Niniejsze opracowanie dotyczyć będzie kwestii jaką jest odwołanie pracownika z urlopu i tego, jakie ma to konsekwencje w podatku dochodowym. Rozważania rozpoczną się od kwestii urlopów w ogóle – jakie przysługują pracownikowi, czym się charakteryzują (w szczególności wypoczynkowe), a także jaki jest ich wymiar. Ponadto wskazane zostanie, w jakich przypadkach pracodawca może odwołać z urlopu pracownika, gdyż powinna być to sytuacja absolutnie wyjątkowa. Ostatnim punktem artykułu będzie opisanie, jakie konsekwencje działania jakim jest odwołanie pracownika z urlopu poniesie pracodawca odpowiednio w podatku dochodowym od osób fizycznych lub prawnych (zależnie od podmiotowości pracodawcy).
Jakie urlopy przysługują pracownikowi?
Zgodnie z Kodeksem pracy (kp) pracownikowi przysługuje:
- urlop wypoczynkowy;
- urlop na żądanie;
- urlop bezpłatny;
- fakultatywnie urlop związany z macierzyństwem – macierzyński, rodzicielski, wychowawczy.
Urlop wypoczynkowy charakteryzuje się zgodnie z art. 152 kp:
- nieprzerywalnością;
- płatnością;
- niemożnością zrzeczenia się go.
Wymiar urlopu wynosi:
- 20 dni, jeśli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat;
- 26 dni, jeśli pracownik jest zatrudniony dłużej niż 10 lat.
Co istotne, do okresu zatrudnienia wlicza się też okresy poprzedniego zatrudnienia, dotyczy to więc zatrudnienia w ogóle, a nie u konkretnego pracodawcy. Dodatkowo wlicza się okres:
- zasadniczej lub innej równorzędnej szkoły zawodowej – przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 3 lata,
- średniej szkoły zawodowej – przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 5 lat,
- średniej szkoły zawodowej dla absolwentów zasadniczych (równorzędnych) szkół zawodowych – 5 lat,
- średniej szkoły ogólnokształcącej – 4 lata,
- szkoły policealnej – 6 lat,
- szkoły wyższej – 8 lat.
Te okresy nauki nie podlegają sumowaniu – jeżeli ktoś studiował, a wcześniej był w liceum ogólnokształcącym, to do okresu zatrudnienia będzie wliczane 8, a nie 13 lat.
Przykład 1.
Pani Wanda ukończyła studia wyższe na kierunku informatyka. Przez 6 miesięcy pracowała w kawiarni na stanowisku baristki. Następnie przez rok była zatrudniona na stanowisku młodszego programisty w firmie ALGORYTMY Sp. z o.o.
Wymiar jej urlopu wynosi 20 dni, gdyż łącznie jej okres zatrudnienia to 9 lat i 6 miesięcy – 8 lat w związku z ukończeniem studiów i następnie 1,5 roku zatrudnienia. Po kolejnych przepracowanych 6 miesiącach uzyska prawo do 26 dni urlopu wypoczynkowego.
Kiedy może nastąpić odwołanie pracownika z urlopu?
Zgodnie z art. 167 § 1 kp pracodawca może odwołać pracownika z urlopu tylko wówczas, gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu.
Najczęściej przyczyną odwołania pracownika z urlopu będzie awaria lub inne zdarzenie spowodowane siłą wyższą.
Wezwanie do pracy, odwołanie z urlopu będzie zasadne, jeśli to właśnie pracownik przebywający na urlopie jest jedyną kompetentną osobą w zakresie przywrócenia przedsiębiorstwa do stanu sprzed awarii. Odwołanie może dotyczyć też sytuacji, gdy w zakładzie pracy ma być przeprowadzona kontrola, np. skarbowa, sanitarna, a osobą, która zajmuje się właśnie tym, jest pracownik na urlopie.
Innym przykładem, który był aktualny zwłaszcza w dobie pandemii, może być nagła niedyspozycja innego pracownika, brak możliwości szybkiego zorganizowania zastępstwa z uwagi na charakter pracy. W sytuacji wykrycia wśród pracowników zakażenia koronawirusem oraz skierowania pozostałych pracowników na obligatoryjną kwarantannę może się okazać, że wyłącznie pracownik na urlopie jest osobą, która nie miała kontaktu z chorym i tylko ona jest w stanie wykonać obowiązki tych, którzy są chorzy lub nie mogą opuszczać miejsca zamieszkania z uwagi na styczność z osobą zakażoną.
Przykład 2.
Kadrowa, pani Maria, zatrudniona w przedsiębiorstwie na podstawie umowy o pracę wzięła urlop wypoczynkowy w okresie 10–30 września 2023 roku. Wynagrodzenia w zakładzie pracy wypłacane są do 28. dnia każdego miesiąca. W zakładzie pozostała druga kadrowa, tylko 2 osoby są zatrudnione na tym stanowisku. 23 września 2023 roku druga kadrowa, pani Anna, zachorowała na anginę i otrzymała 2-tygodniowe zwolnienie lekarskie. Nie mogła zatem dokonać rozliczeń dla pracowników firmy.
W takim przypadku uzasadnione i prawidłowe jest poinformowanie pani Marii o sytuacji i odwołanie jej z urlopu wypoczynkowego, gdyż nie ma możliwości, by inna osoba dokonała rozliczeń wszystkich pracowników w przedsiębiorstwie.
Istotny problem praktyczny rodzi jednak kwestia tego, w jaki sposób poinformować pracownika o tym, że zostaje odwołany z urlopu. Kwestie techniczne nie są w żaden sposób uregulowane w Kodeksie pracy, zatem to pracodawca powinien wprowadzić w zakładzie pracy odpowiednie reguły. Najprościej byłoby wprowadzić tę praktykę w regulaminie pracy lub, w przypadku gdy pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy, w umowie o pracę.
Można określić, że będzie to kontakt telefoniczny, choć należy mieć na uwadze, że pracownik może spędzać urlop wypoczynkowy w miejscu, gdzie nie ma zasięgu, albo za granicą. Są to jednak problemy pracodawcy, któremu powinno zależeć na możliwość skontaktowania się z pracownikiem w sytuacji, gdy jego obecność w zakładzie pracy jest niezbędna i wymagane jest odwołanie go z urlopu.
Odwołanie pracownika z urlopu w podatku dochodowym – dla pracownika
Zgodnie z art. 167 § 2 kp pracodawca zobowiązany jest do pokrycia kosztów, jakie poniósł pracownik w związku z odwołaniem go z urlopu.
Do tego typu kosztów zaliczyć można:
- wydatki poniesione na podróż powrotną z urlopu (noclegi, bilety na samolot, koszty paliwa);
- poniesione przez pracownika, nabyte wcześniej pobyty w hotelu, wycieczki, bilety, w takiej części, w jakiej pracownik nie mógł z nich skorzystać i równocześnie nie miał możliwości ich zwrócenia i uzyskania zwrotu kosztów od organizatora.
Pracownik ma oczywiście obowiązek przedstawić pracodawcy poniesione koszty.
Przykład 3.
Pan Marcin wziął urlop celem wyjechania do Paryża na wielkoszlemowy turniej tenisa. Zakupił bilety na cały drugi tydzień, w tym na finał. Poniósł w związku z tym znaczne koszty rzędu kilku tysięcy euro. Pracodawca jednak w połowie tygodnia odwołał go z urlopu z uwagi na awarię i niezbędność powrotu pracownika. Loty powrotne Paryża były bardzo drogie – za samolot z dnia na dzień pan Marcin musiał zapłacić 2000 zł. Ponadto miał pokryte noclegi, bilety na pozostałe dni turnieju.
Pracodawca musiał zwrócić to wszystko pracownikowi – łącznie 10 000 zł.
Zwrot kosztów poniesionych przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z tego urlopu nie jest przysporzeniem majątkowym dla pracownika. Jest to zwrot konkretnych wydatków poniesionych przez pracownika odwołanego z urlopu wypoczynkowego. Nie można go zatem uznać za przychód ze stosunku pracy. Pogląd ten potwierdziły organy podatkowe i judykatura.
Pracownik nie będzie zatem odprowadzał podatku od tego zwrotu, nie będzie to stanowiło jego przychodu. W jednej z interpretacji podatkowej organ wskazał, że otrzymany udokumentowany zwrot wydatków dotyczący zaplanowanego wypoczynku wskutek przesunięcia planu urlopu przez pracodawcę nie będzie stanowił przychodu pracownika podlegającego opodatkowaniu w świetle art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Pracodawca może jednak zdecydować o zrekompensowaniu pracownikowi odwołania z urlopu poprzez wypłacenie mu określonego świadczenia pieniężnego ponad kwotę rzeczywiście poniesionych przez pracownika wydatków. Wszelkie takie kwoty otrzymane ponad koszty faktycznie poniesione będą jednak stanowić dla pracownika przychód podlegający opodatkowaniu.
Odwołanie pracownika z urlopu w podatku dochodowym – dla pracodawcy
Koszt uzyskania przychodu stanowią koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, zgodnie z ustawami o podatku dochodowym od osób fizyczny i osób prawnych.
Wydatki na rzecz pracowników, które pozostają w związku z uzyskanym przez pracownika przychodem lub zachowaniem źródła przychodów, zostały faktycznie poniesione i nie należą do wydatków nieuznawanych za koszt, stanowią koszty ukazania przez pracodawcę przychodu.
Zaliczyć do nich należy zatem zwrot udokumentowanych, faktycznie poniesionych przez pracownika wydatków w związku z sytuacją odwołania pracownika z urlopu wypoczynkowego. Poniesiony jest on bowiem przez pracodawcę w celu osiągnięcia, zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.
