Poradnik Przedsiębiorcy

Ksero faktury jako podstawa ujęcia wydatku w kosztach

Przedsiębiorcy handlujący samochodami po sprzedaży pojazdu będącego ich towarem mają obowiązek wydać nabywcy pojazdu oryginał dowodu zakupu, aby ci mogli dokonać rejestracji pojazdu. Wielu kupujących nie zwraca oryginału dokumentu, w związku z czym przedsiębiorcy zadają sobie pytanie, czy wydatek zaliczony do kosztów może być potwierdzony kserem dokumentu. Sprawdź, czy ksero faktury może stanowić podstawę ujęcia wydatku w kosztach!

Koszty uzyskania przychodu i ich poprawne dokumentowanie

Aby wydatek mógł zostać uznany za koszt uzyskania przychodu, musi on spełniać definicję kosztu zawartą w art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, gdzie czytamy: kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Dodatkowo w celu ujęcia wydatku w kosztach firmowych musi być on odpowiednio udokumentowany. Zasady dokumentowania wydatków zaliczanych w ciężar kosztów uzyskania przychodów określone zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Zgodnie z powyższym rozporządzeniem za dowody księgowe uważa się:

  • faktury lub

  • inne dowody wymienione w § 13 i 14 powołanego rozporządzenia, w tym m.in.:

  1. dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;

  2. noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;

  3. dowody przesunięć;

  4. dowody opłat pocztowych i bankowych;

  5. inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2.

Ksero faktury jako podstawa ujęcia wydatku w kosztach

W sytuacji gdy dana transakcja udokumentowana została fakturą, podstawą do ujęcia wydatku w kosztach może być wyłącznie ta faktura, a nie inny dowód księgowy. Wystawiana jest ona w dwóch egzemplarzach dla sprzedawcy i nabywcy:

  • dla nabywcy faktura stanowi podstawę ujęcia wydatku w kosztach,

  • dla sprzedawcy faktura stanowi podstawę do wykazania przychodu.

Ksero faktury nie jest dowodem, który może stanowić dokument księgowy.

Zatem w sytuacji gdy faktura po stronie nabywcy uległa zagubieniu lub zniszczeniu, przedsiębiorca może zwrócić się do sprzedawcy o wydanie jej duplikatu, który może stanowić podstawę ujęcia wydatku w kosztach. Duplikat faktury zawsze wydawany jest z datą bieżącą i stanowi pełnowartościowy dokument księgowy. Prowadzenie zapisów w KPiR na podstawie kopii dokumentów (poza kopiami e-faktur) może skutkować tym, że cała podatkowa księga przychodów i rozchodów uznana zostanie za wadliwą, czyli prowadzoną niezgodnie z przepisami.

W sytuacji gdy ryzyko, że klient nie odda nam oryginału faktury jest zbyt duże, warto rozważyć inną formę udostępnienia mu faktury w celu rejestracji pojazdu. Przykładem może być ksero faktury zakupu poświadczona przez notariusza. Będzie to generowało dodatkowe koszty po stronie sprzedawcy, jednakże dokument ten wystarczy, aby nowy właściciel pojazdu mógł dokonać jego rejestracji, a przedsiębiorca uniknie problemów związanych z brakiem oryginału faktury.

W przypadku gdy oryginał faktury został już wydany, przez długi czas nie powrócił on do sprzedawcy i nic nie wskazuje na to, aby miało się to zmienić, jak wspomniano wcześniej przedsiębiorca powinien zwrócić się o wydanie duplikatu faktury. Jeśli wcześniej na podstawie oryginału wydatek został zaliczony do kosztów, duplikat należy załączyć do dokumentów w miesiącu ujęcia wydatku na podstawie oryginału. Jeśli oryginał nie został ujęty w KPiR, możliwe jest dokonanie tego na podstawie faktury w miesiącu wydania duplikatu.

Zakup i sprzedaż samochodów na przykładach

Pan Janusz prowadzi firmę zajmującą się handlem samochodami, które stanowią jego towary handlowe. Klienci pana Janusza, którzy nabyli u niego pojazd, w celu zarejestrowania muszą otrzymać od niego oryginał dokumentu nabycia pojazdu od poprzedniego właściciela.

W takiej sytuacji możliwych jest kilka scenariuszy.

Przykład 1.

Pan Janusz wydał klientowi oryginał dokumentu zakupu, na którego podstawie w zeszłym miesiącu samochód został ujęty w kosztach firmowych w kolumnie 10 KPiR. Po kilku dniach pan Janusz otrzymał fakturę z powrotem.

W taki sposób transakcja powinna przebiegać. Pan Janusz zwróconą przez klienta fakturę dołącza do dokumentów księgowych w miesiącu, kiedy została zadekretowana do KPiR.

Przykład 2.

Pan Janusz wydał klientowi poświadczoną notarialnie kopię dokumentu zakupu przez siebie pojazdu, na podstawie której nabywca mógł dokonać rejestracji pojazdu, a pan Janusz nie musiał zastanawiać się, czy otrzyma z powrotem oryginał dokumentu, czy też nie.

Przykład 3.

Pan Janusz wydał klientowi oryginał dokumentu, na podstawie którego w zeszłym miesiącu samochód został ujęty w kosztach firmowych w kolumnie 10 KPiR. Niestety klient nie zwrócił oryginału dokumentu zakupu. Pan Janusz postanowił zwrócić się do przedsiębiorcy, od którego nabył pojazd o wydanie duplikatu faktury, który też otrzymał. Duplikat został dołączony do dokumentów księgowych w miesiącu zaksięgowania oryginału pod odpowiednim numerem. W KPiR należy jednak dokonać adnotacji, że oryginał faktury zastąpiony zostaje duplikatem.