Poradnik Przedsiębiorcy

Low performance management – jak walczyć z obniżoną wydajnością?

Jeśli w firmie pojawia się niska wydajność zespołu, jest to wynikiem niedopatrzenia menedżera. To on musi czuwać nad tym, by wszyscy pracowali jak najlepiej, szukać problemów, ich źródła i rozwiązań. Odpowiada on za to, by zespół działał bez zarzutów i współpracował ze sobą na jak najwyższym poziomie. Low performance management to zarządzanie niską wydajnością, które może pomóc, gdy efektywność pracowników spada.

Jak działa zespół?

Wielu z nas nie przepada za pracą zespołową. Kojarzy się nam bowiem ona z grupowymi zadaniami w szkole czy na studiach, które niemal zawsze wyglądały podobnie – ktoś się lenił, ktoś inny przygotowywał całość za wszystkich, jedynie rozdzielając role, inna osoba zapomniała czegoś przygotować. Jednym zdaniem – zawsze ktoś był pokrzywdzony. Ta antypatia często w nas zostaje przez długie lata.

Warto z pewnością podkreślić jedno: kiedy pracujemy w zespole, nie wykonujemy zadań jedynie na swój rachunek. Zespół to jeden organizm złożony z wielu pracowników i jeśli któryś z nich zaczyna pracować mniej wydajnie, dotyka to całą grupę. Nie jest tak, że ktoś może zupełnie nic nie robić i nikt tego nie zauważy, jakość pracy nie spadnie, ponieważ właściwie każdy etap prac jest ze sobą w jakiś sposób powiązany.

Jedna osoba, która jest mniej efektywna, wpływa na wydajność całego zespołu, nawet jeżeli reszta pracuje wytrwale i jest zmotywowana. Dlatego też menedżer powinien przyglądać się temu, jak wygląda współpraca i reagować, jeśli coś idzie nie po jego myśli.

Co więcej, nie powinno się czekać do momentu, aż praca stanie w miejscu, ale zapobiegać takiej sytuacji. W związku z tym należy monitorować działania zespołu stale, nie tylko wtedy, gdy szukamy przyczyny niskiej wydajności. Pozostawienie zespołu samemu sobie w wielu przypadkach może się nie sprawdzić.

Low performance management polega na zrozumieniu, że na skuteczność pracownika składa się jego motywacja do pracy oraz umiejętności jakie posiada. Są to nierozerwalne składniki, więc trzeba się przyglądać obu z nich. Nawet najzdolniejszy pracownik, który nie jest zmotywowany, nie będzie pracował efektywnie. Podobnie ze zmotywowaną osobą, która jednak nie posiada odpowiednich umiejętności – nie wzniesie się na wyżyny, jeśli kompetencje jej na to nie pozwalają.

Co świadczy o niskiej wydajności?

Co świadczy o tym, że warto pomyśleć o low performance management w swoim zespole? Jakie sytuacje pokazują, że wydajność nie znajduje się na odpowiednim poziomie? Na co zwracać szczególną uwagę?

  1. Zablokowani pracownicy – choć chcą oni pracować i wykonywać swoje zadania, są niejako zablokowani, ponieważ ktoś inny nie wykonuje należycie swoich obowiązków. Tak jak już wspominaliśmy, praca w zespole wymaga zaangażowania każdej osoby, jeżeli tak nie jest, ktoś – kolokwialnie mówiąc – nawala, wtedy często reszta zespołu nie może podjąć się swoich zadań, ponieważ zwyczajnie nie jest to możliwe. Bywa również tak, że niektórzy pracownicy bardzo polegają na reszcie zespołu i nie są w stanie sami wykonać zadania. Takie zachowanie również blokuje zespół i jego efektywność, ponieważ ktoś musi poświęcać swój czas nie tylko na swoją część obowiązków, lecz także stałą pomoc osobie zależnej.

  2. Niewykonane zadania – pracownik dostaje zadanie, ma konkretny cel, do którego powinien dążyć, jednak tego nie robi. Nie przykłada się do swoich obowiązków, tym samym opóźnia prace.

  3. Nieumiejetność pracy w grupie – zdarza się również, że w zespole znajdują się osoby, które nie potrafią współpracować z innymi, nie są otwarci, ich zbyt duża indywidualność sprawia, że cała grupa pracuje mniej efektywnie. Kontakty międzyludzkie są niezwykle ważne w pracy zespołowej, nie liczy się jedynie to, jak wykonujemy swoje obowiązki.

  4. Jakość pracy – zespół może wykonywać swoje zadania w terminie, ale ich jakość może być mimo to niska.

  5. Wartości – niemal każda firma reprezentuje pewne wartości, z którymi powinni być identyfikowani pracownicy. Aby współpraca była pomyślna, pracownik musi znać te wartości, szanować je i pracować w zgodzie z nimi.

Low performance management, czyli zarządzanie niską wydajnością

Low performance management pomaga więc sprawić, aby wszystkie wskazane powyżej sytuacje zostały jak najszybciej wyjaśnione, a problemy rozwiązane. Obowiązki te należą do menedżera. Tak jak wspominaliśmy wcześniej, jeśli zespół zaczyna pracować mniej efektywnie, wynika to z jego niedopatrzeń. Co może zrobić?

Przede wszystkim, jak już wspominaliśmy, musi dokładnie znać swój zespół i obserwować jego członków, by wiedzieć, gdzie pojawia się problem. Musi zauważyć, który pracownik blokuje pracę, z kim powinien porozmawiać i wyjaśnić sytuację.

Jeśli pracownik przestaje dążyć do celu, musimy się dowiedzieć, co sprawiło, że tak się stało, być może zawinił system motywacji lub powierzane zadania wykraczają poza kompetencje i umiejętności pracownika? Warto również dokładnie wytłumaczyć w przypadku zadań o niskiej jakości, czego oczekujemy i dlaczego nasze oczekiwania nie zostały spełnione. Kluczem do sukcesu jest rozmowa, która może uświadomić pracownikom, że ich wydajność nie jest na najlepszym poziomie.

Low performance management można wdrażać już podczas rekrutacji – kompletując zespół składający się z osobowości, które będą się uzupełniały. Oczywiście współpraca nawet w takim przypadku nie będzie przebiegać pomyślnie, jeśli nie będziemy jej nadzorować i uczyć jej nowych pracowników.