Kolejne fale pandemii stawiają przed pracodawcami coraz trudniejsze wyzwania. Wielu z nich stara się znaleźć sposób na zwiększenie wśród pracowników liczby osób zaszczepionych. Czy pracodawca może zachęcać pracowników przez przyznawanie nagród do zaszczepienia się? Czy nagroda za zaszczepienie się przeciwko COVID-19 jest możliwa? Poznaj odpowiedź!
Jakie dane o pracowniku może uzyskać pracodawca?
Aby dać nagrodę pracownikom, którzy się zaszczepili, pracodawca musi najpierw dowiedzieć się, którzy pracownicy to zrobili. Nie jest to proste zadanie, gdyż w obecnym stanie prawnym pracodawca nie ma prawa żądać takich informacji.
Zgodnie z art. 22¹ § 1 Kodeksu pracy (kp) pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:
- imię (imiona) i nazwisko;
- datę urodzenia;
- dane kontaktowe;
- kwalifikacje zawodowe;
- przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Natomiast od pracownika pracodawca może żądać dodatkowo podania:
- adresu zamieszkania;
- numeru PESEL albo innego dokumentu potwierdzającego tożsamość;
- innych danych osobowych, które są niezbędne do korzystania ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy, np. danych członków rodziny potrzebnych do zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego;
- numeru rachunku bankowego.
Pracodawca ma także prawo żądać podania innych danych, jeśli jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.
Jak wiadomo, szczepienie przeciwko COVID-19 nie jest obowiązkowe i pracownik nie musi okazywać jego certyfikatu, dlatego pracodawca nie ma nawet prawa zapytać pracownika, czy jest zaszczepiony.
Czy jest jakiś sposób na to, aby pracodawca dowiedział się, którzy pracownicy są zaszczepieni?
Informacje o szczepieniu a ochrona danych osobowych
Informacja o zaszczepieniu się należy do katalogu szczególnych danych osobowych, o których mowa w art. 9 ust. 2 RODO, czyli Ogólnego rozporządzenia UE o ochronie danych osobowych stosowanego obowiązkowo od 25 maja 2018 roku. Jest w nim wyraźnie wskazane, że zabrania się przetwarzania danych dotyczących zdrowia. Mogą być one przetwarzane tylko na podstawie dobrowolnej zgody pracownika.
Jak uzyskać dobrowolną zgodę pracownika na przetwarzanie informacji o zaszczepieniu się?
Pracodawca może ogłosić, że zamierza przyznać nagrody uznaniowe jedynie osobom zaszczepionym, a pracownicy, którzy się zaszczepili i chcą otrzymać nagrody, powinni okazać upoważnionej osobie certyfikat szczepień. Powinni oni jednak, zanim taki certyfikat pokażą, podpisać zgodę na przetwarzanie danych osobowych szczególnych kategorii – danych dotyczących zdrowia, z której jasno musi wynikać, że została ona wyrażona w pełni dobrowolnie.
Należy mieć także na uwadze art. 22¹ᵇ § 1 kp, który wskazuje, że osoby przetwarzające szczególne dane osobowe muszą posiadać pisemne upoważnienie od pracodawcy.
Zgoda pracownika może stanowić podstawę przetwarzania tych danych jedynie wtedy, gdy następuje z inicjatywy pracownika.
W tym miejscu nasuwa się pytanie, czy w sytuacji, gdy pracodawca chce przyznać nagrody osobom zaszczepionym, osoby te okazują certyfikaty z własnej inicjatywy?
Można tłumaczyć to w ten sposób, że przecież pracownik sam dobrowolnie okazuje taki certyfikat, ale nie można wykluczyć ewentualnych problemów natury prawnej w tym zakresie.
Nagroda za zaszczepienie się przeciwko COVID-19
Pracodawca może wynagrodzić pracownika przez przyznanie mu premii lub nagrody. Premia może być regulaminowa (należna po spełnieniu określonych warunków zapisanych w regulaminie) oraz uznaniowa, która de facto jest nagrodą, bo tak samo jak nagroda zależy od uznania pracodawcy.
Art. 105 kp mówi, że pracodawca może dać nagrodę pracownikowi, który w szczególny sposób przyczynia się do wykonywania zadań zakładu poprzez:
- wzorowe wypełnianie swoich obowiązków;
- przejawianie inicjatywy w pracy;
- podnoszenie jej wydajności i jakości.
Kodeksowa definicja nagrody daje pracodawcy prawo do przyznania jej osobom zaszczepionym, gdyż te osoby wykazują prospołeczną postawę, minimalizując ryzyko zachorowania wśród pozostałych pracowników, a wiadomo, że w razie zwiększonego zachorowania wśród nich zakład pracy nie będzie mógł wykonywać swoich zadań. Pracownicy, którzy poddali się temu zabiegowi podnoszą zatem wydajność i jakość zakładu pracy, nagroda za zaszczepienie się przeciwko COVID-19 przyznana przez pracodawcę będzie jak najbardziej zasadna.
Przykład 1.
Pracodawca przyznał w styczniu 2022 roku nagrodę w wysokości 1000 zł brutto osobom zaszczepionym, które wcześniej podpisały zgodę na przetwarzanie danych osobowych szczególnych kategorii oraz okazały certyfikat szczepień. Pozostali pracownicy poczuli się niesprawiedliwie potraktowani i zaczęli domagać się od pracodawcy przyznania takich samych nagród. Czy mają prawo domagać się nagrody?
Nie. W związku z tym, że nagroda ma charakter uznaniowy i zależy jedynie od woli pracodawcy, pracownicy nie mogą domagać się jej udzielenia. Gdyby pracodawca pozbawił pracowników premii, to wówczas mieliby oni podstawy do domagania się jej, gdyż zależy ona od wyników pracy, a nie jedynie od woli pracodawcy.
Potwierdził to w swoim wyroku z 10 marca 2016 roku Sąd Apelacyjny w Krakowie, w którym czytamy: „różnica między nagrodą a premią polega na tym, że nagroda nie jest uzależniona od dopełnienia przez pracownika konkretnych warunków, a jej przyznanie zależy od uznania pracodawcy, przy czym przed przyznaniem nagrody po stronie pracownika nie powstaje prawo podmiotowe do jej żądania” (III APa 11/15).
Reasumując, pracodawca ma prawo przyznania nagrody lub premii uznaniowej jedynie pracownikom zaszczepionym, choć istnieją pewne wątpliwości na gruncie ochrony danych osobowych, jeżeli chodzi o pozyskiwanie danych szczególnej kategorii, jakimi są dane dotyczące zdrowia. Należy pamiętać, że pracownicy, którzy chcą otrzymać taką nagrodę, powinni z własnej inicjatywy podpisać zgodę na przetwarzanie takich danych, a następnie przedłożyć do wglądu osobie uprawnionej certyfikat szczepień. Takiego dokumentu nie wolno kopiować ani w żaden inny sposób przechowywać, np. na skrzynce mailowej. Pracownik może jedynie dobrowolnie okazać taki dokument – po to, aby upoważniona osoba odnotowała, że spełnia on warunki do otrzymania nagrody.
