Poradnik Przedsiębiorcy

Kontrasygnata głównego księgowego - kiedy taki podpis jest niezbędny?

Kontrasygnata głównego księgowego to instytucja, która jest przewidziana dla jednostek sektora finansów publicznych. Przeanalizujemy sytuacje, w których wymagane jest złożenie takiego podpisu. 

Definicja kontrasygnaty

Podstawowym aktem, który reguluje kwestie złożenia kontrasygnaty jest Ustawa z 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych. Ustawa ta nie zawiera jednak w swojej treści definicji kontrasygnaty. Biorąc pod uwagę jej potoczne znaczenie, możemy jednak wskazać, że jest to wymagany prawem podpis złożony przez upoważnioną osobę na dokumencie przygotowanym i podpisanym wcześniej przez inną osobę. Przeważnie złożenie kontrasygnaty jest konieczne do nadania dokumentowi urzędowemu mocy prawnej.Kontrasygnata jest czynnością techniczną polegającą na złożeniu podpisu na przedłożonym dokumencie, która stwierdza prawidłowość i poprawność tego dokumentu oraz nadaje prawomocność. Mówiąc inaczej, kontrasygnata jest wymagana do skuteczności czynności prawnej.

Kontrasygnata głównego księgowego 

Kontrasygnata głównego księgowego to zagadnienie, które chcąc dokładnie poznać, w pierwszej kolejności należy sięgnąć do treści art. 54 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych. Możemy w nim przeczytać, że: 

głównym księgowym jednostki sektora finansów publicznych, zwanym dalej „głównym księgowym”, jest pracownik, któremu kierownik jednostki powierza obowiązki i odpowiedzialność w zakresie dokonywania wstępnej kontroli:

  1. zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym;
  2. kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.

W myśl art. 54 ust. 3 ww. ustawy dowodem dokonania przez głównego księgowego wstępnej kontroli jest natomiast jego podpis złożony na dokumentach dotyczących danej operacji. Złożenie podpisu przez głównego księgowego na dokumencie, obok podpisu pracownika właściwego rzeczowo, oznacza, że:

  1. nie zgłasza zastrzeżeń do przedstawionej przez właściwych rzeczowo pracowników oceny prawidłowości tej operacji i jej zgodności z prawem;
  2. nie zgłasza zastrzeżeń do kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów dotyczących tej operacji;
  3. zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym jednostki.

W świetle powyższego przepisu kontrasygnata głównego księgowego jest przejawem działań kontrolnych nałożonych na niego w zakresie zgodności operacji z planem finansowym, a także kompletności i rzetelności dokumentów.Kontrasygnata głównego księgowego to, w myśl przepisów ustawy o finansach publicznych, podpis złożony na dokumencie przedłożonym przez pracownika. Skutkiem kontrasygnaty jest stwierdzenie prawidłowości oraz rzetelności operacji wynikającej z tego dokumentu.TEKST

Kontrasygnata głównego księgowego - prawa i obowiązki

W celu przeanalizowania powyższych obowiązków należy sięgnąć do treści art. 54 ust. 4-7 ustawy o finansach publicznych. Przepisy te wskazują, że główny księgowy w razie ujawnienia nieprawidłowości zwraca dokument właściwemu rzeczowo pracownikowi, a w razie nieusunięcia nieprawidłowości odmawia jego podpisania. O odmowie podpisania dokumentu i jej przyczynach główny księgowy zawiadamia pisemnie kierownika jednostki. Kierownik jednostki może wstrzymać realizację zakwestionowanej operacji albo wydać, w formie pisemnej, polecenie jej realizacji. Jeżeli kierownik jednostki wyda polecenie realizacji zakwestionowanej operacji, niezwłocznie zawiadamia o tym, w formie pisemnej, dysponenta części budżetowej, a w przypadku jednostki samorządu terytorialnego i jednostek wymienionych w art. 9 pkt 3, 4, 10, 13 i 14, dla których organem założycielskim jest jednostka samorządu terytorialnego – zarząd jednostki samorządu terytorialnego, uzasadniając realizację zakwestionowanej operacji. W przypadku gdy polecenie wyda wójt, burmistrz, prezydent miasta, starosta lub marszałek województwa, zawiadamia on organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego oraz właściwą regionalną izbę obrachunkową.

Przedstawione regulacje wskazują zatem, że nawet pomimo braku kontrasygnaty głównego księgowego, kierownik danej jednostki sektora finansów publicznych może podjąć decyzję o realizacji operacji wynikającej z tego dokumentu. W takim szczególnym przypadku konieczne staje się jednak powiadomienie o tym fakcie właściwego organu.

Oprócz obowiązków główny księgowy ma również określone prawa w zakresie wykonywanej funkcji kontrolnej. W myśl art. 54 ust. 7 ww. ustawy w celu realizacji swoich zadań główny księgowy ma prawo:

  1. żądać od kierowników innych komórek organizacyjnych jednostki udzielania w formie ustnej lub pisemnej niezbędnych informacji i wyjaśnień, jak również udostępnienia do wglądu dokumentów i wyliczeń będących źródłem tych informacji i wyjaśnień;
  2. wnioskować do kierownika jednostki o określenie trybu, zgodnie z którym prace niezbędne do zapewnienia prawidłowości gospodarki finansowej oraz ewidencji księgowej, kalkulacji kosztów i sprawozdawczości finansowej mają być wykonywane przez inne komórki organizacyjne jednostki.

Na marginesie dodajmy, że przepisy dotyczące głównego księgowego stosuje się odpowiednio do głównego księgowego budżetu państwa, głównego księgowego części budżetowej oraz skarbnika (głównego księgowego budżetu jednostki samorządu terytorialnego). Tak wynika z art. 54 ust. 8 ustawy o finansach publicznych.W zakresie zadań głównego księgowego, obejmujących czynności kontrolne dokumentów zawierających polecenie transakcji, ustawa przypisuje księgowemu zarówno określone prawa, jak również obowiązki, których celem jest zapewnienie prawidłowości, kompletności oraz rzetelności dokumentacji sektora finansów publicznychGłówni księgowi pracujący w instytucjach sektora finansów publicznych muszą być zaznajomieni z przepisami dotyczącymi kontrasygnaty. Z pewnością warto wiedzieć, w jakich okolicznościach jest ona wymagana prawem oraz jakie wywołuje skutki. Przydatna może okazać się także wiedza na temat sytuacji, gdy pomimo braku kontrasygnaty kierownik jednostki wydaje polecenie wykonania transakcji zawartej w dokumencie księgowym.