Zapisy ustawy o rachunkowości wskazują na konieczność sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych, czyli na obowiązek dekretacji. W poniższym artykule omawiamy, jak wygląda dekretacja dokumentów księgowych oraz czy można zastąpić ręczne adnotacje zapisem komputerowym.
Dekretacja dokumentów księgowych - przepisy
Ustawa o rachunkowości wskazuje wprost, że dowód księgowy powinien zawierać stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie:
- miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (tzw. dekretacja dokumentów księgowych),
- podpisu osoby odpowiedzialnej za powyższy opis.
Art. 21 ust 1. Ustawy o rachunkowości: Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej: 1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego; 2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej; 3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych; 4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu; 5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów; 6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania; |
Opisanie sposobu ujęcia dokumentu w księgach dotyczy wskazania:
- daty, pod którą dowód został zewidencjonowany w księgach rachunkowych,
- kont, na których zapis zostanie dokonany oraz stron Wn i Ma,
- ewidencji analitycznej, jeśli taka jest prowadzona,
- wartości operacji gospodarczej.
Dodatkowo osoba, która dokonuje dekretacji, powinna się pod nią podpisać, w celu potwierdzenia okresu i sposobu księgowania.
W przypadku gdy dekretacja dokumentów księgowych dokonywana jest ręcznie, często korzysta się z gotowych pieczątek. Wtedy też wystarczy uzupełnić wymagane informacje o sposobie księgowania oraz podpisy osób odpowiedzialnych za kontrolę merytoryczną i formalno-rachunkową, a także za dekretację.
W jakim celu stosowana jest dekretacja dokumentów księgowych
Przeprowadzana kontrola potwierdzona dekretacją ma na celu m.in. sprawdzenie rzetelności i kompletności dowodu księgowego, a także określenie, czy jest on wolny od błędów rachunkowych. Kontrola przeprowadzana jest w zakresie:
- merytorycznym - sprawdzana jest zgodność treści dokumentu pod kątem rzeczywistego przebiegu opisanej transakcji. Kontroli tej dokonuje zwykle kierownik działu, którego wydatek dotyczy. Zatem dział księgowy powinien otrzymać informację, czy zakup taki faktycznie miał miejsce oraz m.in. czy wartość z faktury jest poprawna;
- rachunkowym - dokonywana jest już przez dział księgowy. Ma na celu sprawdzenie poprawności wyliczeń na otrzymanym dokumencie (np. przeliczeń wartości netto, VAT i brutto, szczególnie jeśli dokument wystawiany jest ręcznie);
- formalnym - polega na sprawdzeniu, czy dokument zawiera wszystkie wymagane elementy.
Dekretacja dokumentów księgowych w formie elektronicznej
Ustawa o rachunkowości wskazuje w art. 21 ust. 1a, że dekretacja dokumentów księgowych nie jest obowiązkowa wprost na dowodzie księgowym, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych. System komputerowy powinien jednak generować wydruk zawierający wszystkie niezbędne elementy, w tym powiązanie z zapisami w dzienniku (numer pozycji). Nie ma zatem potrzeby powielania tych samych informacji, zapisując je ręcznie na dowodzie księgowym.
Za powyższym stanowiskiem opowiedział się już 10 lutego 2006 roku Urząd Skarbowy w Krośnie (interpretacja indywidualna nr sygn. PDP 4211/IN/CIT/6/2006), który stwierdził:
“(...) w sytuacji używania przez waszą spółkę programu komputerowego, który pozwala na wydruk dekretu zawierającego informację o sposobie ujęcia każdego dokumentu w księgach rachunkowych oraz inne informacje pozwalające na powiązanie wydruku dekretu z dowodem księgowym, wówczas możliwe jest odstąpienie od ręcznego dekretowania dowodów księgowych. W powyższym przypadku, konieczne jest trwałe dołączenie wydruku dekretu do dokumentu stanowiącego dowód źródłowy”.
Formę sprawdzenia dowodu i sposób dekretacji powinna opisywać sporządzona dla danej jednostki polityka rachunkowości (art. 10 ustawy o rachunkowości).
W przypadku prowadzenia ewidencji księgowej w oparciu o ustawę o rachunkowości, należy pamiętać, że dekretacja dokumentów księgowych jest obowiązkowa. Kierownik jednostki podejmuje natomiast decyzję uwzględnioną w polityce rachunkowości, czy dekret powinien zostać naniesiony ręcznie na każdym z dowodów, czy też wyłącznie w formie elektronicznej, przy korzystaniu z systemu komputerowego do prowadzenia ewidencji księgowej.
