W trakcie prowadzenia działalności gospodarczej może przyjść moment, w którym zaskoczy nas kontrola podatkowa. W przypadku korzystania z usług biura rachunkowego podatnicy zwykle od razu informują o niej swojego opiekuna księgowego. Czy może mieć miejsce kontrola podatnika w biurze rachunkowym oraz czy biuro w trakcie kontroli może reprezentować podatnika? O tym poniżej.
Kontrola podatnika w biurze rachunkowym zamiast w siedzibie firmy
W art. 285a § 1 ustawy – Ordynacja podatkowa wskazane zostało, iż: „czynności kontrolne prowadzone są w siedzibie kontrolowanego, w innym miejscu przechowywania dokumentacji oraz w miejscach związanych z prowadzoną przez niego działalnością i w godzinach jej prowadzenia, a w przypadku skrócenia w toku kontroli czasu prowadzenia działalności – czynności kontrolne mogą być prowadzone przez 8 godzin dziennie. W przypadku gdy księgi podatkowe są prowadzone lub przechowywane poza siedzibą kontrolowanego, kontrolowany na żądanie kontrolującego obowiązany jest zapewnić dostęp do ksiąg w swojej siedzibie albo w miejscu ich prowadzenia lub przechowywania, jeżeli udostępnienie ich w siedzibie może w znacznym stopniu utrudnić prowadzenie przez kontrolowanego bieżącej działalności”.
Zatem parafrazując, czynności kontrolne mogą być dokonane w:
siedzibie kontrolowanego;
w innym miejscu przechowywania dokumentacji;
w miejscach związanych z prowadzoną przez podatnika działalnością.
Jeśli zatem dokumentacja księgowa przechowywana jest w biurze rachunkowym i tam też prowadzone są księgi podatkowe, to zasadnym jest, że czynności kontrolne będą mieć miejsce w siedzibie księgowego. Przy czym wymaga to akceptacji kontrolowanego.
Kontrola podatnika w biurze rachunkowym – czy biuro może się nie zgodzić?
Jeśli kontrolowany zgodził się na przeprowadzenie kontroli w biurze rachunkowym, to biuro nie może się nie zgodzić na jej przeprowadzenie. W tym bowiem przypadku, gdy miejscem przechowywania ewidencji podatkowych jest biuro rachunkowe, to na nim spoczywać będzie udostępnienie ewidencji klienta kontrolującym. Co ważne, kiedy kontrola jest przeprowadzana w lokalu biura rachunkowego, będzie musiało ono dodatkowo m.in.:
dostarczać kontrolującemu żądane dokumenty;
zapewnić kontrolującemu warunki do pracy, w tym w miarę możliwości udostępnić samodzielne pomieszczenie i miejsce do przechowywania dokumentów (reguluje to art. 287 § 3 ustawy – Ordynacja Podatkowa);
udzielać wszelkich wyjaśnień dotyczących przedmiotu kontroli.
W przypadku wskazanego drugiego obowiązku należy mieć na uwadze, że udostępnienie samodzielnego pomieszczenia będzie miało miejsce tylko w sytuacji, gdy biuro rachunkowe będzie miało realną, fizyczną możliwość jego zapewnienia. Nie wszystkie biura rachunkowe mają tak rozbudowany lokal, aby zagwarantować tego typu warunki – wówczas mogą one udostępnić kontrolowanym miejsce przy jednym ze stanowisk pracy.
Zapis w umowie a kontrola podatnika w biurze rachunkowym
Warto, aby działania takie jak możliwość uczestniczenia w czynnościach kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej albo reprezentowanie klienta w toku tych postępowań przez biuro rachunkowe były uregulowane bezpośrednio w umowie o świadczenie usług księgowych. Zapis w umowie może wówczas wyglądać następująco:
1) zakres przedmiotowy kontroli pokrywa się z okresem wykonywania umowy o świadczenie usług księgowych;
2) umowa o świadczenie usług księgowych nadal jest realizowana przez strony umowy;
3) czynności kontrolne bezpośrednio są wykonywane w siedzibie zleceniobiorcy lub w siedzibie urzędu skarbowego albo urzędu celno-skarbowego.
2. W razie gdyby realizacja powyższych czynności wiązała się z koniecznością podróży zamiejscowej, zleceniobiorcy przysługuje zwrot kosztów dojazdu, zakwaterowania i wyżywienia.
3. W przypadku żądania przez zleceniodawcę czynności wymienionych w pkt 1 wynagrodzenie ustalane jest indywidualnie.
Udzielenie pełnomocnictwa na kontrolę podatnika w biurze rachunkowym
W każdym przypadku, jeśli klient biura rachunkowego chce, aby w jego imieniu kontaktować się z organami podatkowymi, w tym w trakcie kontroli podatkowej, powinien udzielić w tym celu stosownego pełnomocnictwa. Tym właściwym jest pełnomocnictwo ogólne, które upoważnia do działania we wszystkich sprawach podatkowych oraz w innych należących do właściwości organów podatkowych. Możliwe jest też udzielenie pełnomocnictwa szczególnego. W jego przypadku w zakresie kontroli podatkowej upoważnia się pracownika biura m.in. do:
odebrania zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli;
przyjęcia upoważnienia do jej przeprowadzenia;
uczestniczenia w czynnościach kontrolnych;
złożenia wyjaśnień;
złożenia zastrzeżeń do protokołu kontroli.
Kontrola podatnika w biurze rachunkowym a możliwe kary z tym związane
W toku prowadzenia kontroli podatkowej może zostać nałożona kara za utrudnienia kontroli podatkowej. Karę tę organ podatkowy może nałożyć na podstawie art. 83 § 1 KKS.
Kto osobie uprawnionej do przeprowadzenia czynności sprawdzających, kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej, audytu lub czynności audytowych, lub dokonania nabycia sprawdzającego udaremnia lub utrudnia wykonanie czynności służbowej, w szczególności kto wbrew żądaniu tej osoby nie okazuje księgi lub innego dokumentu dotyczącego prowadzonej działalności gospodarczej lub księgę lub inny dokument niszczy, uszkadza, czyni bezużytecznymi, ukrywa lub usuwa, podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych.
W przypadku wykroczenia mniejszej wagi sprawca, np. pracownik biura rachunkowego, może zostać ukarany karą grzywny za wykroczenie skarbowe. W 2022 roku może ona wynosić nawet 60 200 zł.
Co ważne, niedopełnienie nałożonych na kontrolowanego obowiązków może skutkować karą porządkową. W szczególności wtedy, jeżeli strona bezzasadnie odmówi lub nie złoży w wyznaczonym terminie dokumentów przewidzianych prawem, ksiąg podatkowych, dokumentów księgowych stanowiących podstawę ich zapisu. Jej maksymalna kwota to 3000 zł. Te same konsekwencje mogą prowadzić do nieuzasadnionej odmowy lub opóźnienia w przekazaniu organom kontrolnym tłumaczeń dokumentów w językach obcych w wyznaczonym terminie (reguluje to art. 262 ust. 1 ustawy – Ordynacja podatkowa).
Jeżeli właściciel firmy rachunkowej świadczy usługi w zakresie prowadzenia i przechowywania dokumentów podatkowych kontrolowanego przedsiębiorcy, może zostać ukarany karą pieniężną do 3000 zł w przypadku niedopełnienia obowiązku przedłożenia dokumentów upoważnionemu inspektorowi we właściwym terminie. Świadczy o tym § 3 wcześniej wskazanego aktu prawnego. Karę tę stosuje się również do podatników, którym powierzono pieczę lub przechowywanie ksiąg lub dokumentów podatkowych, na podstawie których są one ewidencjonowane, jeżeli osoby te bezzasadnie odmówią złożenia lub nieprzedłożenia ich w wyznaczonym terminie.
