Poradnik Przedsiębiorcy

Czym jest dowód księgowy w KPiR?

Mali przedsiębiorcy często wybierają prowadzenie księgowości na podstawie księgi przychodów i rozchodów. Jest ona wówczas podstawą obliczania podatku dochodowego z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej. Jak zatem prawidłowo prowadzić KPiR i czym może być dowód księgowy w KPiR?

Jak prawidłowo prowadzić KPiR?

O tym jak prawidłowo prowadzić księgę przychodów i rozchodów mówi rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Jest to podstawowy akt prawny określający, co i jak wykonywać, prowadząc ewidencję w postaci księgi. Ponieważ to sam przedsiębiorca odpowiada za prowadzenie zapisów w KPiR oraz za wyliczenie podatków, powinien on przede wszystkim wiedzieć, czym jest dowód księgowy i na podstawie jakiego dokumentu można dokonać zapisów w prowadzonej samodzielnie uproszczonej ewidencji podatkowej (czyli w KPiR).

Ważne!

Podstawą zapisów w księdze przychodów i rozchodów są dowody księgowe!

Dowód księgowy w KPiR

Dowód księgowy w KPiR to inaczej dokument, który jest podstawą zapisu. Wpis w księdze podatkowej nie może bowiem powstać sam z siebie. Musi mieć podparcie w postaci dokumentu spełniającego wymogi stawiane przez ministra finansów. Jakie zatem stawia się wymogi dowodom księgowym w KPiR?

Podstawowe dowody księgowe w KPiR

Najczęściej spotykanymi dowodami księgowymi, na podstawie których przedsiębiorca dokonuje zapisu w KPiR są:

  • faktury,

  • faktury VAT RR,

  • faktury bez VAT (rachunki - nie mylić z paragonami fiskalnymi),

  • dokumenty celne.

Inne dowody księgowe w KPiR - podstawa prawna

Rozporządzenie Ministra Finansów określa, jakie dane powinny widnieć na innym dowodzie księgowym (poza wymienionymi jako podstawowe) będącym podstawą zapisów w księdze podatkowej. Dokument stanowiący fundament zapisów w księdze powinien zawierać:

  • dane wystawcy lub stron uczestniczących w transakcji (nazwę i adresy),

  • datę wystawienia i datę lub okres dokonania operacji gospodarczej,

  • przedmiot i wartość transakcji oraz ilościowe określenie transakcji, jeżeli jest możliwe wyrażenie jej w jednostkach naturalnych,

  • podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych.

W praktyce przykładem innych dowodów księgowych będą:

  • dowody opłat pocztowych (polecenie wysyłki) i bankowych (wyciąg bankowy),

  • dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem,

  • noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi.

Nietypowe dowody księgowe w KPiR

W praktyce oprócz dokumentów jakie wymienia się w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia KPiR, które już dawno nie było aktualizowane do bieżących realiów biznesowych, przedsiębiorcy spotykają się również z innymi dowodami księgowymi.

Polisa jako dowód księgowy w KPiR

W przypadku zakupu usług ubezpieczeniowych dokumentem księgowym pozwalającym na ujęcie kosztu w KPiR jest już sama polisa. Zatem nie ma potrzeby posiadania w takim przypadku faktury. Polisę księguje się w zależności od przyjętej zasady rozliczania kosztów w KPiR (nie zgłasza się jej w urzędzie skarbowym, a jedynie stosuje w firmie konsekwentnie przez dany rok):

  • uproszczona (księgowanie wartości polisy w dacie jej wystawienia),

  • memoriałowa (wartość polisy dzieli się na lata podatkowe których dotyczy i cześć przypadającą na rok bieżący księguje pod datą wystawienia polisy, a pozostałą część dotyczącą roku następnego pod datą tego roku).

Paragon jako dowód księgowy w KPiR

Co do zasady paragon nie może stanowić dowodu księgowego, na podstawie którego ujmujemy koszt w podatkowej księdze. Od tej reguły są jednak pewne wyjątki. Paragonem możemy dokumentować zakup:

  • materiałów, środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych w jednostkach handlu detalicznego,

  • paliwa i olejów,

  • przejazdu autostradą, jeżeli paragon zawiera takie informacje jak:

    • numer i datę wystawienia,

    • imię i nazwisko lub nazwę podatnika,

    • numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,

    • informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,

    • kwotę podatku,

    • kwotę należności ogółem;

gdyż są one w świetle prawa uznawane za fakturę.

Dowód wewnętrzny jako dowód księgowy w KPiR

Rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów wskazuje również katalog sytuacji, w których dowodem na ujęcie zapisów w księdze może być dowód wewnętrzny. Sytuacje, w których dowód wewnętrzny będzie miał zastosowanie w praktyce wymienione zostały w artykule: Dowód wewnętrzny - darmowy wzór z szerokim omówieniem.

Potwierdzenie zapłaty jako dowód księgowy w KPiR

Początkujący przedsiębiorcy często uważają, że samo potwierdzenie zapłaty np. przy zakupie towaru z allegro czy innych platform transakcyjnych + potwierdzenie zamówienia może stanowić dowód księgowy na ujęcie wydatku w KPiR. Nic bardziej mylnego. Organy skarbowe bowiem kwestionują ujęcie kosztu w księdze podatkowej na podstawie wyłącznie potwierdzenia zapłaty.

Kupujesz na allegro? Zobacz, jak dokumentować zakup towarów na aukcjach internetowych.

Bilet jako dowód księgowy w KPiR

Mimo że rozporządzenie w sprawie prowadzenia KPiR nie wymienia biletów jako dowodów księgowych, to w niektórych sytuacjach bilet uznawany jest za fakturę. Mianowicie mowa tu o sytuacji, gdy bilet dokumentuje przejazd na trasie co najmniej 50 km i posiada dane dotyczące:

  • numeru i daty wystawienia,

  • imienia i nazwiska lub nazwy podatnika (chodzi o sprzedawcę),

  • numeru, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku (NIP sprzedawcy),

  • informacji pozwalających na identyfikację rodzaju usługi,

  • kwoty podatku,

  • kwoty należności ogółem.

Natomiast bilety na mniejszą odległość powinny być udokumentowane fakturą od przewoźnika. To samo dotyczy imiennych biletów miesięcznych na komunikację miejską czy jednorazowych biletów, na nie również powinno się posiadać fakturę.  

Rozliczenie wyjazdu służbowego (rozliczenie delegacji) jako dowód księgowy w KPiR

Kolejnym typem dowodu księgowego jest rozliczenie wyjazdu służbowego. Jest to generowany przez przedsiębiorcę we własnym zakresie dowód księgowy, na którym uwzględnia się koszty odbytej podróży służbowej, takie jak:

  • diety,

  • koszty dojazdu i powrotu,

  • nocleg,

  • inne związane z podróżą np. rachunek za taksówkę.

Pod rozliczenie wyjazdu służbowego podpięte zostają faktury dokumentujące wydatki związane z podróżą.

Kilometrówka jako dowód księgowy w KPiR

Kolejnym rodzajem dokumentu, na podstawie którego możliwy będzie zapis w KPiR, jest kilometrówka, czyli ewidencja przebiegu pojazdu. Ten rodzaj dowodu księgowego pozwala przedsiębiorcy ująć w KPiR wydatki związane z wykorzystaniem pojazdu prywatnego do celów służbowych.  

Lista płac oraz rachunki do umów zleceń i o dzieło jako dowód księgowy w KPiR

Przedsiębiorca zatrudniający pracowników ma możliwość ujęcia w kosztach uzyskania przychodu wypłaconych w kwocie brutto wynagrodzeń. Podstawą ujęcia kosztu jest:

  • w przypadku zatrudniania pracowników na umowę o pracę: lista płac,

  • w przypadku zatrudniania pracowników na umowę zlecenie: rachunek,

  • w przypadku zatrudnienia pracowników na umowę o dzieło: rachunek,

pod warunkiem, że wynagrodzenie faktycznie zostało pracownikowi wypłacone.

Numerowanie dowodów księgowych zgodnie z pozycjami księgi

O czym należy pamiętać przy prowadzeniu KPiR? Każdy zapis w księdze ma swój numer pozycji. Numer ten powinno się nanieść na dowód księgowy (np. w prawym górnym rogu). W ten sposób po zamknięciu miesiąca, numerując dowody księgowe, które były podstawą do ujęcia kosztów, są raz jeszcze kontrolnie monitorowane.