Korekty dokumentów ZUS - na czym polegają zmiany?

Do obowiązków przedsiębiorcy prowadzącego działalność gospodarczą należy opłacanie składek ZUS. Wiąże się z tym również konieczność sporządzania i przesyłania do ZUS-u korekt dokumentów. Składa się je wówczas, gdy samemu stwierdzi się nieprawidłowości, jak i wtedy, gdy o nieprawidłowościach poinformuje ZUS. Od stycznia 2022 roku wprowadzone zostały istotne zmiany w zakresie korekt dokumentów. Kiedy przygotować korekty dokumentów ZUS? Przeczytaj nasz artykuł i bądź na bieżąco!

Rodzaje korekt dokumentów ubezpieczeniowych

Korekty dokumentów ZUS ubezpieczeniowych możemy podzielić na:

• korekty dokumentów zgłoszeniowych – przekazuje się do ZUS-u w ciągu 7 dni od dnia zaistnienia zmiany lub stwierdzenia nieprawidłowości. Mogą one dotyczyć między innymi:

1. zgłoszenia zmiany lub korekty danych dokumentu zgłoszeniowego płatnika składek – ZUS ZPA albo ZUS ZFA; 

2. zgłoszenia zmiany lub korekty danych identyfikacyjnych płatnika składek, np. NIP, REGON, PESEL, nazwy skróconej, nazwiska, imienia, daty urodzenia – ZUS ZIPA;

3. zgłoszenia zmiany lub korekty danych osoby ubezpieczonej – przekazuje się do ZUS-u w ciągu 7 dni od zaistnienia zmiany lub stwierdzenia nieprawidłowości – ZUS ZIUA, gdy korygujemy lub zmieniamy PESEL, nazwisko, imię, nr dowodu oraz ZUS ZUA lub ZUS ZZA – gdy korygujemy pozostałe dane.

• korekty dokumentów ZUS rozliczeniowych – przekazuje się do ZUS-u w ciągu 7 dni od stwierdzenia nieprawidłowości przez płatnika składek lub od otrzymania zawiadomienia z ZUS-u bądź też stwierdzenia nieprawidłowości w drodze decyzji wydanej przez ZUS. Natomiast na złożenie korekt w związku z kontrolą przeprowadzoną przez ZUS jest 30 dni;

• korekty danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze – obowiązek ten dotyczy jedynie tych płatników składek, którzy zatrudniają pracowników w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, za których opłacają składki na Fundusz Emerytur Pomostowych i są zobowiązani do ewidencji takich pracowników. Dane o nich pracodawca musi przekazywać do 31 marca każdego roku na formularzu ZUS ZSWA;

• korekty dokumentów ZUS ubezpieczeniowych w związku z reklamacjami ubezpieczonych dotyczącymi informacji o stanie konta w ZUS-ie – jeżeli pracownik po otrzymaniu informacji o stanie indywidualnego konta w ZUS-ie stwierdzi, że nie ma tam wszystkich należnych składek na ubezpieczenie emerytalne lub nie są one ewidencjonowane w prawidłowej wysokości, wówczas zgłasza pracodawcy wniosek o sprostowanie danych przekazywanych do ZUS-u. Pracodawca w przypadku uwzględnienia wniosku pracownika ma 30 dni na sporządzenie korekty dokumentów rozliczeniowych, a w razie odrzucenia jego wniosku składa w ZUS-ie wniosek o przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego.

Jak sporządza się korekty dokumentów ZUS?

Jak widać, istnieje wiele rodzajów korekt dokumentów ubezpieczeniowych. Najczęściej jednak spotykane są korekty dokumentów ZUS rozliczeniowych za dany miesiąc. Sporządza się je poprzez wygenerowanie nowego kompletu dokumentów za dany miesiąc, podając w dwóch pierwszych kratkach pola identyfikującego kolejny numer deklaracji – np. pierwotna deklaracja opisana będzie jako DRA 01.01.2022, a deklaracja korygująca DRA 02.01.2022. Do ZUS-u składa się imienne raporty miesięczne korygujące, które odnoszą się tylko do tych ubezpieczonych, których dotyczy korekta.

Przykład 1.

Pracodawca zauważył, że jeden z pięciu jego pracowników ma złą podstawę naliczania składek na ubezpieczenie społeczne za styczeń 2022 roku. Powinien mieć 3010 zł brutto, a miał 3000 zł. W związku z tym pracodawca sporządził komplet korygujący DRA z numerem 02.01.2022, na którym wykazał wszystkie składki oraz jeden imienny raport miesięczny RCA dotyczący tylko tego pracownika, którego wynagrodzenie, będące podstawą naliczenia składek, zostało skorygowane.

Ograniczenia korekt dokumentów ubezpieczeniowych

Do tej pory istniała możliwość nieograniczonych czasowo korekt dokumentów rozliczeniowych. Powodowało to, zdaniem ZUS, zbyt duże zamieszanie na kontach ubezpieczonych i problemy z ustaleniem prawidłowego salda na koncie płatnika. Dlatego też od stycznia 2022 roku korekt dokumentów rozliczeniowych można dokonywać jedynie 5 lat wstecz.

Zmiany te wprowadza Ustawa z dnia 24 czerwca 2021 roku o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2021.1621 z dnia 2021.09.03) . W dodanym art. 48d czytamy, że „deklaracji rozliczeniowej i imiennego raportu miesięcznego płatnik składek nie może złożyć po upływie 5 lat od dnia, w którym upłynął termin opłacenia składek rozliczonych w tej deklaracji i w tym raporcie”.

Przepis ten dotyczy deklaracji od stycznia 2022 roku. Deklaracje wcześniejsze, za okres do grudnia 2021 roku – jak wskazuje art. 11 ustawy – można natomiast korygować do końca grudnia 2024 roku.

Przykład 2.

Płatnik składek przekazał do ZUS-u komplet dokumentów rozliczeniowych za marzec 2022 roku, których termin płatności upływa 20 kwietnia 2022 roku. Oznacza to, że ewentualną ich korektę będzie można złożyć do 20 maja 2027 roku. Po tym dniu ZUS już jej nie przyjmie.

Korygowanie dokumentów dotyczących składki zdrowotnej od 1 stycznia 2022 roku

Ograniczenie korekt dokumentów ubezpieczeniowych dotyczy także składki zdrowotnej obliczanej według nowych zasad – a więc od dochodu – obowiązujących od 1 stycznia 2022 roku. Jak możemy przeczytać w poradniku zamieszczonym na stronie ZUS-u: Polski Ład. Co zmienia się w przepisach dotyczących rozliczania składki na ubezpieczenie zdrowotne od 1 stycznia 2022 roku (zus.pl), korektę podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne, które wykazuje się w dokumentach rozliczeniowych za poszczególne miesiące danego roku kalendarzowego, składa się do ZUS-u najpóźniej do końca drugiego miesiąca, licząc od upływu terminu do złożenia zeznania za dany rok kalendarzowy, czyli do 30 czerwca następnego roku.

Jeżeli po upływie tego terminu okaże się, że należna składka na ubezpieczenie zdrowotne ustalona od rocznej podstawy wymiaru jest wyższa od sumy składek rozliczonych za poszczególne miesiące, to powstała różnica zostanie przypisana do:

•  grudnia danego roku kalendarzowego
•  albo stycznia w ramach roku składkowego
•  bądź ostatniego miesiąca podlegania ubezpieczeniu zdrowotnemu.