Poradnik Przedsiębiorcy

Czym jest dowód księgowy w KPiR?

Mali przedsiębiorcy często wybierają prowadzenie księgowości na podstawie księgi przychodów i rozchodów. Jest ona wówczas podstawą obliczania podatku dochodowego z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej. Jak zatem prawidłowo prowadzić KPiR i czym może być dowód księgowy w KPiR?

Jak prawidłowo prowadzić KPiR?

O tym jak prawidłowo prowadzić księgę przychodów i rozchodów mówi rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Jest to podstawowy akt prawny określający, co i jak wykonywać, prowadząc ewidencję w postaci księgi. Ponieważ to sam przedsiębiorca odpowiada za prowadzenie zapisów w KPiR oraz za wyliczenie podatków, powinien on przede wszystkim wiedzieć, czym jest dowód księgowy i na podstawie jakiego dokumentu można dokonać zapisów w prowadzonej samodzielnie uproszczonej ewidencji podatkowej (czyli w KPiR).

Ważne!

Podstawą zapisów w księdze przychodów i rozchodów są dowody księgowe!

Dowód księgowy w KPiR

Dowód księgowy w KPiR to inaczej dokument, który jest podstawą zapisu. Wpis w księdze podatkowej nie może bowiem powstać sam z siebie. Musi mieć podparcie w postaci dokumentu spełniającego wymogi stawiane przez ministra finansów. Jakie zatem stawia się wymogi dowodom księgowym w KPiR?

Podstawowe dowody księgowe w KPiR

Najczęściej spotykanymi dowodami księgowymi, na podstawie których przedsiębiorca dokonuje zapisu w KPiR są:

  • faktury,

  • faktury VAT RR,

  • faktury bez VAT (rachunki - nie mylić z paragonami fiskalnymi),

  • dokumenty celne.

Inne dowody księgowe w KPiR - podstawa prawna

Rozporządzenie Ministra Finansów określa, jakie dane powinny widnieć na innym dowodzie księgowym (poza wymienionymi jako podstawowe) będącym podstawą zapisów w księdze podatkowej. Dokument stanowiący fundament zapisów w księdze powinien zawierać:

  • dane wystawcy lub stron uczestniczących w transakcji (nazwę i adresy),

  • datę wystawienia i datę lub okres dokonania operacji gospodarczej,

  • przedmiot i wartość transakcji oraz ilościowe określenie transakcji, jeżeli jest możliwe wyrażenie jej w jednostkach naturalnych,

  • podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych.

W praktyce przykładem innych dowodów księgowych będą:

  • dowody opłat pocztowych (polecenie wysyłki) i bankowych (wyciąg bankowy),

  • dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem,

  • noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi.

Nietypowe dowody księgowe w KPiR

W praktyce oprócz dokumentów jakie wymienia się w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia KPiR, które już dawno nie było aktualizowane do bieżących realiów biznesowych, przedsiębiorcy spotykają się również z innymi dowodami księgowymi.