Kasa zapomogowo-pożyczkowa w zakładzie pracy

Przez wiele lat pracownicze kasy zapomogowo-pożyczkowe funkcjonowały w oparciu na jednym przepisie ustawowym oraz wewnętrznych regulacjach konkretnych przedsiębiorstw. Od października 2021 roku ta sytuacja uległa zmianie wraz z uchwaleniem specjalnej ustawy, która całościowo odnosi się do tego, jak powinna funkcjonować w firmie kasa zapomogowo-pożyczkowa.

Czym są kasy zapomogowo-pożyczkowe?

Idea działania kas zapomogowo-pożyczkowych została zapoczątkowana w Polsce ponad 100 lat temu – ich głównym celem było udzielanie finansowego wsparcia pracownikom, którzy znajdowali się w trudnej sytuacji.

Przynależność do pracowniczej kasy zapomogowo-pożyczkowej nie jest obowiązkowa. Jeśli dany pracownik się na to zdecyduje, musi jednak pamiętać o uiszczaniu comiesięcznej składki, której wysokość ustalają wewnętrzne regulacje zakładowe. Z zebranych składek kasa może udzielać pożyczek i finansowych zapomóg innym pracownikom.

Ustawa o kasach zapomogowo-pożyczkowych

11 sierpnia 2021 roku uchwalono ustawę o kasach zapomogowo-pożyczkowych, która zaczęła obowiązywać w Polsce od października ubiegłego roku. Akt ten w sposób kompleksowy odnosi się do tematyki i regulacji kas, które praktycznie od chwili powstania nigdy nie podlegały tak szerokiemu prawodawstwu.

Zgodnie z treścią art. 1 i 3 powyższej ustawy określa ona zasady tworzenia, organizowania i działania u pracodawcy kasy zapomogowo-pożyczkowej, zwanej dalej KZP, oraz jej likwidacji. Celem działania KZP jest udzielanie jej członkom pomocy materialnej w formie nieoprocentowanych pożyczek, a w miarę posiadanych środków także zapomóg.

Kontrolę nad KZP sprawuje działająca u pracodawcy zakładowa organizacja związkowa, o której mowa w art. 251 Ustawy z dnia 23 maja 1991 roku o związkach zawodowych. Jeżeli u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa, kontrolę nad KZP sprawują te organizacje, tworząc wspólną reprezentację związkową oraz wyznaczając osobę, o której mowa w ust. 6. W przypadku nieutworzenia wspólnej reprezentacji związkowej kontrolę nad KZP sprawuje zakładowa organizacja związkowa zrzeszająca największą liczbę osób wykonujących pracę zarobkową u pracodawcy, u którego działa ta organizacja. Jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, kontrolę nad KZP sprawuje rada pracowników, o której mowa w Ustawie z dnia 7 kwietnia 2006 roku o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji. Jeżeli u pracodawcy nie działa rada pracowników, kontrolę nad KZP sprawuje reprezentacja osób wykonujących pracę zarobkową wyłoniona w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Obowiązki pracodawcy względem kasy zapomogowo-pożyczkowej

Utworzenie KZP w danym przedsiębiorstwie powoduje powstanie pewnych obowiązków po stronie pracodawcy. Zgodnie z aktualnymi przepisami jest on zobowiązany do świadczenia pomocy na rzecz kasy w zakresie:

• udostępniania pomieszczeń biurowych;
• udostępniania odpowiednio zabezpieczonego miejsca na przechowywanie gotówki;
• transportu gotówki do i z banku, jeśli pracodawca prowadzi obrót gotówkowy;
• udzielania informacji umożliwiających dokonanie weryfikacji, czy określona osoba spełnia warunki, o których mowa w art. 7 ust. 1 oraz art. 35 ust. 4 pkt 1–3 ustawy;
• prowadzenia rachunkowości, obsługi kasowej i prawnej;
• dokonywania na rzecz KZP potrąceń wpisowego, miesięcznych wkładów członkowskich i rat pożyczek na listach płac, listach wypłat i zasiłków, a w przypadku braku możliwości dokonania takiego potrącenia – informuje o tym zarząd;
• niezwłocznego odprowadzania wpłat wpisowego, miesięcznych wkładów członkowskich i rat pożyczek na rachunek płatniczy KZP;
• przekazywania przez zarząd członkom KZP informacji o stanie ich wkładów członkowskich i zadłużenia.

Kto może być członkiem kasy zapomogowo-pożyczkowej?

Osoby wykonujące pracę zarobkową u danego pracodawcy mogą utworzyć KZP, jeżeli gotowość przynależności do niej zadeklaruje co najmniej 10 z nich. Tworzą one KZP, uchwalając jej statut, potwierdzając jej przyjęcie przez złożenie pod nim swoich podpisów i dokonując wyboru organów przewidzianych w tym statucie.

Pamiętajmy, że u jednego pracodawcy może działać wyłącznie jedna kasa zapomogowo-pożyczkowa. Jej siedzibą i adresem są siedziba i adres pracodawcy, u którego została ona utworzona. Walne zebranie członków może podjąć uchwałę o przekształceniu KZP w międzyzakładową KZP. W dniu podjęcia uchwały o przekształceniu:

• osoby będące członkami KZP w dniu podjęcia uchwały o przekształceniu stają się członkami międzyzakładowej KZP,
• wpisowe i dotychczasowe wkłady członkowskie w KZP stają się wpisowym i wkładami członkowskimi w międzyzakładowej KZP.

Członkiem KZP może być osoba wykonująca pracę zarobkową u danego pracodawcy. Przejście na emeryturę lub rentę nie pozbawia prawa członkostwa w KZP. Osoba skierowana do pracodawcy w celu odbycia służby zastępczej może być członkiem KZP działającej u tego pracodawcy. Do tej osoby przepisy ustawy stosuje się odpowiednio. Żołnierze zawodowi, funkcjonariusze Policji, Straży Granicznej, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Ochrony Państwa, pełniący służbę u pracodawcy i otrzymujący z tego tytułu uposażenie, mogą tworzyć i być członkami KZP na zasadach określonych w ustawie.

Skreślenie z listy członków KZP następuje na skutek uchwały zarządu podjętej:

• na wniosek członka KZP, którego wniosek ten dotyczy, złożony w formie pisemnej, dokumentowej lub elektronicznej;
• w razie ustania stosunku prawnego między członkiem KZP a pracodawcą, z wyjątkiem przejścia na emeryturę lub rentę;
• w razie śmierci członka KZP;
• w wyniku niewpłacenia przez członka obowiązkowego wpisowego.

Prawa i obowiązki członków KZP

Każdy członek kasy zapomogowo-pożyczkowej posiada konkretny zestaw praw i obowiązków względem KZP.

Członek KZP jest obowiązany:

• wpłacić wpisowe w wysokości ustalonej przez walne zebranie członków lub wyrazić zgodę na potrącenie wpisowego z wynagrodzenia lub zasiłku;
• wpłacać miesięczne wkłady członkowskie w wysokości ustalonej przez walne zebranie członków lub wyrazić zgodę na potrącanie tych wkładów z wynagrodzenia lub zasiłku;
• przestrzegać postanowień statutu KZP oraz uchwał organów KZP;
• wskazać co najmniej jedną osobę uprawnioną do otrzymania wkładu członkowskiego w razie swojej śmierci, zwaną dalej osobą uprawnioną, i przedłożyć oświadczenie tej osoby;
• aktualizować swoje dane osobowe.

Członek KZP ma prawo:

• gromadzić wkłady członkowskie w KZP według zasad określonych w statucie KZP;
• zaciągać pożyczki;
• w razie wydarzeń losowych ubiegać się o udzielenie zapomóg, o ile KZP posiada środki na ich udzielenie;
• brać udział w obradach walnego zebrania członków;
• wybierać i być wybieranym do zarządu lub komisji rewizyjnej;
• zapoznawać się z treścią aktualnego statutu KZP;
• zaznajamiać się z uchwałami organów KZP, protokołami posiedzeń organów KZP, protokołami kontroli przeprowadzanych przez komisję rewizyjną oraz sprawozdaniami finansowymi, o których mowa w art. 45 ust. 1 Ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości.

Kasa zapomogowo-pożyczkowa w zakładzie pracy – podsumowanie

Kasy zapomogowo-pożyczkowe mogą być tworzone w każdym przedsiębiorstwie, a ich podstawowym celem jest udzielanie wsparcia finansowego jej członkom. Pracodawca powinien wspierać działalność KZP na terenie swojej firmy zgodnie z wytycznymi wskazanymi w Ustawie z dnia 11 sierpnia 2021 roku o kasach zapomogowo-pożyczkowych.