Poradnik Przedsiębiorcy

Dokumentowanie zakupu na aukcji w księdze przychodów i rozchodów

Wraz z duchem czasu rośnie popularność nowoczesnych rozwiązań, które skutecznie zastępują tradycyjne czynności. Idealnym przykładem są coraz powszechniejsze zakupy za pośrednictwem portali internetowych. Już niedługo można będzie zaryzykować stwierdzenie, że każdy z nas, choć raz w życiu kupił coś przez internet. Nie ma się co dziwić, że zainteresowanie zakupami bez wychodzenia z domu rośnie także wśród przedsiębiorców. Już dziś wielu z nich dokonuje zakupów towarów lub materiałów właśnie przez internet. Będąc nowoczesnym przedsiębiorcą warto wiedzieć na jakiej podstawie odbywa się dokumentowanie zakupu na aukcji w KPiR.

Dokumentowanie zakupu na aukcji u innego przedsiębiorcy

Problem z udokumentowaniem transakcji praktycznie nie istnieje, jeśli sprzedawcą jest inna firma. W tym przypadku, tak samo jak podczas tradycyjnych zakupów, jako dowód zakupu nabywca zawsze otrzymuje fakturę VAT lub rachunek/fakturę bez VAT (jeżeli sprzedawca korzysta ze zwolnienia z VAT). Oba dokumenty, jeżeli wystawiane są zgodnie z przepisami, z całą pewnością stanowią dowody księgowe pozwalające zakwalifikować wydatki poniesione na zakupy w sieci do kosztów uzyskania przychodu i trafić do KPiR.

Zakupy na aukcji u osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej

Kłopotliwe może okazać się zakwalifikowanie wydatków na zakupy na aukcji internetowej, gdy sprzedawcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów dokumentami stanowiącymi podstawę wpisu do KPiR w tej sytuacji mogą być:

  • umowy sprzedaży,

  • dowody opłat dokonywanych na podstawie książeczek opłat,

  • inne dowody opłat zawierające następujące dane:

  • wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

  • datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy (jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty), 

  • przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych, 

  • podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych.

Dowody opłat powinny być oznaczone w sposób umożliwiający powiązanie danego dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Dokumentowanie zakupu na aukcji - podsumowanie

Zakupy na aukcji od innych przedsiębiorców, udokumentowane prawidłowo wystawioną fakturą VAT lub rachunkiem, nie budzą żadnych wątpliwości co do sposobu ujęcia tych wydatków w KPiR. Należy jednak pamiętać, że dokonując zakupu na aukcji od osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej podstawą wpisu do KPiR mogą być jedynie umowy sprzedaży oraz dokumenty zawierające wszystkie wymagane dane. Dowody opłat, na których brakuje choć jednej z wymaganych informacji - nie mogą stanowić podstawy wpisu do księgi. Nie będą zatem podstawą księgowania wydruki potwierdzające wygranie aukcji nawet jeżeli przedsiębiorca podepnie wyciąg bankowy potwierdzający faktyczną zapłatę.