularz deklaracji VAT i plik JPK VAT. Należy dokonywać wysyłki pliku do 25. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni wyłącznie w formie elektronicznej.
Rodzaje pól zawierające dane wykazywane w JPK V7M
Jednolity plik kontrolny to zbiór danych ułożonych w określonej odgórnie strukturze, przedstawionych w formacie XML. Plik JPK V7M z deklaracją jest dokumentem elektronicznym składającym się z dwóch części:
- ewidencyjnej – obejmującą szczegółowe dane znajdujące się w rejestrze VAT zakupów i sprzedaży,
- deklaracyjnej – zawierającą dane, które wykazywane były dotychczas w deklaracji VAT-7.
W nowym JPK wyróżnia się trzy rodzaje pól, które wypełniane są w zależności od ich charakteru, a mianowicie:
pola obowiązkowe – wypełniane bez względu na to, czy podatnik posiada dane do wypełnienia tych pól. Pola te nie mogą pozostać puste. W przypadku, gdy w danym okresie nie występują transakcje ujmowane w polu obowiązkowym, to należy wpisać „BRAK”.
Przykładem pola obowiązkowego jest „NazwaKontrahenta”. W sytuacji, gdy księgowany jest np. łączny raport z kasy fiskalnej, przedsiębiorca nie wpisuje w tym polu danych wszystkich nabywców, ponieważ wystawiając paragony, nie ma on obowiązku zawierać danych kontrahentów na dokumentach sprzedaży. Sprzedawca nie prowadzi w tym zakresie również dodatkowej ewidencji. W takiej sytuacji w polu obowiązkowym, jakim jest „NazwaKontrahenta”, należy wpisać słowo „BRAK”.
pola opcjonalne – wypełniane są wyłącznie w sytuacji wystąpienia wymaganej informacji. W przeciwnym wypadku pola te pozostają puste.
Przykładem pola opcjonalnego jest „KodKrajuNadaniaTIN”. Pole to wypełnia się wyłącznie w sytuacji, gdy dokonując transakcji z kontrahentem zagranicznym, sprzedawca posiada numer VAT-UE nabywcy lub numer nabywcy właściwy dla kraju spoza UE. W polu tym należy wtedy wpisać prefiks kraju nabywcy, np. „DE” dla Niemiec. Jeżeli sprzedawca nie posiada informacji o kraju, w którym nabywca jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pole pozostawia się puste.
pola fakultatywne – wypełniane są dobrowolnie przez podatników. W związku z tym pola te mogą pozostać puste w każdym przypadku.
Przykładem pola fakultatywnego jest „Telefon”. Podatnik nie ma obowiązku podawania w nowym JPK informacji dotyczących numeru telefonu.
- części ewidencyjnej – zaokrąglane są do dwóch miejsc w części groszy (o ile występują),
- części deklaracyjnej – zaokrąglane są do pełnych złotych zgodnie z zasadą matematyczną.
Dodatkowo pola znakowe znajdujące się w JPK V7M są polami alfanumerycznymi, w których możliwe jest wpisywanie:
- małych i dużych liter – przy czym wprowadzana wielkość liter nie ma wpływu na poprawność pliku JPK V7M,
- cyfr,
- znaków specjalnych, np. „/”, „-”, „+”.
W JPK V7M MF umożliwiło wprowadzenie maksymalnie 256 znaków, przy czym polskie znaki diaktryczne muszą być wpisywane przy użyciu kodu UTF-8. Pola numeryczne (dotyczące kwot) muszą zostać wypełnione ciągiem cyfr bez separatorów tysięcy w postaci spacji. Dodatkowo kropka („.”) stosowana jest jako separator miejsc dziesiętnych, a kwoty wyrażone w wartościach ujemnych poprzedzone powinny być znakiem minus „-”.
„Podstawy opodatkowania, kwoty podatków, odsetki za zwłokę, opłaty prolongacyjne, oprocentowanie nadpłat oraz wynagrodzenia przysługujące płatnikom i inkasentom zaokrągla się do pełnych złotych w ten sposób, że końcówki kwot wynoszące mniej niż 50 groszy pomija się, a końcówki kwot wynoszące 50 i więcej groszy podwyższa się do pełnych złotych”.
Daty, które znajdują się w pliku JPK V7M, muszą posiadać format RRRR-MM-DD, np. 2021-05-31. Obowiązek wypełniania pola dotyczącego daty i czasu dotyczy wyłącznie pola opisującego datę i czas utworzenia pliku JPK. W tym przypadku datę i czas podaje się w formacie RRRR-MMDDTGG:MM:SS (np.: 2021-02-24T09:30:47Z; gdzie T oznacza „Time”). Przy podawaniu czasu uniwersalnego (UTC) na końcu należy dodać literę „Z” (ZULU).
Założenia dotyczące wypełniania części ewidencyjnej w JPK V7M
W broszurze informacyjnej dotyczącej JPK V7M MF zwróciło uwagę na sposób ujmowania w części ewidencyjnej niektórych zdarzeń gospodarczych. W przypadku gdy podatnik zobowiązany jest do skorygowania przesłanego JPK V7M, ma on obowiązek wysyłki kompletnego, nowego pliku w formacie XML, który zawierać będzie poprawione dane.
Co więcej, w przypadku korekty, która nie wpływa na wysokość podatku należnego lub naliczonego, a więc dotyczy np. danych nabywcy na skutek otrzymanej noty korygującej, należy wystornować cały zapis i dodać drugi zawierający poprawne dane. Oznacza to, że w pliku JPK V7M transakcja korygowana wykazana jest trzy razy:
- z błędnymi danymi wykazane w pierwotnym JPK V7M;
- storno pierwotnego zapisu, czyli cały wpis wprowadzony powinien zostać ze znakiem ujemnym;
- z prawidłowymi danymi, jakie powinny znaleźć się po korekcie.
W przypadku korekt, które wpływają na wysokość podstawy opodatkowania lub wysokość podatku należnego, należy je ujmować w ewidencji z numerem dokumentu korygującego za okres, w którym powinna zostać wykazana korekta. Natomiast numery dowodów sprzedaży i zakupu w tym również numery faktur korygujących muszą zostać wykazywane w ewidencji w całości zgodnie z oryginalną pisownią znajdującą się na dokumencie.
Podsumowując, wprowadzając JPK V7M MF z jednej strony wprowadziło usprawnienie dla podatników, którzy nie przesyłają osobno deklaracji VAT i pliku JPK VAT, ponieważ obowiązek ten zostanie zastąpiony jednym plikiem JPK V7M. Jednocześnie zostały nałożone na przedsiębiorców dodatkowe obowiązki sprawozdawcze, których wcześniej nie musieli dopełniać. Na skutek tego organ podatkowy posiada szczegółowe dane dotyczące transakcji sprzedaży i zakupu, dzięki czemu może realizować politykę mającą na celu usprawnienie systemu podatkowego w Polsce i ograniczyć nadużycia w zakresie podatku VAT.
