Wokół siedziby firmy roztaczają się zazwyczaj tereny zielone, z związku z którymi przedsiębiorstwo ponosi pewne koszty utrzymania. Prawidłowe ujęcie tych kosztów w PKPiR budzi wiele wątpliwości. Najczęściej spotykanym sporem jest ustalenie faktu, czy wydatki takie stanowią koszty uzyskania przychodów czy też powinno zaliczyć się je do kosztów reprezentacji, które zostały ustawowo wyłączone z kosztów podatkowych.
Zgodnie z art. 22 ustawy o PIT kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła, z wyjątkiem kosztów wyłączonych w art. 23 ustawy. Właśnie w art. 23 z kosztów uzyskania przychodów wyłączone zostały koszty reprezentacji. Kosztami takimi są w szczególności wydatki na usługi gastronomiczne oraz wydatki na zakup żywności i napojów, w tym alkoholowych. Powstaje pytanie, czym właściwie jest reprezentacja i czy firma, która ponosi wydatki na zagospodarowanie terenów zielonych wokół firmy powinna zaliczyć je do tej właśnie kategorii kosztów.
Pojęcie reprezentacji
Dosłowne pojęcie reprezentacji nie zostało wyjaśnione w ustawie. Zgodnie z definicją słownikową pod tym pojęciem należy rozumieć okazałość, wytworność, wystawność. Zwyczajowo przyjmuje się, iż reprezentacja to wszystkie działania polegające na stwarzaniu oraz utrwalaniu dobrego wizerunku firmy, które mają podnosić jej prestiż. Według organów podatkowych reprezentacja, w odniesieniu do działalności gospodarczej, polega na oficjalnych i handlowych kontaktach z innymi przedsiębiorcami, kontrahentami, gośćmi. Kontakty te mają wpływać na kształtowanie się pozytywnego wizerunku firmy. Koszty ponoszone na reprezentację mają na celu zawarcie nowych, lub podtrzymanie dotychczasowych kontaktów i znajomości. Koszty te to m.in. poczęstunki kontrahentów, upominki dla gości. Obowiązek oceny, czy dany wydatek został poniesiony w celach reprezentacyjnych czy też jest normalnym kosztem działalności gospodarczej, spoczywa na podatniku.
Wydatki na zieleń wokół siedziby firmy
Jeśli chodzi o koszty związane z utrzymaniem trenu zielonego wokół siedziby firmy, nie możemy ich zaliczyć do kosztów reprezentacji ze względu na ich brak wytworności oraz wystawności. Firma jest bowiem zobowiązana do dbania o teren, który jest w jej posiadaniu ze względu na walory estetyczne oraz normy zwyczajowe. Oznacza to, iż powinna wykonywać prace związane z utrzymaniem porządku oraz czystości na swoim terenie. W związku z tym można uznać, iż koszty z tytułu wydatków na zieleń wokół siedziby firmy można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Koszty ponoszone na zagospodarowanie terenu to m.in. pielęgnacja oraz koszenie trawników, nawadnianie roślin, nawożenie zieleni.
Należy pamiętać jednak, że wydatki te będą stanowiły koszty uzyskania przychodów jedynie w przypadku, kiedy będą racjonalne a posesja nie będzie się znacząco różnić od innych sąsiednich posesji. Aby być bezpiecznym co do właściwego zaliczenia wydatków na zieleń do kosztów, najlepiej posadzić na terenie firmy standardowe rośliny, podobne do innych w okolicy.
Jeśli firma zdecyduje się posadzić na swoim terenie np. egzotyczne, drogie krzewy czy kwiaty, których nie można nigdzie w pobliżu spotkać, wtedy wydatki te jako kosztów uzyskania przychodów mogą zostać podważone. Koszty takie będą mieć charakter reprezentacyjny.
