Pracodawcy, którzy zatrudniają powyżej 50 osób w przeliczeniu na pełne etaty oraz zakłady budżetowe bez względu na liczbę pracowników obowiązkowo tworzą zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, z którego środków wypłacane są świadczenia socjalne. Choć nie wynika to wprost z przepisów, w praktyce najczęściej powoływana jest komisja socjalna, która ma wpływ na to, komu i w jakiej wysokości przyznać świadczenia, takie jak np. zapomogi, dofinansowania do wypoczynku czy świadczenia z okazji świąt. Jakie są zasady powoływania komisji i co należy do jej kompetencji? Dowiesz się z naszego artykułu.
Jakie przepisy prawa są podstawą powołania komisji socjalnej?
Brak jest konkretnych przepisów normujących zasady powołania, skład czy kompetencje komisji socjalnej w zakładzie pracy. Ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych wskazuje w art. 8 ust. 1, że:
„Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu, […] oraz zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ustalanym zgodnie z art. 27 ust. 1 albo z art. 30 ust. 6 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych. Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów”.
Z kolei art. 27 ust. 1 ustawy o związkach zawodowych mówi, że:
„Ustalanie zasad wykorzystania zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, w tym podział środków z tego funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności, ustala pracodawca w regulaminie uzgodnionym z zakładową organizacją związkową”.
Z przepisów tych wynika zatem, że zasady korzystania z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych określać powinien regulamin formułowany wspólnie przez pracodawcę oraz zakładową organizację związkową (bądź kilka organizacji, jeśli w danym zakładzie występuje ich więcej) lub przedstawiciela bądź przedstawicieli załogi, jeśli w zakładzie nie działają związki zawodowe.
W jaki sposób w praktyce powoływana jest komisja socjalna?
W kontekście przytoczonych powyżej przepisów prawa komisja socjalna powoływana jest do życia na podstawie regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Natomiast przepisy regulaminu komisji socjalnej określają jej skład, sposób funkcjonowania oraz przyznawania pracownikom świadczeń z funduszu. Jej powołanie ułatwia realizację normy art. 27 ust. 2 ustawy o związkach zawodowych, mówiącej o konieczności uzgodnienia przyznania świadczenia z zakładową organizacją związkową, natomiast brakuje, jak wspomniano wyżej, ustawowego obowiązku powołania takiej komisji.
Najczęściej w zakładzie pracy organizowane są wybory na członków komisji socjalnej, a wybierani są oni spośród kandydatów zgłoszonych przez pracowników. Członków komisji socjalnej może także wskazać pracodawca w porozumieniu ze związkami zawodowymi.
Jakie kompetencje posiada komisja socjalna?
Rola oraz kompetencje zakładowej komisji socjalnej mogą być różne zależnie od jej składu oraz trybu powołania. Tryb powołania, kompetencje, zakres i sposób działania komisji socjalnej z reguły określany jest w regulaminie komisji socjalnej.
Zakładowa komisja socjalna nie posiada zwykle możliwości decydowania o sposobie realizowania polityki socjalnej w zakładzie pracy. Oznacza to, że komisja socjalna zazwyczaj nie ma kompetencji, żeby w sposób wiążący decydować o zapisach w regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, sposobie rozdzielania środków funduszu czy ustalania jego budżetu. Pełni zatem tylko funkcję doradczą, wspomagającą, opiniującą oraz administracyjną.
Technicznie jej rola sprowadza się w takim przypadku do:
- zebrania wniosków o przyznanie świadczenia oraz innych wymaganych dokumentów;
- wstępnego rozpoznania wniosków;
- przedstawienia rekomendacji w zakresie przyznania świadczenia.
W pewnych okolicznościach komisja socjalna ma specjalne kompetencje, takie jak:
- możliwość modyfikacji zapisów w regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych;
- określanie sposobu podziału i wypłat środków funduszu;
- przyznanie lub nieprzyznanie świadczenia;
- realizacja polityki socjalnej zakładu pracy.
Komisja socjalna może mieć prawo do przyznawania świadczeń socjalnych oraz wykonywania polityki socjalnej zakładu pracy czy wprowadzania zmian w zapisach regulaminu funduszu, jeśli spełnione są następujące warunki:
- regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych określa kompetencje komisji w zakresie przyznawania świadczeń z funduszu;
- w skład komisji, co określa zwykle regulamin komisji socjalnej, wchodzą:
- przedstawiciele pracodawcy – zwykle osoba lub organ zarządzający firmą lub inna osoba umocowana w drodze pełnomocnictwa lub ustanowiona na mocy statutu czy regulaminu przedsiębiorstwa;
- przedstawiciele działających w zakładzie pracy związków zawodowych – zarząd organizacji związkowej jest kompetentny co do działania w zakresie obsługi ZFŚS, w komisji socjalnej działa z reguły poprzez przedstawiciela.
Powyższe warunki muszą być spełnione, ponieważ z przepisów prawa wynika, że przyznanie świadczenia wymaga porozumienia między upoważnioną osobą ze strony pracodawcy a organem związku zawodowego wskazanym w statucie. W zakładzie, w którym nie działa organizacja związkowa, w skład komisji będą mogli wejść jedynie przedstawiciele pracodawcy jako podmiotu przyznającego świadczenia, chociaż regulamin ZFŚS lub regulamin komisji socjalnej może nadać uprawnienia w zakresie przyznawania świadczeń funduszu także przedstawicielom pracowników.
Do najważniejszych zadań administracyjnych zakładowej komisji socjalnej należą:
- rejestrowanie napływających wniosków o przyznanie świadczeń;
- weryfikowanie poprawności składanych wniosków pod względem formalnym;
- przygotowywanie protokołu z posiedzeń komisji;
- informowanie pracowników o decyzjach dotyczących złożonych przez nich wniosków;
- nadzorowanie wypłaty świadczeń;
- przechowywaniu dokumentacji związanej z realizowaniem polityki socjalnej w firmie.
Co powinien określać regulamin komisji socjalnej?
Jak już wspomniano, w celu sformułowania kompetencji zakładowej komisji socjalnej zwykle tworzony jest regulamin komisji socjalnej. Samo powołanie komisji do życia odbywa się na mocy regulaminu ZFŚS, jednak szczegółowe kwestie związane z jej funkcjonowaniem określa odrębny regulamin komisji socjalnej.
Regulamin komisji socjalnej powinien przede wszystkim określać:
- sposób powołania komisji socjalnej;
- tryb wyboru członka komisji;
- sposób odwołania członka komisji;
- liczbę członków komisji;
- czas trwania kadencji;
- określenie i sposób wyboru przewodniczącego;
- określenie terminów posiedzeń komisji lub częstotliwości spotkań;
- określenie sposobu organizacji i przebiegu posiedzeń komisji;
- zakres kompetencji komisji (przyznawanie świadczeń socjalnych, realizacja polityki socjalnej firmy itd.).
Czy komisja ma prawo wglądu do danych osobowych pracownika?
Przyznanie świadczenia z ZFŚS uzależnione jest od sytuacji rodzinnej, życiowej i materialnej pracownika. Pracodawca, a de facto komisja socjalna, dysponuje więc informacjami dotyczącymi stanu rodzinnego pracownika, wieku członków jego rodziny, stanu zdrowia itp., a więc danymi osobowymi wrażliwymi. Jednak jak podkreślił Sąd Najwyższy w wyroku z 8 maja 2002 r. (I PKN 267/01, OSNP 2004, nr 6, poz. 99), skoro przyznanie świadczenia z funduszu zależne jest od sytuacji rodzinnej, życiowej i materialnej osoby uprawnionej, to żądanie dokumentów potwierdzających ten stan nie jest naruszeniem dóbr osobistych pracownika, ani jego danych osobowych. Sposób dokumentowania tych okoliczności powinien być zawarty w treści regulaminu ZFŚS.
