Poradnik Przedsiębiorcy

Facylitacja - praca w zespole nad tworzeniem nowych rozwiązań

Współpraca czy praca w grupie są to słowa często wypowiadane przez większość pracowników oraz pracodawców firm. Jednym i drugim zależy na tym, żeby praca nad projektem zespołu przebiegała w twórczej, przyjaznej atmosferze, by efekt był satysfakcjonujący dla obu stron. W niniejszym artykule przedstawimy, czym jest facylitacja i jak wykorzystuje się ją w pracy grupowej.

Facylitacja - co to takiego?

Facylitacja jest przeprowadzaniem procesu pracy zespołu w skuteczny sposób. Jej celem jest zużytkowanie potencjału każdej osoby z grupy. W procesie facylitacji poza grupą projektową uczestniczy osoba neutralna, nazywana facylitatorem. Jest ona odpowiedzialna za moderowanie spotkania, podwyższanie efektywności pracy zespołu, a w momentach, gdy pojawiają się problemy i przeszkody, wspiera zespół przy wypracowaniu ich własnych rozwiązań.
Facylitator nie jest osobą, która daje grupie gotowe rozwiązania. Wyłącznie wspiera ją w stworzeniu własnych rozwiązań.

Przebieg pracy w grupie

W trakcie współpracy grupa definiuje problem, dobiera narzędzia i metody, których będzie używała podczas wykonywania projektu. Facylitator monitoruje pracę zespołu, wykazuje się wysokim poziomem czujności, w razie potrzeby łagodzi konflikty powstałe w grupie, spowodowane np. różnicą poglądów.

Jakie są zasady pracy grupy?

Każdy uczestnik spotkania ma taką samą możliwość wypowiedzenia się na dany temat oraz równe prawo do działania. Ważne, żeby wszyscy byli otwarci na argumenty i pomysły innych. Każda osoba powinna szanować odmienne zdanie kolegów i koleżanek. Ta niejednolitość pomysłów może doprowadzić grupę do wypracowania ciekawszych rozwiązań, niżeli w sytuacji, kiedy każdy z pomysłów byłby podobny do siebie.

Główny cel facylitacji grupowej

Przede wszystkim zamierzeniem facylitacji jest wsparcie zespołu w odnalezieniu odpowiedzi na postawione przez nich samych pytania. Ważne, by praca grupy nad danym zagadnieniem była wysoce wydajna i przyniosła oczekiwane rezultaty, czyli by grupa osiągnęła swoje cele.

Facylitacja - zalety

Lista korzyści ze stosowania procesu facylitacji:

  • opracowanie cennych rozwiązań skomplikowanych problemów

  • użycie wiedzy i doświadczenia każdego z uczestników zespołu

  • twórcze myślenie grupy

  • uporządkowane spotkania

  • nowe i unikatowe metody wyjścia z trudnej sytuacji

  • nawiązywanie więzi w grupie

  • jasne określenie celu i obszaru projektu

  • zaangażowanie wszystkich uczestników (proaktywna postawa)

  • wyrozumiałość względem pomysłów innych osób

  • wypracowanie nieskomplikowanego rozwiązania zawiłego problemu

  • wysoki poziom zarządzania projektem.

Facylitacja - wady

Możliwe wady facylitacji:

  • jest to proces czasochłonny

  • problem może pojawić się, gdy grupa osób pracująca ze sobą nie ma wystarczającej wiedzy, by móc rozwiązać problem (zadanie jest dla nich na zbyt wysokim poziomie)

  • praca zewnętrznego facylitatora wiąże się z dodatkowym kosztem dla organizacji

  • praca wewnętrznego facylitatora może okazać się nieefektywna ze względu na niski poziom neutralności z jego strony

  • jeśli na etapie przygotowania facylitator nie zadba o to, by objaśnić grupie niejasności oraz by nakreślić cel działania, może mieć to negatywne konsekwencje skutkujące tym, że uczestnicy nie zaangażują się w pracę

  • w momencie gdy klient oraz grupa, z którą facylitator pracuje, nie będą darzyć się wzajemnie zaufaniem, efekty ich wspólnej pracy nie będą satysfakcjonujące dla żadnej ze stron

  • jeśli facylitator nieumiejętnie przeprowadzi proces facylitacji, może pojawić się w grupie: efekt rozproszonej odpowiedzialności, brak zaangażowania ze strony uczestników, wycofanie, wyśmiewanie pomysłów innych czy pomijania niektórych osób.

Kiedy warto wykorzystywać proces facylitacji?

Facylitacja jest wykorzystywana jako forma wsparcia pracy zespołu. Warto ją zastosować w przypadku, kiedy grupa ma do rozwiązania problem, ponieważ dzięki procesowi facylitacji najpierw określimy go wspólnie, a następnie przejdziemy do tworzenia sposobów, by go rozwiązać. Zazwyczaj nie ma przepisu na dany problem. Korzystając z wiedzy, umiejętności oraz zaangażowania każdej osoby, jesteśmy w stanie lepiej poradzić sobie przy poszukiwaniu rozwiązań. W sytuacji, gdy tworzymy nowy plan aktywności, budujemy strategię działań czy planujemy zmianę, facylitacja jest przydatna. Można ją wykorzystać również, kiedy tworzymy nowy produkt czy usługę w firmie. Obszar, w którym często wykorzystuje się facylitację, to branża IT. W trakcie pracy w metodologii scrum, facylitator, czyli w tym przypadku scrum master, koordynuje spotkanie pracowników oraz angażuje ich w dalszą pracę.

Warto zwrócić uwagę jak wysoce pozytywny wpływ ma facylitacja na osiąganie celów przez zespoły. Przyjęcie facylitacji w naszych firmach sprawi, że damy naszym pracownikom możliwość aktywnego uczestniczenia w procesach związanych z tworzeniem nowych produktów oraz we wspólnym rozwiązywaniu problemów i podejmowaniu decyzji. Należy jednak być świadomym wad, które ma facylitacja. Większość z nich może zostać wyeliminowana dzięki dokładnemu przygotowaniu warsztatu, dobraniu odpowiedniej i kompetentnej osoby do roli facylitatora oraz przeprowadzeniu sesji warsztatu facylitowanego zgodnie z przyjętymi zasadami.